Genom att generera ständig förbättring kan en organisation vara konkurrenskraftig och fortsätta anpassa sig till en föränderlig värld. Förslagsystem är ett sätt att involvera hela organisationen i arbetet med ständiga förbättringar. Genom medarbetarna uppdagas idéer och förslag som är relevanta för den dagliga verksamheten och genererar inkrementella förbättringar som resulterar i utveckling och innovation.

Syftet med studien var att undersöka hur förslagsystemet i ett konsultbolag kunde utvecklas för att hantera och organisera förbättring. Tidigare studier visar hur förslagsystem byggs på två organisatoriska pelare, företagskultur och företagsstruktur. För att kunna skapa en ändamålsenlig hantering och organisering av förbättringsförslag behövde därför både strukturella och kulturella aspekter av förslagsystemet undersökas.

Studien initierades med att kartlägga fallföretagets förslagsprocess för att skapa en övergripande bild av den befintliga strukturen. Därefter togs de kulturella aspekterna i beaktning genom medarbetarnas uppfattningar av förbättringsarbetet och förslagsprocessen. Genom tematisk analys upprättades koder, faktorer och teman som redogör centrala områden för ett förslagsystem och dess framgång. De identifierade kulturella och strukturella aspekterna av förbättringsförslag användes sedan för att beskriva förslagsarbete i en ny modell.

De rekommendationer som togs fram för fallföretagets fortsatta arbete ansågs till stor del påverka strukturen för förslagsystemet. Genom att formulera en målsättning som på ett enkelt sätt redogör syftet med organisationens förbättringsarbete skapas en förståelse för vad förbättringsarbetet önskar uppnå. Att reflektera kring organisatoriska förutsättningar samt hur engagemanget från ledning och medarbetare fungerar genererar förståelse för kulturella och strukturella aspekter som företaget har att förhålla sig till. Fallföretaget PlantVision, som konsultbolag, behöver särskilt undersöka hur de ska hantera timdebitering kontra förbättringsarbete för att medarbetarna ska motiveras att arbeta med båda. Timdebiteringen visade sig påverka medarbetarna i deras arbete med förbättringar då konsulter förväntas debitera arbetade timmar till kund och inte fokusera på interna förbättringar. Samtidigt måste organisationen fortsätta förbättras för att vara konkurrenskraftiga, och i en konsultverksamhet bör konsulterna involveras i förbättringsarbetet eftersom de har kontakten med kunden. Medarbetarna bör därför motiveras till att arbeta med en kombination av timdebitering och förbättringsarbete. Det är även värdefullt att analysera engagemanget för förbättringsarbete, både bland ledning och medarbetare för att kunna avgöra hur de ska fortsätta motiveras till att engagera sig i ständig förbättring. För att skapa ytterligare struktur i förbättringsarbetet upprättades ett nytt förslagsystem online som ett förslag på hur PlantVision kan hantera förbättringsförslag på ett effektivare sätt. Ett förslagsystem som främjar transparens och struktur samt ökar den interna kommunikationen mellan medarbetare och ledning antas medföra ett förbättringsarbete som drivs av medarbetarna.

Studien visar på att konsultbolag har specifika förutsättningar som bör tas i beaktning vid upprättande och utvecklande av förslagsystem. I övrigt redogör studien hur målsättning, engagemang, transparens och struktur samt kommunikation bygger ett framgångsrikt förslagsystem och lägger grunden för inkrementellt förbättringsarbete.