Rapport Utvecklad och mer effektiv hantering av fynd från arkeologiska undersökningar Återrapportering av regeringsuppdrag 2 Riksantikvarieämbetet & Statens Historiska museer 2015 www.raa.se www.shmm.se Omslag: Collage av bilder som illustrerar hanteringen av arkeologiska fynd. Foto: Gunnar Andersson, Leif Gren, Katarina Nimmervoll och Eva Skyllberg. 3 Innehåll Förord .................................................................................................................................... 6 Sammanfattning..................................................................................................................... 7 Förslag till åtgärder ............................................................................................................ 7 Uppdraget ............................................................................................................................ 13 Mål ................................................................................................................................... 14 Genomförande ................................................................................................................. 14 Nuläge ................................................................................................................................. 16 Regelverk ......................................................................................................................... 16 Roller och ansvar ............................................................................................................. 18 Den uppdragsarkeologiska processen ............................................................................. 20 Utvecklingsbehov ................................................................................................................. 22 Planering .......................................................................................................................... 22 Länsstyrelsens anvisningar till undersökningsplanens fyndstrategi .............................. 22 Insamling, selektion och kassering .............................................................................. 23 Länsstyrelsens krav inför tillstånd till forskningsundersökningar ................................... 25 Genomförande ................................................................................................................. 27 Behov av nya fornlämningsnummer under pågående undersökning ............................ 27 Länsstyrelsens tillsyn .................................................................................................... 29 Konservering ................................................................................................................ 30 Efterarbete ....................................................................................................................... 33 Långa handläggningstider på RAÄ ............................................................................... 33 Råd till eller krav på fyndmottagande museer............................................................... 35 Praxis för fyndfördelning ............................................................................................... 35 Statliga insamlingspolicys ............................................................................................. 37 Upphävande av fyndöverföringsbeslut ......................................................................... 37 Tillfoga, överföra och återanvända dokumentation ....................................................... 38 4 Fyndinlämning .............................................................................................................. 39 SHMM:s nationella myntfyndsregister .......................................................................... 40 Tillgängligheten till fynden på mottagande museer ....................................................... 41 Förslag till åtgärder .............................................................................................................. 43 Nytt fyndfördelningssystem .............................................................................................. 43 DAP - Digital arkeologisk process .................................................................................... 46 Planering .......................................................................................................................... 47 Länsstyrelsens anvisningar till undersökningsplanens fyndstrategi .............................. 47 Insamling, selektion och kassering ............................................................................... 48 Länsstyrelsens krav inför tillstånd till forskningsundersökningar ................................... 49 Genomförande ................................................................................................................. 49 Behov av nya fornlämningsnummer under pågående undersökning ............................ 49 Länsstyrelsens tillsyn .................................................................................................... 50 Konservering ................................................................................................................ 51 Efterarbete ....................................................................................................................... 52 Långa handläggningstider på RAÄ ............................................................................... 52 Råd till eller krav på fyndmottagande museer............................................................... 53 Praxis för fyndfördelning ............................................................................................... 54 Statliga insamlingspolicys ............................................................................................. 55 Upphävande av fyndöverföringsbeslut ......................................................................... 56 Tillfoga, överföra och återanvända digital information .................................................. 56 Fyndinlämning .............................................................................................................. 59 SHMM:s nationella myntfyndsregister .......................................................................... 60 Tillgängligheten till fynden på mottagande museer ....................................................... 60 Utvecklingsområden på systemnivå ................................................................................. 62 Förslag till lagändring avseende fyndfördelning/fyndöverföring, inlösen/hittelön och gallring av fyndfördelat fyndmaterial ............................................................................. 62 Ekonomiska konsekvenser av lagförslaget ................................................................... 65 Förändrade roller för övriga aktörer .............................................................................. 65 5 Bilaga 1. Enkät till länsstyrelsen ....................................................................................... 68 Sammanställning av enkätsvaren ................................................................................. 68 Enkätfrågor till länsstyrelsen ......................................................................................... 72 Bilaga 2. Enkät till undersökare ........................................................................................ 74 Sammanställning av enkätsvaren ................................................................................. 74 Enkätfrågor till undersökare .......................................................................................... 78 Bilaga 3. Enkät till fyndmottagande museer ..................................................................... 81 Sammanställning av enkätsvaren ................................................................................. 81 Enkätfrågor till fyndmottagande museer ....................................................................... 85 Bilaga 4 Mall till förhandsbesked ...................................................................................... 88 6 Förord Den 1 januari 2015 överfördes den statliga arkeologiska uppdragsverksamheten från Riksantikvarieämbetet till Statens historiska museer. I samband med beslutet att överföra verksamheten fick Riksantikvarieämbetet och Statens historiska museer i uppdrag av regeringen att gemensamt utveckla och effektivisera hanteringen av fynd från arkeologiska undersökningar. I hanteringen av arkeologiska fynd, från det att de friläggs vid undersökning i fält tills dess att de inordnas i en samling och tillgängliggörs på ett museum är många olika aktörer berörda. Vi har därför samrått med företrädare för olika institutioner i samband med framtagandet av denna rapport. För medverkan och framförda synpunkter framför vi vårt tack. Kulturarvet är grunden för vår tolkning av historien och för förståelsen av oss själva och vår samtid. I den meningen är det också utgångspunkten för hur vi formar framtiden. Fornfynden aktiveras i mötet med användare av olika slag. De rymmer en potential att öppna upp för nya perspektiv, berika och beröra. De är en källa för forskning och ny kunskap. Riksantikvarieämbetet och Statens historiska museer verkar för att kulturarv förvaltas så att det blir en angelägen och tillgänglig resurs för samhället. Snabbare och mer effektiva flöden, förstärkt helhetssyn på fyndfördelningsprocessen, samt tidigare och ökad dialog med mottagande museer är exempel på åtgärder som förbättrar förutsättningarna för detta. Vi redovisar här gemensamt hur fyndhanteringsprocessen bör optimeras, så att de ingående delmomenten blir välfungerande och bidrar till det övergripande målet om ett bevarat, använt och utvecklat kulturarv. Lars Amréus Maria Jansén 7 Sammanfattning Regeringen har uppdragit åt Riksantikvarieämbetet (RAÄ) och Statens historiska museer (SHMM) att gemensamt utveckla och effektivisera hanteringen av fynd från arkeologiska undersökningar (Ku2013). Uppdraget ska genomföras i samråd med länsstyrelserna och andra berörda aktörer. Uppdraget ska redovisas i en gemensam rapport senast den 31 mars 2015. Uppdraget syftar således till att ta fram förslag på åtgärder för hur hanteringen av arkeologiska fynd kan förbättras och kvalitetssäkras så att det uppdragsarkeologiska systemet långsiktigt kan vara välfungerande. Det övergripande målet med att ta tillvara fynd är att de utgör ett källmaterial till förståelsen av en fornlämning och det förhistoriska eller historiska sammanhang som fornlämningen varit en del av. De fynd som tas om hand och bevaras blir därigenom den fysiska länken till fornlämningen som i övrigt kan vara helt borttagen. Genom sin materialitet kan de på ett helt annat sätt än övrigt arkeologiskt källmaterial användas för att förmedla berättelser. Det är därför viktigt att fynden bevaras så att de kan nyttjas i ett fortlöpande kunskapsbygge och tillgängliggöras för en bredare allmänhet. För att uppnå det övergripande målet med tillvaratagandet av fynd behöver fyndhanteringsprocessen, från det att fynden samlas in till dess att de är införda i museernas samlingar, vara effektiv och präglas av en god kvalitet så att fynden och den dokumentation och information som är knuten till dem kan bevaras och blir en tillgänglig resurs i samhället. I denna rapport redovisar RAÄ och SHMM förslag på hur fyndhanteringsprocessen kan förbättras, så att samtliga moment blir välfungerande och kan genomföras på ett kostnadseffektivt sätt, för att kunna uppnå det övergripande målet. Förslag till åtgärder Utifrån en kartläggning av fyndhanteringsprocessen har ett antal utvecklingsområden kunnat identifieras. Behoven rör såväl den rådande roll- och ansvarsfördelningen som problem på detaljnivå. Arbetet med förslagen till åtgärder för flera av de identifierade behoven har redan igångsatts eller är planerade att genomföras under de närmaste åren. De aktörer som framför allt är involverade i fyndhanteringsprocessen är länsstyrelsen, undersökare, RAÄ och mottagande museer inklusive SHMM. Flera av de utvecklingsbehov 8 som identifierats kan härledas tillbaka till moment som RAÄ idag ansvarar för. Genom att överlåta dessa moment på de andra aktörerna och reducera antalet aktörer skulle processen kunna effektiviseras. Idag har RAÄ såväl uppgiften att handlägga och besluta i fyndfördelningsärenden som ansvaret att utöva överinseende över kulturmiljöarbetet i landet i enlighet med kulturmiljölagen (1988:950) (KML). Handläggningen av och beslutande i fyndfördelningsärenden bör istället utföras av SHMM. Myndigheten besitter en god kompetens för att både vara rådgivande till de mottagande museerna, kravställa och utöva tillsyn över fyndförvaltningen på museerna. SHMM kan även på detta sätt få en bättre överblick över vad som händer inom svensk arkeologi och vilka fyndmaterial som tas fram. I och med att hanteringen av inlösen och hittelönsärenden är intimt sammankopplade med beslut om fyndfördelning bör även handläggning och beslut i dessa ärenden föras över till SHMM. RAÄ kan också vid en överföring av beslut om fyndfördelning till SHMM renodla myndighetens granskande roll i enlighet med KML. Mot bakgrund av ovanstående föreslår RAÄ och SHMM en ändring av 2 kap. 16-17 §§ KML som innebär att beslut om fyndfördelning/fyndöverföring samt inlösen/hittelön ska fattas av SHMM. Idag är det vanligt att en viss selektering görs i fyndmaterial i samband med den arkeologiska undersökningen, främst avseende massmaterial eller sentida föremål. Tidigare gjordes den typen av selektering emellertid mycket sällan. Det innebär att det i de arkeologiska samlingarna som finns hos mottagande museer finns en hel del äldre fyndmaterial som med dagens synsätt har ett lågt informationsvärde. De mottagande museer som är statliga har möjlighet att gallra i dessa material, det har däremot inte de ickestatliga museerna. RAÄ och SHMM föreslår en ändring av 2 kap. 17 § KML som ska möjliggöra gallring av fyndfördelat material på icke-statliga museer. RAÄ kan ta fram föreskrifter och allmänna råd för hur gallringen bör genomföras för att säkerställa att den sker på ett genomtänkt, säkert och likartat sätt på museerna. I RAÄ pågår sedan tidigare två utvecklingsprojekt kopplade till fyndhanteringsprocessen dels testverksamheten av ett nytt fyndfördelningssystem, dels programarbete DAP - Digital Arkeologisk Process. Det nya fyndfördelningssystemet syftar till att öka förutsägbarheten i hanteringen av fynd genom att möjliggöra för en dialog mellan länsstyrelse, undersökare och mottagande museum genom hela den uppdragsarkeologiska processen. De olika parternas krav och önskemål tydliggörs redan i planeringsskedet av en undersökning och 9 många av de flaskhalsar som finns idag kan därigenom undvikas. Testverksamheten kommer att fortgå även under 2015 och därefter utvärderas. Om utfallet är positivt och under förutsättning att SHMM blir beslutande i fyndfördelnings-/fyndöverföringsärenden, skulle systemet kunna permanentas med SHMM som utfärdare av de s.k. förhandsbeskeden. En förutsättning för det nya fyndfördelningssystemet är dock att ansvarig myndighet kan upprätta förhandsbesked med de mottagande museerna. Grunden för en sådan överenskommelse är att museerna är intresserade av att ta emot fynd från samtliga undersökningar utförda i hela länet eller inom ett tydligt geografiskt område. Av de 31 museer som RAÄ idag fyndfördelar/fyndöverför fynd till tar åtta museer antingen bara emot fynd från egna undersökningar eller från andra undersökare men då först efter att de själva anhållit eller RAÄ tillfrågat dem om fyndmaterialet. För dessa museer tillika län kommer ett införande av det nya fyndfördelningssystemet att bli mer komplicerat i och med att effekterna av en tidig dialog mellan de involverade parterna inte kommer att kunna uppnås. DAP-programmet syftar till att genom förändringar och samordningsinsatser ökad kvaliteten, tillgängligheten och användbarheten hos den fornminnesinformation som skapas inom olika delar av den arkeologiska verksamheten för att ge nytta i hela samhällsbyggnadsprocessen. De förändringar som görs inom ramen för DAP-programmet kommer att ha stor påverkan även på fyndhanteringsprocessen. Den dokumentation som görs av fynden ska med lätthet kunna tillfogas ny information, överföras och tillgängliggöras. Det bör dock poängteras att DAP främst syftar till att underlätta för samhällsbyggnadsprocessen och kommer därmed inte att beröra behovet av att standardisera informationen om fynden hos mottagande museer. Förslagen på hur de specifika utvecklingsbehov som framkom under processkartläggningen kan åtgärdas grupperas nedan utifrån de effektmål som formulerades inför genomförandet av uppdraget. Att kulturmiljölagens skrivning om att fynden ska tas om hand och vårdas i framtiden på ett tillfredsställande sätt säkerställts. I enlighet med 2 kap. 13 § KML ska fynd tas tillvara vid ett ingrepp i fornlämning. De fynd som tas tillvara vid en arkeologisk undersökning ska sedan hanteras på ett sådant sätt så att de kan bevaras för framtiden. De museer som genom beslut om fyndfördelning får fynd överlåtna till sig ska i sin tur vårda dem på ett tillfredsställande sätt (2 kap. 17 § KML). För att lagens intentioner ska kunna säkerställs föreslås följande åtgärder; 10  I enlighet med förslaget till reviderade föreskrifter för uppdragsarkeologi ska länsstyrelsen kunna undanta kostnaden för konservering vid prisjämförelsen i samband med ett anbudsförfarande. RAÄ avser vidare att;  Utveckla Vägledningen för uppdragsarkeologi angående hur länsstyrelsen kan ge tydliga anvisningar och krav på fyndstrategier i undersökningsplanerna, förtydliga länsstyrelsens tillsyn av fyndhanteringen samt utveckla och komplettera de delar i vägledningen som berör konservering av fynd.   Ta fram riktlinjer för vilka moment som bör användas vid arkeologisk konservering. Ta fram tydliga krav för att säkerställa att fynden vårdas på ett tillfredsställande sätt på mottagande museer och även tillse att kraven uppfylls, bland annat genom att ta fram ett självskattningsverktyg. För att säkerställa att även fynd som framkommer vid de s.k. forskningsundersökningar tas tillvara och hanteras på ett tillfredsställande sätt föreslås följande åtgärd;  RAÄ avser att ta fram föreskrifter och vägledningar för 2 kap. 8 § KML avseende länsstyrelsens hantering av forskningsundersökningar. Att hanteringen av fyndmaterial från arkeologiska undersökningar har utvecklats och effektiviserats. Fyndhanteringsprocessen bör vara förutsägbar så att berörda parter har möjlighet att påverka såväl insamling, selektering, bevarandeåtgärder som dokumentation och uppordning. Processen behöver också vara effektiv och eventuella ställtider minimeras.  Det nya fyndfördelningssystem som RAÄ testar kommer att implementeras i flera län och möjliggör då en dialog mellan länsstyrelsen, undersökare och mottagande museum kring frågor om insamling och selektion av fynd. Systemet kommer även att innebära att undersökare kan lämna in fynden till mottagande museum innan det formella fyndfördelnings-/fyndöverföringsbeslutet är fattat. Systemet ökar dessutom länsstyrelsens möjlighet att tillse att de fynd som lämnas in till mottagande museum är ordnade, beskrivna och konserverade. 11  Den infrastruktur som tas fram inom DAP-programmet kommer att möjliggöra att nya fornlämningar registreras av undersökaren och att fynden då får en unik identitet redan i fältsituationen. Den handläggning som idag görs på RAÄ kommer därmed att försvinna. Att fyndfördelningsprocessen effektiviserats genom en ökad dialog mellan de inblandade aktörerna (länsstyrelse, undersökare och mottagande museum). En förutsägbar fyndhanteringsprocess kräver att berörda parter tydliggör sina önskemål och att den myndighet som beslutar i fyndfördelnings-/fyndöverföringsärenden har tydliga riktlinjer för hanteringen av dessa. RAÄ och SHMM vill därför rekommendera att;  Mottagande museer tar fram samlingsstrategier/insamlingspolicys för arkeologiskt material. För att ytterligare förstärka tydligheten avser;  SHMM att informera länsstyrelser och undersökare om myndighetens insamlingspolicy samt om det nationella myntfyndsregistret.  