Change search
CiteExportLink to record
Permanent link

Direct link
Cite
Citation style
  • apa
  • ieee
  • modern-language-association-8th-edition
  • vancouver
  • Other style
More styles
Language
  • de-DE
  • en-GB
  • en-US
  • fi-FI
  • nn-NO
  • nn-NB
  • sv-SE
  • Other locale
More languages
Output format
  • html
  • text
  • asciidoc
  • rtf
The Role of Enterprise Architecture in Local eGovernment Adoption
Örebro University, Örebro University School of Business. (Information systems in Action (ISA))
2012 (English)Licentiate thesis, comprehensive summary (Other academic)
Abstract [sv]

eFörvaltning ses som ett medel för att göra kommunalt förvaltningsarbete mer effektivt och interoperabelt. Dock begränsas kommuner av oförmåga att uppnå det vilket försvårar genomförandet av deras uppdrag. En orsak till varför införandet av eFörvaltning inte ger de systematiska fördelar som efterfrågas beror på att införandet av informations och kommunikations teknologier (IKT) inte är tillräckligt. Förändringen som krävs kan inte ske över en natt utan är en gradvis förändring över tid som även kräver nya sätt att arbeta på. Kommuner behöver hantera sin eFörvaltningsutveckling på ett mer strukturerat sätt för att öka möjligheterna att förverkliga de fördelarna som sägs kunna erhållas. Enterprise Architecture (EA) har på senare tid kommit att ses som en möjlig lösning för att komma tillrätta med denna problematik. Genom att arbeta mot en EA skapas möjligheten att brygga IKT system med affärsprocesser och därigenom leda till effektivitet och interoperabilitet. Dock är EA inom offentlig sektor ifrågasatt. Forskare menar att EA saknar tydlig definierad omfattning och begreppsvärld, vilket gör användningen av EA inom förvaltningsarbete svår. De omfattande logiska EA ramverk som finns idag saknar innehåll som är specifikt relaterade till offentlig sektor. Vari det blir problematiskt att arbeta mot en EA inom offentlig sektor.

Denna licentiatavhandling lägger följande forskningsfråga: ”Vilken roll har EA för införandet av eFörvaltning inom Svenska kommuner?” Samt följande underfrågor ”Vilka förutsättningar finns för att använda EA vid eFörvaltningsutveckling?” ”Vad har Örebro kommun uppnått genom att arbete mot en EA i deras eFörvaltningsutveckling?” Och ”Vilka problem har Örebro kommun upplevt av att arbeta mot en EA vid eFörvaltningsutvecklingen?”. En longitudinell fallstudie av ett eFörvaltningsutvecklingsprojekt i Örebrokommun genomfördes mellan 2007 och 2009 med syfte att utröna dessa frågor och för att skapa insikt om EAs roll för eFörvaltningsutveckling. Förutsättningar, resultat och upplevda problem vid eFörvaltningsutvecklingen studerades. I anslutning till detta empiriska arbete genomfördes även en jämförandestudie av eFörvaltningsmål såsom de anges i officiella statliga dokument inom så väl Sverige som i EU gentemot förmodade fördelarna med EA som diskuteras i samtida EA-litteratur.

Studien visar att EA som fenomen ses som en förutsättning för att lyckas med eFörvaltning. 7 viktiga aspekter gällande förutsättningen för att lyckas med kommuners eFörvaltningsutveckling identifierades: Skillnaden mellan administrativa och politiska ansvaret, Politiskt mandat, Politisk timing, Resursfördelning, Samordning under NPM, Leverantörsberoende, Val av standard och bäst praxis. För att förbättra möjligheten att röna framgång i eFörvaltningsutveckling behöver dessa aspekter aktualiseras och hanteras. New Public Management (NPM) som styrmodell utgör ett strukturellt hinder för eFörvaltningsutveckling som förhindrar en mer explicit användning av EA-ramverk, vilket påverkar möjligheten att uppnå uppsatta mål negativt. Trots den strukturella problematik som föreligger, kan stöd erhållas genom att arbeta utifrån ett ”EA-tänk”. Ett ”EAtänk” kan här ses som ett medel för att påbörja förändringen mot en EA utan att för den delen explicit använda sig av ett EA-ramverk, eller -metod. Dock är det viktigt skapa en förståelse för att ”EA-tänk” som fenomen i sin tur ger upphov till strukturer och således kan leda till problem som även de måste hanteras för att eFörvaltningsutveckling skall lyckas. eFörvaltning, NPM och ett ”EA-tänk” skapar en strukturell triad där olika strukturella egenskaper i vissa fall sammanfaller med varandra vari de kan stödja kommuner i dess arbete och således bidra till positiv utveckling. Medan det i andra fall leder till negativ utveckling där administrationen upplever problem att ta till sig av de rekommendationer eFörvaltningsprojektet kan tänkas ge till organisationen som helhet. Paradoxalt nog skapar denna strukturella triad en situation där kommuner måste arbete runt sig själv för att komma framåt. Normer och befintliga strukturer i kommuner förhindrar effektiv samarbete både internt mellan olika förvaltningar och externt gentemot andra kommuner och landsting vilket leder till fragmentariska framsteg mot projektmålen och i slutänden även kommunens övergripande mål gällande eFörvaltningsutveckling. Givet de i många fall motstridiga strukturella egenskaper som finns mellan NPM och eFörvaltning innebär att det initiala arbetet mot EA i eFörvaltningsutveckling är ett ytterst komplext fenomen. För att öka möjligheten att eFörvaltningsutvecklingen blir lyckad krävs det att kommuner känner till och hantera den negativa inverkan NPM har på eFörvaltningsutveckling. Samtidigt behöver de känna till och hanterar problematiken som uppstår av att arbeta mot en EA genom ett ”EA-tänk”, Samt att som studien visat, EA ger inget stöd för mer politiseras mål, vari kommuner behöver annat sätt och andra strategier för sådant arbete. Detta är viktigt att beakta, speciellt med tanke på att mer politiserade mål i mångt och mycket är de mål som kommer premieras av politiker. Av just den enkla orsaken att politiker inte blir omvalda på grund av “effektiva IKT integrerade interna processer” utan blir omvalda utifrån förbättringar som är synliga och som gagnar medborgare positivt.

