Change search
CiteExportLink to record
Permanent link

Direct link
Cite
Citation style
  • apa
  • ieee
  • modern-language-association-8th-edition
  • vancouver
  • Other style
More styles
Language
  • de-DE
  • en-GB
  • en-US
  • fi-FI
  • nn-NO
  • nn-NB
  • sv-SE
  • Other locale
More languages
Output format
  • html
  • text
  • asciidoc
  • rtf
Epostens roll i organisationen: en studie om att använda eller inte använda epost
Gotland University, School of the Humanities and Social Science.
2005 (Swedish)Licentiate thesis, monograph (Other academic)Alternative title
E-postens roll i organisationen : en studie om att använda eller inte använda e-post (Swedish)
Abstract [sv]

Epost har utvecklats till att bli ett verktyg för kommunikation och information som idag tas för givet, såväl i privat- som arbetslivet. Nya möjligheter för samarbete bortom tids- och rumsgränserna har vuxit fram genom att eposten har blivit ett självklart arbetsredskap inom organisationerna och mellan organisationerna och deras intressenter. Detta trots olika rapporter om epostrelaterade problem som till exempel spam, flaming, virus, informationsöverflöd och bristande kunskaper om hur epost kan användas.

Trots att en ny generation av elektroniska program för kommunikation idag finns tillgängliga är epost den applikation som individerna väljer i allt större utsträckning för sin dagliga kommunikation. Enligt flera rapporter är epost den vanligaste användningen av Internet och den som växer snabbast (se bland andra Heide2002 och Levitt & Mahovald 2002). Genom den snabba tillväxten av epost som arbetsverktyg är det viktigt att studera de negativa effekter som kan bli följden av den ökande epostanvändningen.

Systemen för epost har flera fördelar men vissa av fördelarna kan också vändastill nackdelar. Snabbheten och enkelheten kan till exempel utgöra ett alltför lågt hinder och innebära att ett epostmeddelande skickas ut som borde ha distribuerats genom ett annat medium eller inte alls borde ha skickats.

Syftet med denna studie var att undersöka vilken roll eposten kan ha inom en organisation och försöka identifiera vad det är som gör att epost ibland kan vara olämpligt att använda. Studien fokuserar chefers användning av epost. Arbetets bidrag består i att diskutera olämplig epostanvändning i ett teoretiskt – praktiskt perspektiv. Den teoretiska grunden utgörs av bidrag från olika vetenskapliga discipliner som Computer-mediated communication (Sproull & Kiesler 1995), kommunikationsteori (Burgoon, Hunsaker & Dawson 1994) och känslornas roll i epostkommunikation (Burleson & Planalp 2000). Teorierna utgjorde grunden för den fallstudie som genomfördes.

Resultatet av studien visar att det kan vara olämpligt att använda epost närinnehållet är av känslig natur genom att den påverkar en individs integritet i något avseende. För att förstå när detta är fallet är det viktigt att ha en känsla för och kunskap om hur människor kan tolka ett epostmeddelande. Detta kan uppnås genom att feedback och feed forward blir en naturlig del i den interna kommunikationen. Ytterligare en faktor som kan medverka till en ökad förståelse för hur människor reagerar och vilka reaktioner som kan uppstå, är att utveckla en gemensam förståelse i organisationen för dessa frågor genom en diskussion om tillämpad etik. Kunskap, inlevelseförmåga och etisk kompetens kan hjälpa chefer att använda olika strategier för att informera och kommunicera med sina medarbetare.

Abstract [en]

Because of its ubiquity and ease-of-use, e-mail is now used for intra- and interorganizational communication by all types of businesses and not-for-profits. Although there are many problems with e-mail, such as spam, viruses, and information overload, e-mail is taken for granted. In spite of the fact that a whole new generation of collaborative tools is now available, users still rely mainly on e-mail for day-to-day communication (Heide, 2002). In fact, people working together choose e-mail as a tool more than 9 times out of 10 (Levitt & Mahovald, 2002). It is therefore more vital than ever to address problems e-mail may cause in the workplace.

The e-mail system as a tool for communication has a lot of advantages, but some of these advantages may turn into disadvantages in specific situations. The simplicity and rapidity of using e-mail, for example, may constitute too low an obstacle; messages may be sent that ought to be distributed through another medium or that should not besent at all.

The purposes of this study were to identify the role of e-mail from an intraorganizational perspective and try to find out when e-mail is inappropriate to use. The goal was to give some recommendations to consider when using e-mail as a working tool. This paper proceeds from computer-mediated communication (Sproull & Kiesler,1995), through communication theory (Burgoon, Hunsaker & Dawson, 1994), to how emotions are communicated in e-mail (Burleson & Planalp, 2000), culminating finally in a case study. The basic research question was, what role does e-mail play in intraorganizational communication and when is it inappropriate to use e-mail?

To sum up the results, it is inappropriate to use e-mail when critical issues such as a person’s integrity or continued employment are concerned. To be able to understand this, it is important to have a feeling or knowledge about how people in general are likely to react to a given e-mail message, and specifically, how it will affect the employees in a particular organization. To gain this understanding, the processes of feedback and feed forward are important. An internal discussion of ethical issues may develop a common understanding about the limitations of e-mail. Having this knowledge makes it easier for managers to form appropriate strategies for communicating specific types of information.

Place, publisher, year, edition, pages
Kungliga Tekniska Högskolan och Stockholms universitet , 2005. , 109 p.
National Category
Information Systems, Social aspects
Identifiers
URN: urn:nbn:se:hgo:diva-1611OAI: oai:DiVA.org:hgo-1611DiVA: diva2:565447
Available from: 2012-11-07 Created: 2012-11-07 Last updated: 2013-07-01Bibliographically approved

Open Access in DiVA

fulltext(1106 kB)341 downloads
File information
File name FULLTEXT01.pdfFile size 1106 kBChecksum SHA-512
7de60566fca8d6017a4d94e84ab90106465f1475ce4991eededb14c4a205a6eb8fc1b5afe075db8c30993c4eb57556b7cf60eabd8c812f13c5fb4b5bf5fbec1f
Type fulltextMimetype application/pdf

Authority records BETA

Sjöqvist, Eva

Search in DiVA

By author/editor
Sjöqvist, Eva
By organisation
School of the Humanities and Social Science
Information Systems, Social aspects

Search outside of DiVA

GoogleGoogle Scholar
Total: 341 downloads
The number of downloads is the sum of all downloads of full texts. It may include eg previous versions that are now no longer available

urn-nbn

Altmetric score

urn-nbn
Total: 909 hits
CiteExportLink to record
Permanent link

Direct link
Cite
Citation style
  • apa
  • ieee
  • modern-language-association-8th-edition
  • vancouver
  • Other style
More styles
Language
  • de-DE
  • en-GB
  • en-US
  • fi-FI
  • nn-NO
  • nn-NB
  • sv-SE
  • Other locale
More languages
Output format
  • html
  • text
  • asciidoc
  • rtf