RAÄ att införa en ny praxis för fördelningen av fynd från historiska stadslager samt att använda SHMM:s insamlingspolicy som vägledande dokument vid bedömningen av vad som bör stanna i statlig ägo hos SHMM.  RAÄ att informera regionala/kommunala museer om möjligheten att anhålla om fyndfördelning av ett till SHMM tidigare överfört fyndmaterial. Att tillgängligheten till fyndmaterial har ökat och effektiviserats genom att fynden snabbare kommer till och kan föras in i mottagande museers samlingar. För att fynden ska vara tillgängliga för olika typer av brukare bör de och information om dem på ett snabbt och enkelt sätt kunna införlivas i de mottagande museernas samlingar. Vidare bör de mottagande museerna tillgängliggöra fynden på ett sådant sätt så att de är möjliga att återfinna, visa och använda, såväl digitalt som fysiskt. 12  Inom ramen för DAP-programmet kommer ett nationellt undersökningsregister, en standard för basinformationen om fynd och lämningar samt en gemensam nomenklatur för sakord på basnivå att tas fram. De lösningar som tas fram inom DAP kommer att möjliggöra en effektivare överföring av fynd- och fyndinformation till mottagande museer. RAÄ avser därtill att:  Komplettera förslaget till föreskrifter för uppdragarkeologi med en skrivning om att undersökare ska skicka ett exemplar av rapporten till SHMM om myntfynd har framkommit vid undersökningen. RAÄ och SHMM vill vidare rekommendera att:  Mottagande museer initialt tar fram strategier för digitalisering av sina arkeologiska samlingar och därefter satsa resurser på en ökad digitalisering.  De mottagande museerna har anvisningar för fyndinlämning, tydliga interna rutiner för fyndmottagning samt om möjligt en ansvarig person som arbetar med detta.  Undersökarna har tydliga rutiner för fyndinlämning samt om möjligt en ansvarig person som arbetar med detta. 13 Uppdraget Regeringen har uppdragit åt Riksantikvarieämbetet (RAÄ) och Statens historiska museer (SHMM) att gemensamt utveckla och effektivisera hanteringen av fynd från arkeologiska undersökningar (Ku2013). Uppdraget ska genomföras i samråd med länsstyrelserna och andra berörda aktörer. Enligt regeringens beslut ska uppdraget redovisas i en gemensam rapport senast den 31 mars 2015. Bakgrunden till uppdraget står att finna i proposition Kulturmiljöns mångfald (2012/13:96). I propositionen hänvisas till SHMM:s budgetunderlag 2012, där myndigheten framhållit att en översyn behöver göras av hanteringen av uppdragsarkeologins fyndmaterial för att säkerställa de arkeologiska samlingarnas framtida förvaltning (dnr 640-151-2011). Med beaktande av de förändringar av uppdragsarkeologin som regeringen föreslår i propositionen anser regeringen att även hanteringen av fyndmaterial långsiktigt bör kunna vara välfungerande. Vidare bedömer regeringen att det finns stora möjligheter att effektivisera myndighetsarbetet som rör arkeologiskt fyndmaterial genom en ökad samverkan mellan RAÄ och SHMM. I sitt budgetunderlag för åren 2012-2014 angav SHMM att det tvingande regelverk i myndighetens instruktion angående löpande fyndöverföring enligt 2 kap. KML, för med sig speciella förutsättningar för samlingarnas långsiktiga bevarande avseende införande av arkeologiska föremål i museernas samlingar samt konservering och föremålsvård av de befintliga samlingarna. Angående införande av föremål i myndighetens samling anförde SHMM att trots att den uppdragsarkeologiska verksamheten ökat kraftigt under de senaste två decennierna så har SHMM inte i nödvändig omfattning tillförts ökade resurser för att ta hand om föremålen. Detta har lett till att ärendebalansen ökat varje år under en lång följd av år. Vidare aktualiserade SHMM frågan om det uppdragsarkeologiska systemets kostnadsfördelning. För att föremålen ska kunna tas om hand, vårdas och bevaras i framtiden ser SHMM två möjligheter; antingen tillförs myndigheten löpande ökade resurser eller så vidgas exploatörernas kostnadsansvar till att omfatta även viss fyndhantering vid museerna. I budgetunderlaget för åren 2014-2016 anger SHMM att myndigheten har genomfört insatser i samverkan med berörda aktörer för att effektivisera och skapa optimala flöden för arbetet med att föra in föremål i myndighetens samling. Vidare anför SHMM att satsningarna på att effektivisera flödena inom fyndhantering måste fortsätta såväl inom SHMM som hos andra aktörer (dnr 1.2-61-2013). 14 Mål Uppdraget syftar således till att ta fram förslag på åtgärder för hur hanteringen av arkeologiska fynd kan förbättras och kvalitetssäkras så att det uppdragsarkeologiska systemet långsiktigt kan vara välfungerande. Det övergripande målet med att ta tillvara fynd i samband med en uppdragsarkeologisk undersökning är att fynden utgör ett källmaterial till förståelsen av en fornlämning och det förhistoriska eller historiska sammanhang som fornlämningen varit en del av. De fynd som tas om hand och bevaras blir därigenom den fysiska länken till fornlämningen som i övrigt kan vara helt borttagen. Genom sin materialitet kan de på ett helt annat sätt än övrigt arkeologiskt källmaterial användas för att förmedla berättelser. Det är därför viktigt att fynden bevaras så att de kan nyttjas i ett fortlöpande kunskapsbygge och tillgängliggöras för en bredare allmänhet. För att uppnå det övergripande målet med tillvaratagandet av fynd behöver fyndhanteringsprocessen, från det att fynden samlas in till dess att de är införda i museernas samlingar, vara effektiv och präglas av en god kvalitet så att fynden och den dokumentation och information som är knuten till dem kan bevaras och blir en tillgänglig resurs i samhället. Förslagen på hur de problem och utvecklingsbehov som för närvarande finns inom hanteringen av arkeologiskt fyndmaterial ska kunna lösas har följande effektmål i fokus;     Att kulturmiljölagens skrivning om att fynden ska tas om hand och vårdas i framtiden på ett tillfredsställande sätt säkerställts. Att hanteringen av fyndmaterial från arkeologiska undersökningar har utvecklats och effektiviserats. Att fyndfördelningsprocessen effektiviserats genom en ökad dialog mellan de inblandade aktörerna (länsstyrelse, undersökare och mottagande museum). Att tillgängligheten till fyndmaterial har ökat och effektiviserats genom att fynden snabbare kommer till och kan föras in mottagande museers samlingar. Genomförande Genomförandet av uppdraget inleddes med en kartläggning av vilka problem och behov som idag finns vid hanteringen av arkeologiskt fyndmaterial. Kartläggningen gjordes dels med hjälp av enkäter som skickades ut till samtliga länsstyrelser och mottagande museer 15 samt ett urval av undersökare, dels vid de workshops som genomfördes med den referensgrupp som knöts till projektet. Som stöd för kartläggningen togs en processkarta fram över den uppdragsarkeologiska processen. De problem och behov som framkom utifrån svaren på enkäterna och diskussionerna med referensgruppen har sedan tillfogats processkartan. De identifierade problemen och behoven har sedan analyserats och för flertalet har förslag till åtgärder tagits fram. Förslagen till åtgärder har diskuterats med referensgruppen samt vid ett samrådsmöte med handläggare från sju länsstyrelser. Uppdraget har avgränsats till att behandla de delar av den arkeologiska processen som berör fynd, från länsstyrelsens anvisningar i förfrågningsunderlaget till att fynden tillgängliggörs på mottagande museum. Hur fynden förvaltas hos de mottagande museerna har bedömts ligga utanför uppdraget. Fokus har legat på fyndhanteringen inom uppdragsarkeologiska undersökningar men har även inkluderat den fyndhantering som görs inom ramen för forskningsundersökningar där så har varit relevant. För uppdragets genomförande tillsattes en arbetsgrupp bestående av två personer från RAÄ respektive SHMM. Arbetsgruppen har sedan haft ett nära samarbete med personer knutna till RAÄ:s strategiska program Digital arkeologisk process (DAP). Vidare har konservatorer från såväl RAÄ som SHMM deltagit i diskussioner kring konservering och förvaltning. Till uppdraget knöts en referensgrupp bestående av representanter för undersökare, såväl offentliga som privata, mottagande museer och från länsstyrelserna. En representant för universiteten deltog vid ett referensgruppsmöte. Workshops med referensgruppen har genomförts vid fyra tillfällen . 1 I direktivet till uppdraget angavs att uppdraget ska genomföras i samråd med länsstyrelserna och en förfrågan gick tidigt ut till representanterna för länsstyrelsernas kulturmiljöforum med önskemål om deltagare från samtliga fyra länsgrupper. Tyvärr var det endast två av länsgrupperna som utsåg en representant och ingen av de tre länsstyrelsehandläggare som ingått i referensgruppen kommer från länen med många uppdragsarkeologiska ärenden. För att uppfylla direktivets anvisning genomfördes istället ett videomöte med sju representanter för de södra, västra och mellersta länsgrupperna varvid kartläggningen av problem och behov presenterades och diskuterades. Dessutom gjordes 1 Referensgruppen bestod av representanter för länsstyrelsen i Norrbotten, Västerbotten och Jönköping län, Bohusläns museum, Upplandsmuseet, Lunds Universitets Historiska museum, Västmanlands läns museum, Östergötlands museum, Arkeologgruppen, Arkeologikonsult, f.d. RAÄ/UV (nuvarande Arkeologiska uppdragsverksamheten/SHMM) och Uppsala universitet. 