Avhandlingen bidrar till forsknings genom att öka förståelse för och behovet av att hantera både positiva och negativa faktorer som påverkar möjligheten att lyckas med eFörvaltningsutveckling inom kommunalt arbete. Vilket inkluderar de 7 identifierade kritiska faktorer måste aktualiseras och hanteras för att öka möjligheten att lyckas. Den negativa effekt NPM har på eFörvaltningsutveckling och hur ett ”EA-tänk” kan leda till positiv utveckling, även om det som denna studie visat inte kan bidra till mer politiserade mål. Vad gäller denna licentiatavhandlings bidrag till praktiken så bidrar den med att belysa den problematiska situation som föreligger av att institutionaliserade strukturer i många fall verkar som ett hinder mot förändring. Studien möjliggör även till att kommuner kan skapa en förståelse för sin egna eFörvaltningsutveckling och möjligtvis kan verka för att inte uppleva samma problematik som identifierats i Örebros eFörvaltningsutveckling samt visa på hur en kommun kan arbeta för att hantera den problematik som inte kan förhindras alternativ som uppstår trots denna kunskap.

Abstract [en]

Governments struggle with inefficiencies and an inability to achieve interoperable information communication technology (ICT) systems. Apparent issues include a failure of local government to realize the benefits of electronic government (eGov) initiatives, high project failure rates, administrations hampered with inefficiencies, and a lack of interoperability between systems within the local government. Thus, local governments need to address their eGov initiatives in a structured way to improve their chances of providing the benefits that are sought after.

Sweden’s eGov model is decentralized, following a strict new public management (NPM) model. Whilst eGov ought to bring benefits to local government, Sweden is still hampered by inefficiencies and an inability to achieve interoperable ICT systems. This has been the case for quite some time. One reason why systemic gains from adopting eGov have not reached the levels sought after could be that, in many cases, ICT implementations are not enough. The transformation needed for eGov is not instantaneous; it requires various new ways of working.

Enterprise Architecture (EA) has come to be seen as a possible solution to the apparent issues of developing, adopting and managing eGov successfully. By utilizing EA, it is argued that it is possible to bridge ICT systems and business processes, thus making the organization more efficient. However EA’s usefulness for eGov development and adoption is the subject of debate. Some researchers argue that EA lacks clearly defined scopes and concepts, which makes the use of EA in government difficult. Whereas other argues that although EA frameworks are comprehensive logical frameworks, they lack content that is related specifically to government organizations.

The thesis posits the following research questions: What is the role of EA in eGov adoption in Swedish local government? together with three sub questions: What are the prerequisites for using EA in Swedish local eGov adoption? What has the Swedish local government in Örebro achieved with its use of EA in eGov adoption? And What problems have the Swedish local government in Örebro experienced in its use of EA when adopting eGov? To explore the role of EA in eGov adoption a longitudinal case study is carried out on the municipality of Örebro’s eGov project MovIT, a project launched in 2007 that ended in 2009. I study the prerequisites, results and problems associated with using EA in Swedish local government as part of eGov adoption. A comparative study is conducted of the goals of eGov, as stated in official eGov documents at EU and Swedish governmental levels will attest as to the supposed benefits of EA in contemporary EA-literature.

