Change search
CiteExportLink to record
Permanent link

Direct link
Cite
Citation style
  • apa
  • ieee
  • modern-language-association-8th-edition
  • vancouver
  • Other style
More styles
Language
  • de-DE
  • en-GB
  • en-US
  • fi-FI
  • nn-NO
  • nn-NB
  • sv-SE
  • Other locale
More languages
Output format
  • html
  • text
  • asciidoc
  • rtf
Effektiv avtalshantering i kommunal verksamhet: En fallstudie i hur digitalisering kan förenkla en avtalsprocess
Uppsala University, Disciplinary Domain of Science and Technology, Technology, Department of Engineering Sciences.
2019 (Swedish)Independent thesis Basic level (degree of Bachelor), 10 credits / 15 HE creditsStudent thesisAlternative title
Efficient handling of agreements in communal business : A case study in how digitalisation can simplify an agreement process (English)
Abstract [sv]

Det offentliga Sverige digitaliseras i en snabb takt och om fördelarna med den tekniska utvecklingen ska kunna tas tillvara krävs det tillgång till ett antal grundläggande funktioner. En viktig grundfunktion är möjligheten att på ett säkert sätt kunna identifiera användare av e-tjänster och att kunna kontrollera att elektroniskt underskrivna handlingar är äkta. En nödvändig del av den grundläggande infrastrukturen för såväl e-förvaltning som för kommersiella aktörer är därmed elegitimering och e-underskrift. Den här studien syftar till att utforska processen för hantering av hyreskontrakt hos Uppsala kommun. För att utforska den här processen utgår studien från tre frågeställningar – (1) hur processen ser ut idag, (2) hur processen kan förbättras, samt (3) hur den förbättringen kan implementeras i organisationen. De problem som finns i processen idag är att processen är väldigt papperstung. Anledningen till att processen är papperstung är den stora mängden hyreskontrakt som hanteras. Hyreskontrakten hanteras i flera olika steg och de ska undertecknas i skrift av flera olika personer på flera olika exemplar. Teorin i den här studien är uppbyggt främst från kvalitetsteknikens egna teorier och modeller, men även från andra områden, såsom digitalisering. Kvalitetsteknikens teorier och modeller användes som en grund till förbättringsarbetet där digitaliseringen kom in och användes för att stärka upp förbättringen av det specifika fokusområdet. De metoder som användes vid datainsamlingen var främst intervjuer. De genomfördes i form av ostrukturerade intervjuer. Vid datainsamlingen gjordes även en insamling av kvantitativa data. Dataanalysen gjordes med hjälp av ett fiskbensdiagram där huvudkategorierna utgick från de olika typer av slöseri som Lean-konceptet använder. För att analysera de identifierade problemen i fiskbensdiagrammet ännu mer användes ”fem varför?” för att hitta rotorsakerna till problemen. Resultatet visade att den dåvarande processen var väldigt omfattande med alla dess steg samt komplicerad då hyreskontrakten skulle skickas mellan både interna och externa parter. Resultatet visar även att grundorsaken till majoriteten av problemen berodde på att Uppsala kommun inte har digitala funktioner som kan hantera underskrifter av hyreskontrakten. Slutsatsen av den här studien är att genom en digitalisering av processen skulle stora förbättringar kunna göras. Antal steg i processen skulle minska och hanteringen av varje avtal skulle bli enklare då processen skulle slippa hantering av papper.

Abstract [en]

Public Sweden is digitised at a rapid pace and if the benefits of technological development would be utilised, access to a number of basic functions is required. An important base is the possibility that in an appropriate way identify users of e-services and to verify that acts have electronic signatures. Electronic identification and e-signatures are a necessary infrastructure for both e-administration and commercial actors. This study leads up to explore the process for administration of rental agreements at Uppsala kommun. To be able to explore this process, the study is based on three question formulations - (1) how the process is working today, (2) how the process can be improved and (3) how the improvement can be implemented in the organisation. The current problem with the process is that it is mainly based on paper. The reason for that is the big amount of rental agreements being handled. The rental agreements are handled in many different steps and need to be manually signed by many different persons in many copies. This study is based on various theories and models from the Quality Technology, and also from the digitalisation area. The theories and models from the Quality Technology was used as a base for the work of improvements, where the digitalisation was used as a complement to strengthen the improvement of the specific area. The methods that have been used for the data collection were foremost interviews. They were made in an unstructured form. Through the data collection, quantitative data were also collected. The analyse of data was made through a fishbone diagram where the main categories were originated from the different kinds of waste from the Lean concept. To further analyse the identified problems in the fishbone diagram, the method 5 Whys were used to find the root cause of the problem. The result showed that the former process was extensive containing a lot of steps and also complicated because the rental agreements were distributed between internal and external parts. The result also shows that the main cause of the majority of the problems was caused by the fact that Uppsala kommun does not have digital functions that can handle signatures of the rental agreements. The conclusion of the study is that big improvements can be done if a digitalisation of the process would be done. The number of steps in the process would be reduced and the handling of every agreement would be easier if the process got rid of all papers.

Place, publisher, year, edition, pages
2019. , p. 34
Series
TVE-LKF ; 19 015
Keywords [en]
Digitising, eliminate waste, improvement, improvement program, municipality, organisational change, processes
Keywords [sv]
digitalisering, eliminera slöseri, förbättring, förbättringsprogram, kommun, organisationsförändring, processer
National Category
Work Sciences
Identifiers
URN: urn:nbn:se:uu:diva-385638OAI: oai:DiVA.org:uu-385638DiVA, id: diva2:1325234
External cooperation
Uppsala Kommun
Educational program
Bachelor Programme in Leadership - Quality Management - Improvement
Presentation
, Uppsala (Swedish)
Supervisors
Examiners
Available from: 2019-06-17 Created: 2019-06-14 Last updated: 2019-06-17Bibliographically approved

Open Access in DiVA

fulltext(905 kB)9 downloads
File information
File name FULLTEXT01.pdfFile size 905 kBChecksum SHA-512
9d0ad14f0fe26032338f5212ac5d4b6688b8c2e7ab7f0e54d16f40b617060cc107318617d3fee3aadc34f413c7f1453620ceabc7b43ca2824fb1d8a99792ef07
Type fulltextMimetype application/pdf

By organisation
Department of Engineering Sciences
Work Sciences

Search outside of DiVA

GoogleGoogle Scholar
Total: 9 downloads
The number of downloads is the sum of all downloads of full texts. It may include eg previous versions that are now no longer available

urn-nbn

Altmetric score

urn-nbn
Total: 15 hits
CiteExportLink to record
Permanent link

Direct link
Cite
Citation style
  • apa
  • ieee
  • modern-language-association-8th-edition
  • vancouver
  • Other style
More styles
Language
  • de-DE
  • en-GB
  • en-US
  • fi-FI
  • nn-NO
  • nn-NB
  • sv-SE
  • Other locale
More languages
Output format
  • html
  • text
  • asciidoc
  • rtf