16 telefonintervjuer med ytterligare en länsstyrelsehandläggare som inte kunde delta i videomötet. Under arbetets gång har ytterligare kontakter tagits i specifika frågor. Bland annat har frågan om gallring diskuterats med utredaren och sekreteraren i Museiutredningen. Frågor rörande konservering har telefonledes diskuterats med två konserveringsateljéer, Acta och Stiftelsen Västsvensk konservering. KulturIT kontaktades för att få information om den pågående utvecklingen av en modul inom programvaran Primus för arkeologiska samlingar. Föreliggande rapport inleds med en redogörelse för regelverk och vilken roll och ansvar de olika aktörerna som är inblandade i hanteringen av arkeologiska fynd har idag. Därpå följer en redovisning och analys av de problem och utvecklingsbehov som framkommit i samband med kartläggningen. Redovisningen följer den uppdragsarkeologiska processen och utvecklingsbehoven är insorterade under rubrikerna Planering, Genomförande och Efterarbete, dvs. utefter en undersöknings tidsaxel. Förslagen till åtgärder inleds med en beskrivning av de två projekten som RAÄ har initierat, nytt fyndfördelningssystem och DAP programmet. Dessa projekt har stor påverkan på fyndhanteringen och ingår i flera förslag till åtgärder. Därefter återfinns förslagen på vart och ett av de identifierade utvecklingsbehoven bör åtgärdas. Rapporten avslutas med en redogörelse för två utvecklingsbehov som kräver ytterligare utredning. Som bilaga till rapporten finns en sammanställning för var och en av de tre enkäter som skickades ut till länsstyrelse, undersökare och mottagande museer. I bilageform finns även en mall som RAÄ tagit fram för förhandsbesked om fyndfördelning. Nuläge Regelverk I 2 kap. 13 § KML anges att länsstyrelsen som villkor för tillstånd till ingrepp i fornlämning enligt 12 § får ställa skäliga krav på arkeologisk undersökning för att dokumentera fornlämningen, ta tillvara fornfynd och förmedla resultaten. Den som ska utföra undersökningen ska enligt 8§ i Kulturmiljöförordningen ha tillräcklig kunskap för att utföra den på ett tillfredsställande sätt. 17 Enligt RAÄ:s föreskrifter (KRFS 2013:3) och allmänna råd avseende verkställigheten av 2 kap. KML ska länsstyrelsen inför att den utser en undersökare bedöma undersökarens lämplighet bland annat avseende undersökarens rutiner för hantering och konservering av fornfynd (7 §). Vidare ska länsstyrelsen vid upprättandet av ett förfrågningsunderlag ge anvisningar för hantering och konervering av fornfynd utifrån undersökningens syfte och inriktning (10 § punkt 8). I Allmänna rådet till paragrafen anges att länsstyrelsen bör anvisa eventuella prioriteringar vid såväl insamlandet av fynd som vilka material som bör bli föremål för konservering. Förfrågningsunderlaget ska även innehålla krav på att undersökaren upprättar en fyndstrategi samt att ange vem som kommer att utföra konserveringen (11 § punkt 6). Strategin bör utformas i samråd med en arkeologisk konservator och i förekommande fall med osteologisk expertis (Allmänna rådet till 11 § punkt 6). Efter avslutad undersökning kan RAÄ i enlighet med 2 kap. 17 § KML besluta om fyndfördelning, varvid staten överlåter sitt ägande av fornfynden till ett museum som kan åta sig att vårda fynden på ett tillfredsställande sätt. I de fall fynden förs till ett statligt museum görs det i form av ett fyndöverföringsbeslut. Idag görs ca 1200 uppdragsarkeologiska undersökningar i Sverige varje år och ungefär 600 av dessa genererar fynd som antingen ska behållas av staten eller fördelas till ett regionalt museum. I föreskrifterna anges att undersökaren ska överlämna fynden, efter eventuell selektion och konservering, till det museum som RAÄ genom fyndfördelningsbeslutet anvisat. Fynden ska vid överlämnandet vara beskrivna, ordnade, registrerade och konserverade (23 §). Genomförandet av fyndstrategin bör ske i samråd med en konservator som är specialiserad på arkeologiskt material. Fyndmaterial bör registreras i en fyndlista och beskrivas på ett sådant sätt att de lätt kan identifieras. De bör vidare ordnas på ett för mottagaren överskådligt sätt samt förpackas så att de inte skadas (Allmänna råd till 23 §). Arkeologiska fynd kan också tas fram i samband med en s.k. forskningsundersökning. Enligt 2 kap. 8 § KML får länsstyrelsen lämna tillstånd till någon annan att företa en sådan undersökning eller bärgning på de villkor som länsstyrelsen bestämmer. Vanligtvis lämnar länsstyrelsen endast tillstånd till institutioner som universitet/högskola, museerna eller verksamma arkeologiska undersökare som vill utföra en arkeologisk undersökning i forskningssyfte. Några föreskrifter som reglerar tillämpningen av lagparagrafen finns ännu inte, men RAÄ har i enlighet med 10 § i kulturmiljöförordningen möjlighet att utfärda sådana. Föreskrifterna är för närvarande under revidering och ett förslag till nya föreskrifter är ute på remiss. Remissvar ska vara RAÄ tillhanda senast den 31 mars 2015. De reviderade 18 föreskrifterna planeras att träda i kraft 1 juli 2015 förutsatt att inga genomgripande förändringar av förslag behöver göras. De museer som tar emot arkeologiska fynd ska i enlighet med lagen vårda dem i framtiden på ett tillfredställande sätt. Vad som avses med ett tillfredställande sätt är inte preciserat i KML. Det finns inte heller något krav på att vissa museer, exempelvis regionala/kommunala museer, ska ta emot fynd, utan fyndfördelningen bygger på en frivillig anhållan. Flertalet mottagande museer följer dock ICOM:s etiska regler. Ett mottagande museum kan också när som helst dra tillbaka sin anhållan. De fynd som inte fyndfördelas till regionala/kommunala museer ska i enlighet med instruktion överföras till SHMM. Roller och ansvar Kulturmiljölagen beskriver de olika parterna i det uppdragsarkeologiska systemet. Länsstyrelsen prövar ansökningar om ingrepp i fornlämning, både ansökningar som görs inför markexploateringar och för att utföra undersökningar i forskningssyfte. Om ett ingrepp är möjligt i samband med en markexploatering beställer länsstyrelsen i form av ett förfrågningsunderlag en arkeologisk insats (utredning, arkeologisk förundersökning eller arkeologisk undersökning). Efter bedömning av den undersökningsplan som undersökaren lämnat fattar länsstyrelsen ett beslut. Inom ramen för sin tillsyn ska länsstyrelsen sedan följa upp genomförandet av undersökningen, inklusive att den fyndstrategi som ingår i undersökningsplanen följs, och godkänna all skriftlig rapportering. Företagaren vars planerade arbetsföretag påverkar en fornlämning ska ansöka om att göra ingrepp i fornlämning och ska sedan stå för de kostnader som länsstyrelsen anger i sitt beslut. Undersökaren besvarar länsstyrelsens förfrågan genom att upprätta en undersökningsplan som även ska innehålla en strategi för insamling, hantering och eventuell konservering av fynd. Undersökaren utför sedan de arkeologiska insatser som länsstyrelsen anger i sitt beslut. År 2011 genomfördes drygt hälften av det totala antalet undersökningar av f.d. RAÄ/UV (nuvarande Arkeologiska uppdragsverksamheten/SHMM) och privata undersökare (57%) och resterande av arkeologer knutna till regionala/kommunala museer. RAÄ fattar beslut om huruvida fynden ska kvarstå i statens ägo och överföras till ett statligt museum eller lämna staten och fyndfördelas till ett icke-statligt museum. 19 När RAÄ fattar ett fyndfördelningsbeslut ska de försäkra sig om att mottagande museum kan vårda fynden på ett tillfredsställande sätt. Ingen kontroll av museerna görs idag av RAÄ. Om ett mottagande museum inte skulle vårda fynden på ett tillfredsställande sätt kan RAÄ endast sluta att fyndfördela till museet, någon möjlighet att ta tillbaka fynd som redan fördelats till museet finns inte. Myndigheten har enligt instruktionen även att främja kunskapsförsörjning och metodutveckling samt bedriva informations- och rådgivningsverksamhet inom sitt verksamhetsområde, vilket inbegriper bland annat råd och stöd i föremålsförvaltnings- och konserveringsfrågor. Fyndmottagande museer tar emot fynd som enligt fyndfördelnings/fyndöverföringsbesluten tilldelats dem. Idag fyndfördelar/fyndöverför RAÄ fynd till 31 olika museer. Av dessa är tre statliga; Statens historiska museer, Lunds universitets historiska museum och Statens maritima museer. De övriga är regionala och kommunala museer med olika organisatorisk utformning och olika huvudmän. Ungefär hälften av dem är stiftelser där landstinget och kommunen ingår och oftast även ett hembygdsförbund, en fornminnesförening eller en museiförening. I ett par fall har stiftelsen ombildats till ett aktiebolag med landstinget och kommunen som ägare, men där museets samlingar skyddas vid en eventuell upplösning genom att de ligger kvar i stiftelsen. I cirka en tredje del av fallen är ett landsting eller en kommun museets huvudman, men det finns även några exempel på att en förening är det. Dessa museer förbinder sig när det tar emot fynden att vårda dem på ett tillfredsställande sätt I samband med att länsmuseerna bildades i slutet av 1800-talet började olika samlingar av föremål som speglade regionens historia byggas upp. När det gällde de arkeologiska fynden hade dessa dittills lämnats till SHM. I mitten på 1930-talet tillsattes en utredning som slutligen utmynnade i fornminneslagen 1942. I denna nämndes för första gången ordet fyndfördelning och innebar att staten reglerade att fynd kunde förvaras på andra ställen än på SHM. Ägandet av de fynd som fördelades diskuterades överhuvudtaget inte vid detta tillfälle. Det system som utformades när fynd började fördelas till andra museer än SHM är i stort sett samma system som fortfarande används idag. Vid denna tidpunkt var de arkeologiska undersökningarna inte lika många och omfattande som idag och varje enskilt beslut om fyndfördelning fattades av riksantikvarien. Skulle fynd lämna staten var det konungen som beslutade om det. Myndigheten SHMM består av Statens historiska museum (SHM) och Kungliga myntkabinettet (KMK) och bedriver sedan 2015 arkeologisk uppdragsverksamhet. 