Change search
CiteExportLink to record
Permanent link

Direct link
Cite
Citation style
  • apa
  • ieee
  • modern-language-association-8th-edition
  • vancouver
  • Other style
More styles
Language
  • de-DE
  • en-GB
  • en-US
  • fi-FI
  • nn-NO
  • nn-NB
  • sv-SE
  • Other locale
More languages
Output format
  • html
  • text
  • asciidoc
  • rtf
Effektivare arbetsprocesser genom tydligare arbetssätt och befattningar: En studie inom inköp- och materialförsörjningsprocessen vid Trafikverket
Umeå University, Faculty of Science and Technology, Department of Mathematics and Mathematical Statistics.
2016 (Swedish)Independent thesis Advanced level (professional degree), 20 credits / 30 HE creditsStudent thesis
Abstract [sv]

Brister i Trafikverkets inköpsprocess och materialförsörjningsprocess har lett till att de uppsatta målen för Leveransprecision från leverantör, Leveransprecision till kund, Servicegrad till kund och Framförhållningsmått de senaste åren inte har uppnåtts. Det finns i dagsläget otydlighet i ansvar och beslutsvägar inom processerna, skillnader i arbetssätt i olika delar av landet samt ett stuprörstänk som resulterar i dålig samordning och samarbete. Dessa aspekter har bidragit till att Trafikverket har tagit beslut att de bör genomföras en översyn av hur dagens arbetssätt, roller och befattningar inom inköps- respektive materialförsörjningsprocessen ser ut. Detta så att effektivare processer kan skapas i framtiden.

Syftet med examenarbetet är att identifiera problemområdena inom arbetssätt, roller och befattningar inom ramen för Trafikverkets inköps- respektive materialförsörjningsprocess för tekniskt godkänt järnvägsmaterial. För att nå bästa resultat delades studien upp i två steg. Först steget bestod av en omfattande kvalitativ studie i form av en intervjustudie med 41 medarbetare med olika befattningar som arbetar i de båda processerna samt observationer vid olika möten för att identifiera problemområdena inom processerna. Utifrån dessa problemområden genomfördes en litteraturstudie inom aktuella vetenskapliga teorier som mynnade ut i förbättringsförslag för att effektivisera processerna samt vilka nyckeltal som skulle ingå i nyckeltalsanalysen, det andra steget i studien. Nyckeltalsanalysen bestod av en kvantitativ studie i form av att analysera om samband mellan olika nyckeltal finns genom att beräkna korrelationen mellan nyckeltalen i Excel. För få en insyn i hur den privata sektorn arbetar med roller och befattningar genomfördes även en intervju med en Lean-konsult.

De övergripande problemen som identifierades på den centrala funktionen Inköp och Logistik var bland annat brister i förståelsen för hela processflödet, vissa brister i gemensamt arbetssätt inom befattningarna, låg grad av utrymme för diskussion av förbättringsförslag i vissa enheter, vissa brister i samarbete och kommunikation inom och mellan processerna samt antalet befattningar på Leverans och Logistik. Utifrån dessa problemområden genomfördes en litteraturstudie inom flödesorienterad organisation, arbetsrutiner och arbetsmotivation, kommunikation samt självstyrande team.

Resultatet från studien rekommenderar Trafikverket att först identifiera kunden i varje delprocess och därefter skapa befattningar och roller som stöttar processerna. Förbättringsförslagen innefattar även att få medarbetarna mer delaktiga i utvecklingsarbetet, skapa utrymme för förbättringsarbete, tydligare kommunikationsvägar samt ta beslut om ett mer standardiserat arbetssätt vilket kommer leda till effektivare processer. Två förslag på antalet befattningar på de olika enheterna har tagits fram. Studien visar däremot att tydligare befattningsbeskrivningar och antalet befattningar inte är den primära lösningen på de problemområden som identifierats på Inköp och logistik i denna studie. Dock kan införande av bland annat procentfördelning, ansvar om förbättringsarbete samt kommunikationsvägar i befattningsbeskrivningarna bidrar till effektivare processer. Nyckeltalsanalysen gav resultatet att fokus rekommenderas att läggas på de inre processerna för att öka chanserna att uppnå de uppsatta målen.

Genomförande av förbättringsförslagen från denna studie kommer leda till bättre kommunikation och samarbete inom och mellan inköp- och materialförsörjningsprocess vilket i sin tur kommer bidra till effektivare processer så att Trafikverket ökar sin chanser att nå de uppsatta målen i framtiden.

