Change search
CiteExportLink to record
Permanent link

Direct link
Cite
Citation style
  • apa
  • ieee
  • modern-language-association-8th-edition
  • vancouver
  • Other style
More styles
Language
  • de-DE
  • en-GB
  • en-US
  • fi-FI
  • nn-NO
  • nn-NB
  • sv-SE
  • Other locale
More languages
Output format
  • html
  • text
  • asciidoc
  • rtf
Kommunikationsverktyg och dess påverkan på den interna kommunikationen inom en organisation: Ett förbättringsarbete på Briab - Brand & Riskingenjörerna AB
Uppsala University, Disciplinary Domain of Science and Technology, Technology, Department of Engineering Sciences.
2019 (Swedish)Independent thesis Basic level (degree of Bachelor), 10 credits / 15 HE creditsStudent thesisAlternative title
Communication tools and its effects on the internal communication within an organisation (English)
Abstract [sv]

Globaliseringens och digitaliseringens framväxt har givit upphov till att människor har fått större tillgång till information. I syfte att underlätta hanteringen av massinformation kan bland annat tekniska hjälpmedel användas. Inom organisationer används bland annat tekniska kommunikationsverktyg för att underlätta informationsspridningen inom verksamheten. Fungerar inte kommunikationsverktygen i enlighet med sitt syfte och verksamhetens kommunikationsbehov kan de istället försvåra kommunikationen inom verksamheten. Vid en förstudie som har genomförts på företaget Briab har det visat sig att medarbetare upplevt att de interna kommunikationsverktygen inte fungerat tillräckligt väl för att underlätta företagets interna kommunikation. Utifrån resultatet av förstudien har denna studien har genomförts i syfte att ta fram förbättringsåtgärder för de interna kommunikationsverktygen på Briab. Förhoppningen var att effekterna av förbättrade interna kommunikationsverktyg även skulle bidra till att förbättra företagets interna kommunikation.

Studien avgränsades till att undersöka de fyra centrala interna kommunikationsverktygen på Briab: intranätet, Briab Studio, Microsoft Teams och Microsoft Outlook. För att uppnå syftet med studien har en enkätundersökning genomförts på hela företaget. Resultatet av enkätundersökningen kartlade medarbetarnas kommunikationsbehov samt hur de deras upplevelse av respektive kommunikationsverktyg. Resultatet har visat att respondenterna upplever brister hos alla verktyg, men främst hos intranätet och Briab Studio. Respondenterna har bland annat beskrivit att det finns allt för mycket information som inte är uppdateras, att information inte har förmedlats på ett tillfredställande sätt och att det saknats kunskap för hur man ska använda vissa kommunikationsverktyg.

Utifrån enkätsvaren har en analys genomförts genom släktskapsdiagram, där svaren kategoriserades och kartlade vilka två huvudproblem som respektive kommunikationsverktyg hade. I syfte att ta fram effektiva åtgärder har grundorsakerna för huvudproblemen hos kommunikationsverktygen kartlagts genom en workshop tillsammans med representanter från företaget. Grundorsakerna var bland annat bristande informationsägandeskap, kategorisering av information och riktlinjer för internkommunikation. Problemen hos de interna kommunikationsverktygen gav upphov till att bristande delaktighet hos Briabs medarbetare, informationsöverflöd resulterade i att medarbetare missade viktig information och bristande riktlinjer gjorde att medarbetare använde kommunikationsverktygen på olika sätt. Utifrån grundproblemen, teorier och medarbetarnas förslag på lösningar, har en åtgärdsplan tagits fram. Genom åtgärdsplanen uppnådde studien sitt syfte att ta fram förbättringsåtgärder för de interna kommunikationsverktygen. Briab har rekommenderats att vidare implementera åtgärderna och följa upp dess effekter för att förbättra de verktygen och förhoppningsvis den interna kommunikationen på företaget.