20 Myndigheten ska enligt sin instruktion bland annat förvalta och vårda de fornfynd som RAÄ beslutar att tillföra myndigheten och stödja regionala och kommunala museer inom sitt verksamhetsområde (SFS 2014:1079). Detta innebär att RAÄ genom fyndöverföringsbeslut fördelar de fynd som inget regionalt eller kommunalt museum vill ta emot till SHMM. Den uppdragsarkeologiska processen Den uppdragsarkeologiska processen tar sin början när länsstyrelsen antingen får in en ansökan om att göra ingrepp i en fornlämning eller i samband med ett samråd rörande ett planärende uppmärksammar att kända eller okända fornlämningar kan finnas i exploateringsområdet. Ett ingrepp eller borttagande av fornlämning får endast ske om länsstyrelsen bedömer att exploateringsintresset väsentligen väger tyngre än att bevara fornlämningen. Den uppdragsarkeologiska processen ur ett fyndperspektiv Planering Ansökan inkommer Upprättar Förfrågnings underlag Upprättar und plan inkl fyndstrategi Beslut 2 kap 11-13 §§ KML Genomförande Fältarbete FMIS tar emot slutredovisning Rapportarbete Godkänner rapport Skickar rapport till RAÄ Efterarbete FMIS tar emot rapport Rapport med fynd till Kmf för fyndfördelning Beslut 2 kap 17§ KML Fynden ordnas efter mottagande museums anvisningar Levererar fynd till mottagande museum Tar emot fynd, digitala fyndlistor Accederar och tillgängliggör fynden Länsstyrelse Undersökare RAÄ Mottagande museum Om länsstyrelsen bedömer att en arkeologisk insats (arkeologisk utredning, förundersökning eller arkeologisk undersökning) behöver genomföras upprättar den ett förfrågningsunderlag som antingen skickas på direktval till en undersökare eller så genomförs ett 21 anbudsförfarande varvid flera undersökare kan inkomma med en undersökningsplan. Den undersökningsplan som undersökaren ska upprätta ska innehålla en fyndstrategi där undersökaren redogör för insamling och hantering av fynd samt eventuell selektering och konservering. Undersökningsplanen biläggs sedan länsstyrelsens beslut. Under fältarbete samlas fynd in i enlighet med fyndstrategin och eventuella avvikelser ska kommuniceras med länsstyrelsen. Vidare påbörjas oftast en registrering och sortering av fynden samt eventuellt proaktiva konserveringsinsatser. Efter avslutat fältarbete ska undersökaren skicka in en s.k. slutredovisning till länsstyrelsen och efter godkännande vidare till RAÄ för registrering i fornminnesinformationssystemet FMIS. Under avrapporteringen av undersökningen kan eventuell selektering av de insamlade fynden ske och de fynd som är i behov av konservering ska också lämnas till konservator. Efter det att länsstyrelsen godkänt rapporten skickar undersökaren in den till RAÄ. Efter registrering i FMIS skickas rapporter över undersökningar som genererat fynd vidare inom RAÄ för fördelning eller överföring av fynd. Efter kontroll om eventuella tidigare fynd tillvaratagits från den aktuella fornlämningen fattas ett beslut om fyndfördelning/fyndöverföring. Först efter det att undersökaren fått en kopia på fyndfördelnings-/fyndöverföringsbeslutet kan undersökaren lämna över fynden till mottagande museum. Fynden ska då vara beskrivna, ordnade, registrerade och konserverade. Mottagande museum kontrollerar fynden mot den medföljande fyndlistan och för sedan in fynden i samlingen. 22 Utvecklingsbehov Planering PROBLEM Anvisningar till fyndstrategin är generellt skrivna - insamling/selektion - registrering - fyndhantering - konservering Upprättar Förfrågnings underlag PROBLEM Fyndstrategierna är generellt skrivna - insamling - selektion - kassering PROBLEM Kostnaden för konservering hålls nere i samband med anbudsförfaranden Beslut 2 kap 11-13 §§ Ansökan inkommer Upprättar und plan inkl fyndstrategi Länsstyrelsen Undersökare Länsstyrelsens anvisningar till undersökningsplanens fyndstrategi Enligt föreskrifterna för uppdragarkeologi (KRFS 2013:3 10 § punkt 8) ska länsstyrelsen i förfrågningsunderlaget som upprättas inför en arkeologisk undersökning ge anvisningar för hantering och konservering av de fynd som bedöms kunna framkomma vid undersökningen. Hur länsstyrelsen bör utforma dessa anvisningar finns angivet i Vägledningen till uppdragsarkeologi. Där anges att länsstyrelsen utifrån syftet med undersökningen ska ge så detaljerade anvisningar som möjligt avseende såväl insamling, hantering och konservering av fynd så att undersökaren får ett tydligt ramverk för den fyndstrategi som de ska utforma i undersökningsplanen. I den utvärdering av föreskrifterna som RAÄ gjorde 2012 konstaterades att flertalet länsstyrelser ger anvisningar till fyndinsamling och hantering, men att dessa anvisningar oftast är av generell karaktär och sällan ger någon vägledning till vilka fyndmaterial som bör prioriteras eller selekteras. Anvisningar till konservering finns i flertalet beslut om arkeologisk undersökning, däremot sällan inför arkeologiska utredningar och förundersökningar. Hur detaljerade anvisningarna är påverkar förstås hur undersökarna sedan väljer att utforma fyndstrategierna. Utvärderingen visade att fyndstrategierna överlag var uttömmande vad 23 gäller hur fynden ska dokumenteras och hanteras, medan uppgifter om vilket fyndmaterial som undersökarna hade för avsikt att samla in och eventuella urval inför konservering ofta saknades (Verkställighetsföreskrifter för uppdragsarkeologi . Återrapportering av regeringsuppdrag. Rapport från Riksantikvarieämbetet 2012, s. 82). Vid möten med referensgruppen har representanterna för undersökarsidan framfört att länsstyrelserna fortfarande ofta ger alltför generella och vida anvisningar. Detta skapar problem och en osäkerhet hos undersökarna speciellt i samband med anbudsförfaranden. Omfattningen av fyndinsamlingen, hanteringen av dessa i form av registrering och slutligen eventuell konservering, är moment som kan vara mer eller mindre omfattande och därmed olika kostnadskrävande. Vaga anvisningar från länsstyrelsen kan leda till att olika undersökare i samband med ett anbudsförfarande väljer att lägga olika mycket tid och pengar på dessa moment. Från länsstyrelsernas sida påpekas svårigheterna med att vara specifik i sina anvisningar. Det krävs både ett bra underlag, exempelvis i form av en fullgod förundersökning och kompetens, speciellt för att kunna ge adekvata anvisningar avseende konservering. Det finns många gånger ett behov av att kunna rådfråga en arkeologisk konservator och att då flertalet konservatorer är verksamma i ateljéer som tar uppdrag och arbetar som underkonsulter till undersökare försvåras den möjligheten. Vidare framfördes att tidsbrist kan vara ytterligare en orsak till att anvisningarna blir generella. Hur anvisningarna i förfrågningsunderlaget är utformade är av stor betydelse för insamlingen och hanteringen av fynd och i förlängningen vilka fynd som långsiktigt kommer att bevaras. Förslag till åtgärder återfinns på sidan 47-48. Insamling, selektion och kassering Föreskrifterna för uppdragsarkeologi anger att undersökaren i undersökningsplanen ska ta fram en fyndstrategi utifrån de anvisningar som länsstyrelsen ger i förfrågningsunderlaget (KRFS 2013:3 11 § punkt 6). Fyndstrategin ska innehålla en redogörelse av och motivering till vilka fynd undersökaren har för avsikt att samla in, eventuell selektering och urval till konservering (2 §). Upprättandet av fyndstrategin bör undersökaren göra i samråd med en konservator och/eller en osteolog (Allmänna råd till 11 § punkt 6). Urval av fynd görs idag nästintill regelmässigt inom uppdragsarkeologin både genom att vissa ytor/lager av fornlämningen inte undersöks och då fynd först samlas in för att sedan 24 selekteras antingen före eller efter registrering. Denna typ av urval eller selektion ska, i enlighet med föreskrifterna, ha föregåtts av en diskussion mellan undersökare och länsstyrelse i samband med upprättandet av fyndstrategin i undersökningsplanen. Även hur undersökaren ska hantera de fynd som selekteras, om de ska återanvändas exempelvis i pedagogiskt syfte eller kasseras och destrueras. Vilka fynd som samlas in respektive inte samlas in, eller som samlas in och sen selekteras och eventuellt kasseras påverkar den bild av dåtiden som de mottagande museerna har möjlighet att förmedla. Vad styr valen att samla in respektive selektera? Vilka fynd är väsentliga att samla in för att belysa en plats? Vad händer om vi i fält kastar den brända leran och spikarna och bara lämnar in de två spännena till museet? Samtidigt har flera av de mottagande museerna problem med fulla magasin och redan på 1980-talet påtalades behovet av att kunna påverka de arkeologiska samlingarnas sammansättning. Då efterlystes en diskussion kring vad som ska samlas in från en undersökning utifrån aspekten att det kan tillkomma konserveringskostnader, och då inte bara förstagångskonservering, och kostnader för förvaring, exempelvis av osteologiskt material, på ett museum. Rekommendationen då var att göra stränga urval vid insamlingstillfället (Föremålssamlingarnas tillväxt: några synpunkter och förslag rörande urvalsbegränsning och gallring, Ds U 1982:1, s. 57, 71). I enkäten till undersökarna framkom att endast fyra undersökare har tagit fram riktlinjer för urval/selektering. Riktlinjerna gällde främst selektion av fynd som bedöms som moderna eller som saknar kontext samt urval av s.k. massmaterial som slagg, bränd lera/lerklining och djurben. Ett vanligt svar bland de övriga undersökare var att eventuella urval/selektioner bestäms från fall till fall. På följdfrågan om hur undersökarna hanterar fynden som först samlats in men som i ett senare skede selekteras svarar flertalet att de vanligen kasserar dessa fynd genom att antingen slänga dem redan i fält, i dumpmassorna, eller om fynden tagits in till kontoren lämnar dem för destruering på återvinningscentraler. Några av undersökarna som tillika är mottagande museer, uppger att de i vissa fall återanvänder fynden i den pedagogiska verksamheten. Att fyndfördelningsbesluten kan fattas först efter avslutad undersökning (godkänd rapport) gör att de mottagande museerna inte kan vara delaktiga i diskussionen kring vad som ska samlas in eller selekteras bort. Ur museernas perspektiv blir de på så sätt ställda in för ett fait accompli och blir tvungna att ta emot det fyndmaterial som är insamlat. 