From the study, it can be concluded that EA, as a phenomenon, is thought to be, if not a silverbullet, then at least a prerequisite to eGov success. In term of prerequisites, EA use cannot assist Swedish local government where there are more politicized objectives; in this situation, local government is required to look elsewhere to find support for its work. The study identify several critical issues from the empirical study of the prerequisites: distinction between administrative and political responsibilities; political mandate; political timing; resource allocation; coordination under NPM; dependence on providers; and choosing among standards and best practices. These issues need to be acknowledged and handled appropriately by Swedish local government in order to improve the chances for success in eGov adoption.

The study also showed that NPM as governance model becomes a hindrance in eGov adoption, preventing the project from a more explicit use of an EA-framework and negatively affecting the projects possibility to adopt eGov. However, despite this structural problem, it is still possible – as observed – for a project that is based on EA-thinking to begin working.

EGov, NPM and EA-thinking form a triad, with structural properties that, in some instances, correlate. In such cases, this can lead to positive changes. However, in other situations, they are contradictory, resulting in Swedish local government having a difficult time in adhering to the suggestions endorsed by the eGov project. This lead to incoherent progressions towards requested results. The existing structures hindered effective cooperation, both internally between different departments and externally with other local governments.

This licentiate thesis has shown that the initial use of EA in local government eGov adoption is complex. Given the contradictory nature of NPM and eGov, local government has to acknowledge the negative impacts of NPM on eGov adoption. As well as acknowledging the issues that arise from EA use, a key area is a lack of support of local government in an area that is most likely to be endorsed by politicians. Politicians do not get re-elected based on efficient internal processes with a highly integrated ICT; rather, changes must be visible to citizens and businesses. This licentiate thesis has also shown that ‘EA-thinking’, as a means for local government, can move towards an EA without the explicit use of an EA framework or EA method. However, ‘EA-thinking’ may give rise to other issues that need to be acknowledged and dealt with. This licentiate thesis contributes to research by improving our understanding of the nature and importance of promoting and inhibiting different factors. Including critical issues for succeeding with eGov adoption, the negative effects of NPM and how EA-thinking can lead to positive changes, even though it cannot assist local government in all aspects deemed important to eGov adoption.

In terms of practice, this thesis contributes by highlighting the problematic nature of institutionalized structures and the effect that this has on eGov adoption. It also contributes by enabling local governments to acknowledge the problems identified. This allows them to better understand their own development and possibly avoid similar problems or at least have a better understanding of how to handle the issues that arise.

Place, publisher, year, edition, pages
Örebro: Örebro universitet , 2012. , 144 p.
Series
Örebro Studies in Informatics
Keyword [en]
electronic government, e-government, eGovernment, electronic services, e-services, eService, new public management, NPM, 24/7 agency, convergence, goal-achivement, project management, Enterprise Architecture, EA
Keyword [sv]
elektronisk förvaltning, eFörvaltning, e-förvaltning, elektroniska tjänster, eTjänster, e-tjänster, konvergens, måluppfyllelse
National Category
Information Systems
Research subject
Informatics
Identifiers
URN: urn:nbn:se:oru:diva-25880OAI: oai:DiVA.org:oru-25880DiVA: diva2:553144
Presentation
(English)
Opponent
Supervisors
Available from: 2012-09-18 Created: 2012-09-18 Last updated: 2017-10-17Bibliographically approved
List of papers
1. Implementation challenges: competing structures when new public management meets eGovernment
Open this publication in new window or tab >>Implementation challenges: competing structures when new public management meets eGovernment
2008 (English)In: Electronic government / [ed] Maria A.Wimmer, Hans J. Scholl, Enrico Ferro, Berlin: Springer , 2008, 25-36 p.Conference paper, Published paper (Refereed)
Abstract [en]

This article discusses practices, opportunities and challenges in local eGovernment project management by means of a case study of a Swedish city aiming at completely refocusing services, electronic and other, to become “citizen oriented”, meaning being able to meet the citizens’ needs more effectively. Based on empirical evidence collected by interviews and document studies, the article analyzes the development towards eGovernment and “the 24/7 agency”. Analyzing the case against eGovernment success factors we find seven challenges; political timing, resource allocation, political mandate, distinction between administrative and political responsibilities, coordination of departments, dependence on providers, and wise use of standards.. These challenges are critical because they mean choices important for national eGov development are open for local politics, complicated ad-hoc alliances among cities, and influences of strong individuals and groups. The article analyzes the challenges and finds that this situation is much a consequence of the prevailing strategic model for the public sector, New Public Management (NPM). This model by design leaves these issues in a void which has to be filled by negotiations among many actors with different roles, goals, and action space. The case shows that this makes national strategic eGov development volatile as it is dependent on a large number of local political assemblies; unlike the intention, NPM politicizes eGovernment.

