Change search
ReferencesLink to record
Permanent link

Direct link
Handläggares praktiska makt över bevarande och gallring: En studie hos svenska statliga myndigheter
Mid Sweden University, Faculty of Science, Technology and Media, Department of Archives and Computer Science.
2016 (Swedish)Independent thesis Advanced level (degree of Master (One Year)), 10 credits / 15 HE creditsStudent thesis
Abstract [sv]

I och med att det finns en möjlighet till otillåten gallring, och därmed risk för allmänhetens bristande insyn i svenska statliga myndigheters verksamhet, var syftet med denna uppsats att se i vilken utsträckning en handläggare har praktisk makt över bevarande och gallring hos svenska statliga myndigheter. Vidare var uppsatsens syfte att redovisa vilka faktorer i myndigheternas egen verksamhet som bidrog till utfallet av hur handläggare hanterade bevarande och gallring.

 

Som metod har intervjuer gjorts med arkivarier och handläggare på två olika svenska statliga myndigheter för att se om myndigheternas verksamheter påverkade hur handläggare valde att bevara eller gallra handlingar som de hanterade. I undersökningen deltog en mindre myndighet och en större myndighet med syftet att undersöka om olika verksamheter kunde påverka vem som hade den praktiska makten över bevarande och gallring hos myndigheterna.

 

Som teorimodell användes verksamhetsteorin och verksamhetssystemet för att systematisera och redovisa resultaten av undersökningarna. Ännu en teorimodell som lyftes fram i uppsatsen var Records Continuum Model som visade på informationens olika dimensioner och vikten av att fånga och organisera handlingar så att det finns en möjlighet att tillgängliggöra dem.

 

De två fallstudierna visade att det förekom att handlingar inte hanterades efter de regler och rutiner som tagits fram för den ena av myndigheterna. Resultatet visade också att hur verksamheten såg ut hos myndigheten starkt påverkade den praktiska makten som handläggare gavs för att ta ställning till bevarande och gallring av vissa handlingar. Resultatet visade att för en myndighet med många anställda och större informationsflöden har arkivarien svårt att nå ut med information och rutiner på ett bra sätt och handläggare hade mindre tid till att värdera informationen.

Abstract [en]

There is a suspicion of increased destruction of documents when the Administrative Officer manages the records appraisal in Swedish government authorities, which can lead to a problem regarding the transparency and public access to information. The aim of this thesis was to contribute with knowledge about in which extent an Administrative Officer has the power over practical records appraisal in Swedish government authorities and to find out if the practical power depended on activities within the agencies.

 

Interviews with Archivists and Administrative Officers at two different Swedish government authorities were conducted in order to see if the activities within the authorities affected how Administrative Officers handled the records appraisal. The study involved a small and a large authority to examine whether different activities could affect the practical power over records appraisal.

 

The activity theory was used to introduce, present and analyze the survey results. Records Continuum Model is another theory model that was highlighted in the thesis to show the importance of planning the records management even before a record is created.

 

The result of the case studies showed that there were records not handled according to the rules and policies for one of the studied authorities. It was revealed that Administrative Officers had some practical power over appraisal. The result also showed that the activities within the authorities strongly affected the practical power which Administrative Officers was given. It was shown that, in an authority with a large number of employees and greater flow of information, the Archivist did not reach out with information and routines to the employees. Administrative Officers also had less time to evaluate information when the number of e-mail was a problem.

Place, publisher, year, edition, pages
2016. , 45 p.
Keyword [en]
Appraisal, Activity, Activity theory, Records Continuum Model, Public records, Records management, Power, Practical power
Keyword [sv]
Informationsvärdering, Bevarande, Gallring, Verksamhet, Verksamhetsteori, Aktivitetsteori, Records Continuum Model, Allmänna handlingar, Informationshantering, Makt, Praktisk makt
National Category
Other Social Sciences not elsewhere specified
Identifiers
URN: urn:nbn:se:miun:diva-28676Local ID: AK-V16-A1-OAI: oai:DiVA.org:miun-28676DiVA: diva2:957582
Subject / course
Archives and Information Science AV1
Educational program
Master programme in Archives and Information science SARKA 60 higher education credits
Supervisors
Examiners
Available from: 2016-09-02 Created: 2016-09-02 Last updated: 2016-09-05Bibliographically approved

Open Access in DiVA

fulltext(684 kB)12 downloads
File information
File name FULLTEXT02.pdfFile size 684 kBChecksum SHA-512
400120fa9bce8e996cc1e1cdf8f73a793040ed9816c2c87125656ee8bd4f3a69c5f9a8114c06797ab456a8869f8df40126b927ccded63bf56efe8a7b478cf128
Type fulltextMimetype application/pdf

Search in DiVA

By author/editor
Agius, Eva
By organisation
Department of Archives and Computer Science
Other Social Sciences not elsewhere specified

Search outside of DiVA

GoogleGoogle Scholar
Total: 14 downloads
The number of downloads is the sum of all downloads of full texts. It may include eg previous versions that are now no longer available

Total: 95 hits
ReferencesLink to record
Permanent link

Direct link