25 Ett sätt för det mottagande museerna att tydliggöra vilken typ av fynd de vill ha respektive inte vill ta emot är att upprätta någon typ av samlingsstrategi/insamlingspolicy. Dryga hälften av de mottagande museerna anger i sina enkätsvar att de har en samlingsstrategi/insamlingspolicy. Omfattningen och innehållet i dessa är dock olika och kan i vissa fall utgöras av en stående begäran om att få allt arkeologiska material fyndfördelat till sig alternativt endast det som de själva har undersökt, till mer detaljerade dokument med tydliga kriterier för vad som bör vara styrande för vad som ska tillföras samlingarna. Ytterligare en fråga i enkäten till de mottagade museerna var vilken möjlighet de har att ta emot nya fyndmaterial både i den närmaste framtiden och mer långsiktigt. Av de 27 museer som svarat har åtta museer goda möjligheter både på kort och lång sikt. Flertalet av de övriga svarar att de på kort sikt har goda möjligheter att ta emot nya fyndmaterial åtminstone i den utsträckning som det hittills har gjort. Endast fyra museer anger att de har svårt att ta emot fyndmaterial i den närmaste framtiden. Sammanfattningsvis visar svaren från de olika enkäterna att det finns ett behov av dialog mellan de olika parterna kring insamling och selektering. Möjligheten till dialog i planeringsskede försvåras idag av att det då inte är klart till vilket museum fynden ska föras. Detta leder till att insamlingen enbart styrs av de vetenskapliga frågeställningarna undersökningen ska försöka besvara och inte utifrån mottagande museums samlings- och pedagogiska perspektiv. Förslag till åtgärder återfinns på sidan 48-49. Länsstyrelsens krav inför tillstånd till forskningsundersökningar Enligt 2 kap. 8 § KML får länsstyrelsen lämna tillstånd till forskningsundersökningar som utförs av exempelvis ett universitet, museum eller annan arkeologisk institution/företag. Länsstyrelsen kan i tillståndet ställa villkor på hur undersökningen ska genomföras. RAÄ har inte tagit fram några föreskrifter för hur länsstyrelsen bör tillämpa denna paragraf i KML. Väsentligt är dock, liksom inom uppdragsarkeologin, att påträffade fynd hanteras och konserveras på ett sätt som gör att de kan bevaras i framtiden. Avsaknaden av föreskrifter eller vägledningar i hur länsstyrelsen ska/bör tillämpa lagparagrafen har lett till att länsstyrelser ställer olika krav på ansökningarna och genomförandet av dessa forskningsundersökningar. Många länsstyrelser har vid sin bedömning av ansökningar och villkor för besluten använt föreskrifterna och vägledningen för uppdragsarkeologi som riktlinje i och med att fyndhanteringen i princip bör vara 26 densamma oavsett typ av arkeologisk undersökning. Trots det kan besluten innehålla många olika typer av villkor. Vid samrådsmötet med länsstyrelserna ansåg flera av handläggarna att fyndhanteringen framför allt är ett problem i samband med forskningsundersökningar, speciellt i de fall då de utförs av små institutioner som saknar för fyndhantering adekvat utrustning. Handläggarna menade att de inte har någon koll på hur forskningsprojekten hanterar fynden, om fynd med konserveringsbehov blir konserverade och om och när fynden lämnas till mottagande museum. I enkäten till länsstyrelserna ställdes frågan om ansökningarna brukar innehålla en redovisning av vilka fynd som kommer att samla in och om den sökande även avser att göra eventuella urval. Knappt hälften av länsstyrelserna angav att dessa uppgifter oftast finns med, fyra att uppgifterna oftast saknas och resten att uppgifterna ibland saknas. Av de länsstyrelser som svarar att uppgifterna saknas eller endast ibland finns redovisade begärde hälften in kompletteringar medan de övriga inte har gjort det. På frågan om ansökningarna innehåller redovisningar av hur sökande avser hantera fynden i fält respektive under rapporteringsfasen svarade sex länsstyrelser att dess uppgifter finns med i ansökan, nio att uppgifterna ibland eller sällan finns med och resterande att det ofta saknas. Av de länsstyrelser som svarat att uppgifterna saknas eller bara ibland finns angivna begär endast några få länsstyrelser in kompletteringar. Enligt länsstyrelsernas enkätsvar anger ansökningarna så gott som alltid att det finns medel för konservering av fynd. Merparten av länsstyrelserna uppger att de har det som krav. Endast två länsstyrelser svarar att medel ibland finns. Ansökningarna innehåller utifrån ovanstående många gånger bristfälliga uppgifter om hur sökande avser samla in, hantera och förvara fynden. Om inte länsstyrelsen i dessa fall kräver kompletteringar av ansökan och eventuellt även ställer villkor för tillståndet i beslutet, kan de sätt som fynden hanteras och förvaras leder till att de förstörs. Den risken är överhängande om fynden under lång tid förvaras i miljöer som inte är klimatanpassade och om inte fynd med konserveringsbehov lämnas till konservator i närtid efter det att de har påträffats. Även hur fynden ska registreras, sorteras och etiketteras är uppgifter som bör framgå av ansökan för att minimeras eventuella problem vid överlämnandet av fynden till mottagande museum. Förslag till åtgärder återfinns på sidan 49. 27 Genomförande PROBLEM Fyndstrategin uppdateras sällan PROBLEM Registrering, etikettering och sortering görs inte alltid utifrån mottagande museums önskemål PROBLEM Handläggningstiden på FMIS är lång även för fornlämningar som påträffas under pågående undersökning PROBLEM Fynd med konserveringsbehov lämnas sällan till konservator under fältarbetet. information som konservatorn får fram om fynden kommer inte med i tolkningen Fältarbete FMIS tar emot slutredovisning Rapportarbete Godkänner rapport Skickar rapport till RAÄ PROBLEM Länsstyrelsens tillsyn bristfällig, speciellt i rapportfasen Länsstyrelsen Undersökare RAÄ Behov av nya fornlämningsnummer under pågående undersökning I FMIS finns information om samtliga kända fornlämningar och övriga kulturhistoriska lämningar i Sverige. För att registret ska vara uppdaterat och aktuellt krävs att information om nya fornlämningar snabbt levereras in så att fornlämningen kan registreras och ges ett fornlämningsnummer. Det händer att det under pågående undersökning upptäcks nya fornlämningar, främst i samband med arkeologiska för- och slutundersökningar. Exempelvis kan spår efter en äldre boplats påträffas då ett gravfält undersöks. Vanligtvis får dessa nypåträffade fornlämningar ett fornlämningsnummer först i samband med att informationen förs in i FMIS utifrån den s.k. 28 slutredovisningsblanketten som undersökaren skickar in efter avslutat fältarbete. Undersökaren har då ofta redan påbörjat registreringen av de fynd som påträffats i den nya fornlämningen. Ibland särskiljs dessa fynd vid registeringen genom att den nypåträffade fornlämningen ges en tillfällig beteckning (t.ex. yta/objekt A eller 1). Det är dock vanligt att samtliga fynd registreras med numret på den tidigare kända fornlämningen och att detta numret också anges på fyndaskarnas etiketter, dvs. det blir en sammanblandning av fynden från de båda fornlämningarna. Om inte slutredovisningsblanketten handläggs inom en snar tid efter avslutat fätarbete kan rapportarbetet ha gått så långt att det inte längre är möjligt att föra in nya fornlämningsnummer i rapporten, justera fyndlistor och etikettera om fyndaskar. Handläggningstiden på FMIS för slutredovisningar är för närvarande drygt ett halvår vilket gör att denna typ av problematik ofta uppstår. I enkäten till undersökarna angav endast sex av 30 undersökare att de har haft kontakt med FMIS under pågående undersökning. Av dessa hade två haft kontakt angående fornlämningars utbredning och geometri och fyra för att få nya fornlämningsnummer. En felaktig fyndregistrering får konsekvenser både inför beslut om fyndfördelning och för det mottagande museet. Inför fyndfördelningsbeslutet görs en kontroll av de fyndlistor som ska finnas med i rapporten. Om det av rapporten framgår eller om det på rapporten är noterat i samband med införandet av information i FMIS, att flera fornlämningar har undersökts är det viktigt att det av fyndlistorna framgår i vilka fornlämningar det framkommit fynd och vilka fynd som tillhör vilka fornlämningar. Är fynden från de olika fornlämningarna registrerade på samma fyndlista, utan angivelse om från vilken fornlämning, försvåras kontrollen och en uppdelning av fynden på respektive fornlämning omöjliggörs. Samma problem kvarstår då mottagande museum får fynden tilldelade sig. På såväl fyndlistor som etiketterna på varje enskilt fynd står sannolikt endast fornlämningsnumret på den tidigare kända fornlämningen alternativt en tillfällig beteckning för den nypåträffade fornlämingen. Detta försvårar och fördröjer införandet av fynden i museernas samlingar. För att undvika en sammanblandning av fynd från olika fornlämningar behöver den nyupptäckta fornlämningen få ett fornlämningsnummer sig tilldelat redan i fältsituationen. Behovet av att snabbt få tillgång till nya fornlämningsnummer kan vara viktigt även vid en arkeologisk utredning. De nya fornlämningar som då påträffas får oftast endast ett objektsnummer och tilldelas ett fornlämningsnummer först i samband med FMIS:s hantering av slutredovisningsblanketten. I och med att en utredning sällan ska resultera i att fynd tas tillvara är det ur fyndsynpunkt inte något större problem. Men om planeringen av en markexploatering kräver en snabb process som leder till att förundersökningar behöver 29 göras på de nypåträffade fornlämningarna är det olyckligt om fornlämningarna fortfarande bara kan identifieras med hjälp av objektsnummer. Förslag till åtgärder återfinns på sidan 49-50. Länsstyrelsens tillsyn I enlighet med föreskrifterna för uppdragsarkeologi ska länsstyrelsen kontinuerligt följa upp att undersökningen bedrivs i enlighet med länsstyrelsens beslut och att kostnaderna inte blir högre än motiverat (KRFS 2013:3 30 §). Avseende fyndhanteringen bör länsstyrelsens tillsyn