Place, publisher, year, edition, pages
Berlin: Springer, 2008
Series
Lecture notes in computer science, 5184
Keyword
local government, electronic government, implementation, NPM, New public management
National Category
Information Science
Research subject
Informatics
Identifiers
urn:nbn:se:oru:diva-6376 (URN)10.1007/978-3-540-85204-9_3 (DOI)000259730900003 ()2-s2.0-52449114338 (Scopus ID)978-3-540-85203-2 (ISBN)
Conference
7th International Conference, EGOV 2008, Torino, Italy, August 31 - September 5, 2008
Available from: 2009-04-24 Created: 2009-04-24 Last updated: 2017-10-09Bibliographically approved
2. The Örebro City Citizen-Oriented E-Government Strategy
Open this publication in new window or tab >>The Örebro City Citizen-Oriented E-Government Strategy
2008 (English)In: International Journal of Electronic Government Research, ISSN 1548-3886, Vol. 4, no 4, 69-88 p.Article in journal (Refereed) Published
Abstract [en]

This article discusses practices, opportunities, and challenges in local e-government project management by means of a case study involving interviews, document studies, and an element of action research, over eight months. The analysis against e-government success factors finds seven "critical issues"; political timing, resource allocation, political mandate, distinction between administrative and political responsibilities, coordination of departments, dependence on providers, and use of standards. We found these issues open for local choice, influences of strong individuals and groups, and chance. This is a consequence of the prevailing strategic model for the public sector, New Public Management, which leaves these issues to be filled by negotiations among many actors with different roles, goals, and action space. The general lesson is that there is a need for practical ways of acting strategically to reduce the risk level and increase the ability to implement policy. 

Keyword
local government, electronic government, NPM, implementation
National Category
Information Science
Research subject
Informatics
Identifiers
urn:nbn:se:oru:diva-6366 (URN)10.4018/jegr.2008100105 (DOI)2-s2.0-56549117673 (Scopus ID)
Available from: 2009-04-24 Created: 2009-04-24 Last updated: 2017-10-06Bibliographically approved
3. Taking initial steps towards enterprise architecture in local government
Open this publication in new window or tab >>Taking initial steps towards enterprise architecture in local government
2011 (English)In: Electronic government and the information systems perspective / [ed] Kim Normann Andersen, Enrico Francesconi, Åke Grönlund, Tom M. van Engers, Berlin: Springer Berlin/Heidelberg, 2011, 26-40 p.Conference paper, Published paper (Refereed)
Abstract [en]

The purpose of this study is to increase the understanding of immature use of Enterprise Architectures (EAs). In this paper we present results from an eGovernment initiative in a Swedish local government. This longitudinal case study illustrates the problems of taking initial steps of moving towards an EA during the development and implementation an eGovernment initiative. Through an analysis of goal achievements, we develop a better understanding of the challenges of using EA frameworks for local eGovernment-projects. Our results show that the immature use of the EA framework resulted in parts of the organization deviating from plan where individual members began to implement individual solutions, instead of basing decisions on the overall architecture. This impaired project’s possibility to develop towards an EA in an efficient way.

Place, publisher, year, edition, pages
Berlin: Springer Berlin/Heidelberg, 2011
Series
Lecture Notes in Computer Science, 6866
Keyword
eGovernment, e-service, Enterprise Architecture, Convergence, Goal achievement, Electronic Government
National Category
Human Aspects of ICT Information Science
Research subject
Informatics
Identifiers
urn:nbn:se:oru:diva-20520 (URN)10.1007/978-3-642-22961-9_3 (DOI)
Conference
Second International Conference, EGOVIS 2011, Toulouse, France, August 29 – September 2
Available from: 2011-12-08 Created: 2011-12-08 Last updated: 2017-10-17Bibliographically approved

Open Access in DiVA

Licentiate_Thesis_Ask_2012(2289 kB)1588 downloads
File information
File name FULLTEXT01.pdfFile size 2289 kBChecksum SHA-512
f40b29408636dbdf70edf854197f58b48aea5e2971d5ecaf5b68754e577fb912cb09175431257ece625141ec87d5e406aef91620993f93307fcd17262cb3da12
Type fulltextMimetype application/pdf

Search in DiVA

By author/editor
Ask, Andreas
By organisation
Örebro University School of Business
Information Systems

Search outside of DiVA

GoogleGoogle Scholar
Total: 1588 downloads
The number of downloads is the sum of all downloads of full texts. It may include eg previous versions that are now no longer available

urn-nbn

Altmetric score

urn-nbn
Total: 708 hits
CiteExportLink to record
Permanent link

Direct link
Cite
Citation style
  • apa
  • ieee
  • modern-language-association-8th-edition
  • vancouver
  • Other style
More styles
Language
  • de-DE
  • en-GB
  • en-US
  • fi-FI
  • nn-NO
  • nn-NB
  • sv-SE
  • Other locale
More languages
Output format
  • html
  • text
  • asciidoc
  • rtf