Abstract [en]

Deficiencies in Trafikverket's (The Swedish Transport Administration) purchasing and material supply processes has led to the goals of Delivery precision from the supplier, delivery to customers, service to customers and long-term planning measurement in recent years has not been achieved. There is an ambiguity in responsibility and decision-making within the processes, differences in the way of working in different parts of the country which results in poor coordination and cooperation. These aspects have led to that Trafikverket has decided to evaluate current way of working and roles and responsibilities in the purchasing and material supply processes in order to improve these processes.

The purpose of this study is to identify problem areas in the way of working, roles and positions within the Trafikverket’s purchasing and material supply process for technically approved railway materials. The study was divided into two phases. The first phase consisted of a qualitative study in the course of an interview study with 41 employees in various positions involved in the both processes and observations at meetings to identify problem areas within the processes. Based on these problem areas, a literature review of relevant theories was conducted. The study resulted in improvement suggestions to streamline the processes as well as which KPIs would be included in the KPI analysis, the second phase of the study. The KPI analysis consisted of a quantitative study to examine to what extent there is a relationship between various KPIs by calculating the correlation between the KPIs in Excel. To get an insight into how it works with roles and positions in the private sector an interview with a Lean consultant was conducted.

The overall problems identified at Trafikverket were among others; deficiencies in the understanding of the entire process flow, no decision of one way of working in the positions, not enough space to handle the proposed improvements, deficiencies in cooperation and communication within and between the processes and the number of positions in the departments Leverans and Logistic. Based on these problem areas, a literature study within the flow-oriented organization, work routines and work motivation, communication, and autonomous teams was conducted.

The outcome of the study recommends Trafikverket to first identify the customer in each sub-process and then create positions and roles supporting the processes. The improvement suggestions also include getting employees more involved in development work, creating room for improvement, clear communications path and take decisions in a more standardized way of working which will lead to more efficient processes. Two alternatives for the number of positions in the different departments have been developed, but clearer job descriptions and the number of positions is not the primary solution to the problem areas identified at Trafikverket. However, among other things the introduction of; percent distribution, responsibility for improvement and communication paths in the job descriptions will contribute to more efficient processes. The result of the KPI analysis showed that the internal processes have to be improved to increase the possibilities of achieving the goals.

Implementation of improvement suggestions from this study will lead to better communication and cooperation within and between purchasing and material supply processes, which in turn would contribute to more efficient processes, leading to that Trafikverket will increase its possibilities to reach their goals in the future

Place, publisher, year, edition, pages
2016. , 57 p.
Keyword [sv]
Roller, befattningar, Lean, Självsyrande Team, Kommunikation, Arbetsmotivarion, Business excellence, processorganisation, arbetsätt, flödesorienterad styrning
National Category
Mathematics
Identifiers
URN: urn:nbn:se:umu:diva-122257OAI: oai:DiVA.org:umu-122257DiVA: diva2:937947
External cooperation
Trafikverket
Educational program
Master of Science in Engineering and Management
Supervisors
Examiners
Available from: 2016-06-16 Created: 2016-06-16 Last updated: 2016-06-16Bibliographically approved

Open Access in DiVA

fulltext(2758 kB)258 downloads
File information
File name FULLTEXT01.pdfFile size 2758 kBChecksum SHA-512
a87f7f29b1d19eee472f9d7f77a8201fe3c825d8c7063723d6ab935d8a151f4c81b7a0369e6cba4f5dabc6850567a0b7cb03125faff1be77737ee01ac6ae8533
Type fulltextMimetype application/pdf

By organisation
Department of Mathematics and Mathematical Statistics
Mathematics

Search outside of DiVA

GoogleGoogle Scholar
Total: 258 downloads
The number of downloads is the sum of all downloads of full texts. It may include eg previous versions that are now no longer available

urn-nbn

Altmetric score

urn-nbn
Total: 280 hits
CiteExportLink to record
Permanent link

Direct link
Cite
Citation style
  • apa
  • ieee
  • modern-language-association-8th-edition
  • vancouver
  • Other style
More styles
Language
  • de-DE
  • en-GB
  • en-US
  • fi-FI
  • nn-NO
  • nn-NB
  • sv-SE
  • Other locale
More languages
Output format
  • html
  • text
  • asciidoc
  • rtf