omfatta en uppföljning av den fyndstrategi som undersökaren tagit fram och som ingår i den till beslutet bifogade undersökningsplanen. I enkäten till länsstyrelsen framkom att drygt hälften av länsstyrelserna även inkluderar fyndhanteringen i den tillsyn som de gör i fält, med förbehållet att vissa endast gör tillsyn i samband med större undersökningar. Sex länsstyrelser anger att de inte gör någon tillsyn av fyndhanteringen. Eventuella brister i hanteringen påtalas av nio länsstyrelser som då ålägger undersökaren att åtgärda dem. Enligt fem länsstyrelser har inga brister ännu förekommit. Avseende tillsyn av fyndhanteringen under rapportfasen anger endast tre länsstyrelser att de gör någon typ av tillsyn i form av regelrätta kontorsbesök, genomgång av fyndmaterial vid större undersökningar eller genom telefonkontakt. Flertalet länsstyrelser svarar vidare att de sällan har haft diskussioner med undersökarna om eventuella förändringar av en undersöknings fyndstrategi under pågående undersökning. Hälften av undersökarna anger att de har haft kontaktat med länsstyrelsen men att det inte skett särskilt ofta. Skälen till att kontakt tagits är enligt båda parterna behov av att diskutera konserveringskostnaderna, exempelvis på grund av att oväntade fynd påträffas eller att fyndmängden blivit större än beräknat. Sju länsstyrelser har angett att diskussionerna med undersökarna oftast lett till att en omdisponering av tid och/eller kostnader görs inom ramen för undersökningens budget. På frågan om undersökarna kontaktat länsstyrelsen under pågående undersökning angående urval av fynd som ska konserveras svarar knappt hälften av länsstyrelserna ja medan flertalet undersökare svarar att de sällan eller aldrig kontaktar länsstyrelsen. Enligt föreskrifterna ska länsstyrelsen godkänna all skriftlig rapportering (KRFS 2013:3 27 §) och då även avseende redovisning av eventuella fynd. Enligt enkätsvaren kontrollerar samtliga länsstyrelser att fyndlistor är inkluderade i rapporterna. Eventuell selektering av fynd finns enligt flertalet länsstyrelser oftast redogjorda för i rapporter och/eller fyndlistorna. I 30 fyndlistorna framgår även vilka fynd som har blivit konserverade. Enligt länsstyrelserepresentanterna i referensgruppen saknas däremot konserveringsrapporter ofta i rapporten. Av enkätsvaren framgår att länsstyrelsens tillsyn avseende undersökarens hantering av fynd är begränsad till de större undersökningarna och då endast i samband med fältbesök. Tillsyn över hur fynden hanteras under rapporteringsskedet förekommer i princip aldrig. Länsstyrelserepresentanterna i referensgruppen framförde att det krävs mer kunskap, speciellt avseende hur metaller ska förvaras, för att länsstyrelsen ska kunna kontrollera att fynden hanteras på ett bra sätt. Uppföljning angående insamling och urval verkar främst göras de gånger som undersökaren signalerar att den beräknade fyndmängden blir större än förväntat alternativ att andra typer av fynd påträffas. Även om samtliga länsstyrelser anger att de kontrollerar om fyndlistor finns med i rapporterna, är den informationen för knapphändig för att länsstyrelsen ska kunna vara försäkrad om att fyndstrategin har följts och att samtliga fynd med konserveringsbehov har blivit konserverade. För länsstyrelsens vidkommande avslutas deras tillsyn över en undersökning oftast med att rapporten godkänns. Med andra ord har länsstyrelsen sällan vetskap om när fynden lämnas in till mottagande museum och om de då, i enlighet med föreskrifternas 23 §, verkligen är beskrivna, ordnade, registrerade och konserverade. Förslag till åtgärder återfinns på sidan 50-51. Konservering I föreskrifterna anges att länsstyrelsen i förfrågningsunderlaget ska ge anvisningar till konserveringen av fynd och då anvisa vilka material som bör konserveras (KRFS 2013:3 10 § punkt 8 och Allmänna rådet till denna punkt). Undersökarna bör i sin tur samråda med konservator vid upprättandet av fyndstrategin (KRFS 2013:3 11 § Allmänna rådet till punkt 6). Slutligen ska fynden vara konserverade när de lämnas till mottagande museum (KRFS 2013:3 23 §). I enkäten till undersökare uppger ungefär hälften att de har kontakt med konservator både innan, under och efter en undersökning. Kontakt med konservator under fältarbetet tas främst då det påträffas särskilt ömtåliga fynd. Däremot är det ovanligt att en konservator finns på plats under fältarbetet, då det förekommit har det varit frågan om större 31 undersökningar. Två undersökare skriver att de haft med kostnaden för en konservator i fält i anbud, men då inte vunnit dessa. I telefonintervjuer med två konserveringsateljéerna angav konservatorerna att de ofta blir kontaktade av undersökarna i samband med upprättandet av fyndstrategierna, men att den information som undersökarna vill ha främst är en kostnadsuppgift. Det är endast i samband med stora undersökningar som konservatorerna blir involverade i diskussioner kring insamling och urval. Det förekommer även att undersökarna tar kontakt med konservatorerna först efter avslutat fältarbete och att de då lämnar in fynd för att få en prisuppgift. Undersökarna lämnar vanligast in fynden till konservatorn efter avslutat fältarbete. I medeltal brukar ca 20 % av de fynd som lämnas till konserveringsateljéerna inte konserveras. Främst rör det sig om oidentifierbara järnklumpar som undersökarna lämnar in för röntgen. Om dessa då visar sig vara föremål som är i dåligt skick eller som har ett lågt informationsvärde görs ingen vidare konservering. Vid referensgruppsmötena menade undersökarna att urvalet till konservering idag styrs främst av den budget som finns avsatt i kostnadsberäkningen och inte utifrån en diskussion kring vilka fynd som borde konserveras och därmed bevaras. I vissa fall kan dock omprioriteringar inom undersökningens budget göras (se Länsstyrelsens tillsyn s. 24). Vidare framfördes att konserveringskostnaderna är särskilt problematiska vid anbudsförfaranden i och med att det förekommer att undersökare lämnar in anbud med mycket låga konserveringskostnader för att på så sätt vinna anbudsförfarandet. Vilka urval som görs avseende konservering påverkar också vilka fynd som i till slut lämnas till de mottagande museerna. Att inte konservera ett fynd med konserveringsbehov är indirekt en typ av kassering. Den tillsyn som länsstyrelsen gör av den enskilda undersöknigen inbegriper sällan en kontroll av vilka fynd som har eller kommer att konserveras. Undersökarna framförde också att väntetiden för att få fynd konserverade hos konserveringsateljéerna ibland kunde göra att fynden kom tillbaka till undersökarna först 22,5 år efter inlämnandet. Det underströks dock att detta inte inträffade regelmässigt. Frågan togs upp i telefonintervjuerna med konserveringsateljéerna som menade att väntetiderna på att lämna in fynd var som mest 2-3 månader. De betonade dock att själva konserveringen i sig tar tid - urlakning av järnföremål kan ta från ett halvår upp till 1,5 år och konserveringen av trä kan ta ändå upp till 4 år. Kännedomen om att konserveringen tar så lång tid är dålig både hos undersökare och länsstyrelse. Konservatorerna påpekade också 32 att arkeologerna ibland lämnar in fynden i ett sent skede av undersökningen, vilket leder till att den information som framkommer vid konserveringen inte kan infogas i rapporten. En av de intervjuade konservatorerna menade att det förekommer att konserveringsateljéer snabbar på konserveringen genom att inte göra samtliga moment och på så sätt även kan hålla ner kostnaden. Enligt svaren i enkäten till mottagande museer uppger hälften av museerna att det är relativt vanligt att undersökarna vill lämna in okonserverade fynd. Vissa museer tar emot de okonserverade fynden medan andra inte gör det. Flera museer anger att de blivit mer restriktiva med åren. De som tar emot okonserverat material förvarar dem okonserverade i magasinen eller konserverar dem själva efter hand. Inget av museerna har uppgett vad som händer med de okonserverade fyndmaterial som de inte tar emot. Kontakten mellan undersökare och konservatorer verkar utifrån enkätsvaren, samtalen med referensgruppen och intervjuerna med konservatorerna ha ökat, men gäller fortfarande främst kostnader och inte om insamling och urval. Snäva urval kan leda till att fynd som borde bevaras och därmed konserveras inte blir det på grund av otillräckliga medel, något som även framfördes i den utvärdering som RAÄ gjorde av föreskrifterna 2012 (Verkställighetsföreskrifter för uppdragsarkeologi . Återrapportering av regeringsuppdrag. Rapport från Riksantikvarieämbetet 2012, s. 82). Det finns sålunda en oro för att undersökningarnas budget och då särskilt kostnader för konservering kan ha en avgörande betydelse för vad som kommer att införlivas i mottagande museers samlingar. En bristfällig dialog mellan undersökare och konservatorer kan också leda till att viktig information om fynden inte inkorporeras i rapporten. Främst på grund av att fynden lämnats till konservator i ett sent skede och att undersökaren inte varit medveten om den tid som behövs för att konservera fynden. Förslag till åtgärder återfinns på sidan 51-52. 