Abstract [en]

The globalization and digitalisation have made information more avalible. In order to handle a huge amount of information, technical tools may be used. Within organizations, technical tools are at times used to facilitate dissemination of information. However, if the technical tools are not functioning for its purpose, the tool might insted aggravate the dissemination of information. A pilot study, accomplished at a company named Briab, showed that employeed felt unsatisfied with the technical communication-tools used within the company. Based on the result from the pilot study, this study has been done with the purpose to chart actions of impovements for the internal communcation-tools at Briab. The prospect of improved internal communication-tools was to contribute to improvement of the internal communication as a hole.

The study was delimited to the four central communication-tools within Briab; the intranet, Briab Studio, Microsoft Teams and Microsoft Outlook. In order to achieve the purpose of the study, a survey was preformed upon the hole company. The result of the survey identified the needs for internal communication and the oponions regarding the internal communication-tools. The survey result showed that the respondents experianced defects regarding all of the internal communication-tools, yet mostly regarding the intranet and Briab Studio. The respondents did, among other, describe that to much information were not updated, that information were not mediated in a satisfying way and that the company lacked knowledge for how to communicate internally.

Based on the results from the survey, analysis were done by the means of affinity diagrams, where the answers were categorised and the two main problems, of the respective communication-tools, were charted. In order to provide effective actions of improvements, the main causes of the problems were identified through a workshop together with representatives of the company. The main causes were identified as a lack of information-ownership, categorisation of information and guidelines for internal communication, among others. The problems with the internal communicaiton-tools generated in a lack of concern within the employees at Briab, overload of information resulted in employees missing out on important information and the lack of guidelines for internal communication opened to employees using the communication-tools in various ways. Based on the main problems, theories and the employees suggestion of improvement, an action plan of improvements was made. Through the action plan, the purpose of the study was achieved by charting actions of improvements for the internal communication-tools. Briab has been recomended to implement and follow up on the effect of the actions, in order to improve the communication-tools and hopefully improve the interal communication within the company.

Place, publisher, year, edition, pages
2019. , p. 41
Series
TVE-LKF ; 19 041
Keywords [en]
communication-tools, information technology, internal communication, improvement, total quality management
Keywords [sv]
förbättringsarbete, kommunikationsverktyg, informationsteknik, internkommunikation, offensiv kvalitetsutveckling
National Category
Communication Systems
Identifiers
URN: urn:nbn:se:uu:diva-387818OAI: oai:DiVA.org:uu-387818DiVA, id: diva2:1330546
External cooperation
Briab - Brand & Riskingenjörerna AB
Educational program
Bachelor Programme in Leadership - Quality Management - Improvement
Supervisors
Examiners
Available from: 2019-06-27 Created: 2019-06-25 Last updated: 2019-06-27Bibliographically approved

Open Access in DiVA

fulltext(4166 kB)9 downloads
File information
File name FULLTEXT01.pdfFile size 4166 kBChecksum SHA-512
980bf8af1c5ec4c7bef905ebea8e28a963ba5bc42b13aed433656d27867deeaf5907d01b77f87c1bdb2bd9ff7b4062da677c7102e564e57df35fccd6fb274fdf
Type fulltextMimetype application/pdf

By organisation
Department of Engineering Sciences
Communication Systems

Search outside of DiVA

GoogleGoogle Scholar
Total: 9 downloads
The number of downloads is the sum of all downloads of full texts. It may include eg previous versions that are now no longer available

urn-nbn

Altmetric score

urn-nbn
Total: 51 hits
CiteExportLink to record
Permanent link

Direct link
Cite
Citation style
  • apa
  • ieee
  • modern-language-association-8th-edition
  • vancouver
  • Other style
More styles
Language
  • de-DE
  • en-GB
  • en-US
  • fi-FI
  • nn-NO
  • nn-NB
  • sv-SE
  • Other locale
More languages
Output format
  • html
  • text
  • asciidoc
  • rtf