Organisationer idag är ständigt i rörelse, vilket ställer stora krav på att organisationer aktivt och systematiskt jobbar med kvalitetsfrågor i alla delar inom organisationen. Bakgrunden till den här studien grundar sig i den tidigare genomförda förstudien på den idrottsmedicinska rehabiliteringsmottagning Sportrehab Ab. Förstudien visade på att det finns förbättringsmöjligheter inom områdena arbetsbelastning och delaktighet, vilka är områden som är viktiga förutsättningar för en optimalt fungerande organisation. Syftet med den här studien var att vidare undersöka det av personalen upplevda brister i förhållande till arbetsbelastning och delaktighet. För att tydliggöra syftet upprättades följande tre frågeställningar: (1) Vad består de upplevda bristerna av? (2) Hur kan arbetsbelastningen förbättras? samt (3) Hur kan personalen bli mer delaktig i arbetsprocesserna? Den teoretiska bakgrunden innehåller metoder och arbetssätt inom den offensiva kvalitetsutvecklingen, ledarskapets betydelse och tidigare forskning kring arbetsbelastning och delaktighet. Datainsamlingen för rapporten är baserad på en medarbetarenkät med både kvalitativ och kvantitativ ansats. Vidare genomfördes en fokusgruppsintervju som ett komplement till medarbetarenkäten. Det insamlade materialet har analyserats med kvalitetstekniska verktyg för att på djupet reda ut potentiella orsaker till problemområdena.

Resultatet visar att de bakomliggande orsakerna till både för hög arbetsbelastning och låg känsla av delaktighet kan relateras till samma problem. De anställda upplever en avsaknad av tydlighet och kommunikation gällande organisationen mål och visioner vilket medför att de inte säkert vet vad som förväntas av dem i det dagliga arbetet. Vidare visar resultatet att de anställda inte upplever förtroende och delaktighet i utvecklingsarbeten vilket kan härledas till avsaknaden av välformulerade mål och visioner. Förbättringsförslaget och tillika slutsatsen för att förbättra arbetsbelastningen och känslan av delaktighet är att ledningen tillsammans med de anställda bör upprätta en tydlig vision över vad organisationen vill uppnå. Detta innebär även förtydligande av mål på kort och lång sikt, viktiga värderingar och arbetssätt. Att skapa en gemensam framtidsbild kan leda till en ökad delaktighetskänsla. Vidare kan kravbilden tydliggöras genom att ledningen tydligt förankrat vad som förväntas av de anställda i relation till organisationens policy, värderingar och vision. Något som i slutändan kan leda till att den för höga upplevda arbetsbelastningen kan förbättras då de anställda tydligt vet vad som förväntas.

Nyckelord: arbetsbelastning, delaktighet, förbättring, kommunikation, ledarskap

The customer’s needs are constantly changing which means that organizations today

needs to be adaptive. This study is based on a pilot study at Sportrehab AB. The pilot

study showed that there was a possibility of improvement in the areas of workload

and participation. The purpose of this study was to further investigate the

shortcomings experienced by the employees in relation to workload and

participation. The data collection for the report is based on an employee survey and a

focus group interview. The data was analyzed with quality management tools.

The result showed that the underlying cause could be related to the same problem.

The employees experienced a lack of clarity and communication regarding the

organization’s goals and visions. Furthermore, the results showed that the employees

did not experience trust and participation in development work, which can be

deduced from the lack of well-formulated goals and visions.

The proposal for improving the workload and the feeling of participation is that the

management together with the employees need to establish a clear vision of what the

organization wants to achieve. Creating a collective vision of the future can lead to an

increased sense of participation. Furthermore, the requirements can be made clear by

the fact that the management clearly establishes what is expected of the employees in

relation to the organization’s policy, values and vision. Something that ultimately can

lead to an improvement in the perceived workload as the employees clearly know

what is expected.

Keywords: communication, improvement, leadership, participation, workload