33 Efterarbete PROBLEM Långa handläggningstider på FMIS leder till att ev. förändringar/tillägg avseende fornlämningsnummer ges i ett sent skede. Medför att undersökare eller mottagande museer måste registrera, sortera och etikettera om fynden. PROBLEM Inför fyndfördelning oklart om mottagande museum kan förvalta fynden på ett tillfredställande sätt PROBLEM Nuvarande praxis för fyndfördelning otidsenlig avseende fynd från historiska städer PROBLEM Strategi för vilka fynd som bör stanna i statlig ägo saknas PROBLEM Rapport över undersökningar med myntfynd remitteras till SHMM bl.a. för att införas i ett nationellt register. Kan leda till långa handläggningstider Beslut 2 kap 17§KML PROBLEM Lång handläggningstid av fyndfördelningsärenden leder till att fynden blir kvar hos undersökare efter avslutat uppdrag. Kan medföra att fynd måste omkonserveras. FMIS ta emot rapport Rapport med fynd till Kmf för fyndfördelning Fynden ordnas efter mottagande museums anvisningar Levererar fynd till mottagande museum Tar emot fynd, digitala fyndlistor Accederar och tillgängliggöra fynden PROBLEM Först i samband med fyndfördelningsbeslutet får undersökare reda på vilket museum som ska få fynden. Kan innebära omändring av registrering, sortering eller askar/gem, dvs. ökade kostnader PROBLEM Mottagande museer har problem att identifiera fynd. Mottagande museer kan inte återanvända info i fyndlistor. Mottagande museer får sällan information om fyndens kontext. PROBLEM Accessionen av fynden tar lång tid. Få fynd är tillgängliga på webben. PROBLEM Svårt att hitta info om till vilket museum fynden är förda Undersökare RAÄ Mottagande museum Långa handläggningstider på RAÄ Av avgörande betydelse för att fynden ska kunna bevaras på ett tillfredställande sätt är att fynden så fort som möjligt efter att de tagits ur marken förvaras på ett för dem så bra sätt som möjligt för att bromsa den ständigt fortgående nedbrytningen. Även efter det att fynden konserverats är det viktigt att vissa material förvaras i en speciell miljö. Därför måste fynden så snabbt som möjligt efter förstagångskonserveringen placeras i en god bevarandemiljö och detta kan oftast ske först efter att ett beslut om fyndfördelning/fyndöverföring fattats. Det är också först då fynden egentligen blir tillgängliga för forskare och allmänheten. 34 År 2010 inkom totalt ca 1000 nya undersökningsrapporter till RAÄ, både där fynd tillvaratagits och där inga fynd påträffats. En genomgång av ett 100-tal slumpvis utvalda rapporter med fynd visar att det tagit i genomsnitt ca 18 månader från det att rapporten inkommit från undersökarna till RAÄ för registrering i FMIS till dess att beslut om fyndfördelning/fyndöverföring fattats. Denna siffra ligger troligen dock något högre eftersom det bland de inkomna rapporterna från 2010 finns ett antal där ett beslut om fyndfördelning/fyndöverföring fortfarande inte fattats. För åren efter 2010 är det inte möjligt att ta fram en genomsnittlig handläggningstid eftersom det är alltför många rapporter med fynd där det ännu inte fattats något beslut. Det är därför svårt att säga om handläggningstidens längd är representativ även för dessa år, men förmodligen är den längre. Det kan dock konstateras att antalet undersökningsrapporter som det fattas beslut om årligen kan, av olika anledningar, variera mycket mellan åren. Att handläggningen av rapporterna tar lång tid på RAÄ för med sig att fynden blir kvar hos undersökare en lång tid efter det att undersökningen är avslutad och rapporten är godkänd och klar. I och med att alla undersökare inte har tillgång till optimala lokaler för förvaringen av fynden kan följden bli att de måste konserveras om redan 4-5 år efter förstagångskonservering. Naturligtvis är denna situation inte bra och kan allvarligt påverka fyndens möjlighet att bevaras, men det kan i sin tur även leda till att de icke-statliga museerna inte vill ta emot dessa fynd, eftersom de inte har resurser för en omkonservering. Resultatet kan istället bli att fynden måste överföras till ett statligt museum och kostnaden för en omkonservering hamnar hos dem. I de enkäter som skickades till undersökare kan även utläsas en annan skillnad mellan å ena sidan f.d. RAÄ/UV (nuvarande Arkeologiska uppdragsverksamheten/SHMM) och privata undersökare och å andra sidan de undersökare som ingår i en organisation som har ett mottagande museum. De undersökare som är kopplade till ett mottagande museum kan ofta använda museets lokaler både vid uppsorteringen av fynden och för förvaring av fynden till dess att de blivit fyndfördelade. Vissa museer införlivar även fynden i sina samlingar innan fyndfördelningsbeslutet kommit eftersom de vet att i övervägande delen av fallen kommer fynden att fördelas till dem. För f.d. RAÄ/UV och privata undersökare är situationen en annan och de måste själva hålla med lokaler där fynden kan förvaras innan ett beslut fattas så att det vet vart fynden ska lämnas. Att hålla med sådana lokaler kan innebära en merkostnad för dem. Av ekonomiska skäl transporteras de inte heller fynden till det mottagande museet direkt när de fått ett fyndfördelningsbeslut, utan de samlar ihop fyndbackarna från ett antal undersökningar innan de kör en transport. Någon undersökare uppgav att det kunde handla om de körde en samlad transport någon gång per halvår. 35 Erfarenheter från SHMM visar att det ofta kan rör sig om ett år eller mer från det att överföringsbeslutet fattats till dess att fynden lämnas till dem. Förslag till åtgärder återfinns på sidan 52-53. Råd till eller krav på fyndmottagande museer När RAÄ fattar beslut enligt 17 § 2 kap. KML förbinder sig de mottagande museerna att vårda de fyndfördelade fynden ”på ett tillfredsställande sätt”. Vad denna formulering egentligen betyder rent praktiskt har dock aldrig fastslagits. Vilka krav som bör ställas alternativt vilka råd som kan ges till ett mottagande museum för att säkerställa att de kan vårda fynden på ett tillfredsställande sätt har inte formulerats. Detta trots att det inför fyndfördelningsbeslutets fattande är viktigt att säkerställa att det museum som fynden ska tillförs verkligen kan vårda och bevara fynden för framtiden. RAÄ gör heller ingen tillsyn av de mottagande museerna och har därför ingen egentlig kunskap om fynden status och om de verkligen vårdas på ett tillfredsställande sätt. RAÄ har visserligen kontakt med museerna i frågor rörande förvaringsmiljöerna för fynden, inom ramen för sin informations- och rådgivningsverksamhet, men det har inte funnits några formulerade krav att hänvisa till i dessa kontakter. RAÄ har i nuläget heller ingen kontrollfunktion, men har tagit fram s.k. Vårda-väl-blad som finns att ladda ned från myndighetens hemsida, som stöd för föremålshantering i allmänhet. Förslag till åtgärder återfinns på sidan 53-54. Praxis för fyndfördelning De arkeologiska fynden finns idag spridda över Sverige på många museer. För att till viss del ändå hålla samman fynden och göra dem tillgängliga för alla brukare skapades tidigt en praxis, som fortfarande tillämpas idag, där alla fynd från samma fornlämningsnummer eller kvarter ska hållas samman på ett och samma museum. Inför varje beslut om fyndfördelning är det därför viktigt att det görs en efterforskning om huruvida några fynd från den aktuella fornlämningen redan fördelats till något museum. Att hålla samman fynden från en och samma fornlämning kan innebära problem i de fall delar av en fornlämning undersökts tidigt då fynden automatiskt överfördes till SHMM. De äldre undersökningarna omfattade ofta endast små delar av en fornlämning och fyndmaterialet blev därmed oftast inte så omfattande. Ändå kommer dessa tidiga, relativt få fynd att bestämma att även senare påträffade fynd, som vid en modern slutundersökning kan vara nog så omfattande, ska överföras till SHMM. Detta uppfattas av vissa museer som 36 ett problem då fyndmaterialets naturliga hemvist borde vara på det regionala museet, men hamnar i enlighet med praxisen hos SHMM. När det gäller fördelning av fynd från de historiska städerna, där ett enda fornlämningsnummer kan motsvara den historiska stadens hela utsträckning, används en annan praxis som innebär att fynden från ett och samma kvarter i dagens kvartersindelning hålls samman. Denna praxis har i vissa historiska städer inneburit att fyndmaterialet från staden är kraftigt uppdelat mellan ett regionalt museum och SHMM. I andra historiska städer är detta inget problem eftersom den absoluta merparten av fynden från fornlämningen finns på det regionala museet. Problemet när det handlar om de historiska städerna, där dagens kvarter inte alls behöver ha någon samstämmighet med de äldre kvarteren, är att fördelningen av fynden kan komma att skära rakt igenom viktiga strukturer som inte kommer att hållas samman. Vid undersökningar i dagens gatusträckningar kan det i vissa fall vara svårt att avgöra vart fynden ska fördelas då gatorna inte ingår i ett kvarter. Resultatet kan bli att fynden från kvarteret invid gatan fördelas till ett museum och fynden från undersökningar i gatan någon meter bort till ett annat museum. Denna praxis underlättar inte tillgängligheten till fynden och gagnar vare sig de som vill forska på ett material från en historisk stad, någon annan som är intresserad av det eller ett museum som vill ställa ut det. Den praxis som används har av vissa upplevas som något opraktisk, föråldrad och inte anpassad till de möjligheter som dagens digitala teknik kan ge. Det är till viss del riktigt och det vore önskvärt att kunna ta mycket mer hjälp av dagens teknik för att öka tillgängligheten till de arkeologiska fynden. Då det gäller fornlämningar utanför de historiska städerna, med praxisen att hålla samman fynden från en och samma fornlämning, är det något som med tiden skulle kunna ses över. För detta skulle det dock krävas att alla mottagande museer skulle ha sina arkeologiska fynd digitalt publicerade och tillgängliga. Alla användare skulle då kunna få en överblick över det arkeologiska fyndmaterialet oavsett var det rent fysiskt förvaras. Tyvärr är situationen ännu inte sådan och av enkäterna framgår det att det varierar en del mellan museerna i hur långt de hunnit när det gäller att publicera fynden digitalt. Att gå igenom en hel samling för att registrera och fotografera fynden för en digital publicering verkar inte, oftast av ekonomiska skäl, vara ett arbete museerna har möjlighet att prioritera. Förslag till åtgärder återfinns på sidan 54-55. 37 Statliga insamlingspolicys Enligt KML kan staten välja att behålla arkeologiska fynd i statlig ägo eller att överföra äganderätten till en icke-statlig aktör, vanligvis ett regionalt/kommunalt museum eller ett större kommunalt museum. Det är RAÄ som fattar detta beslut och det är idag tre statliga museer som förvaltar de statliga samlingarna – Statens historiska museer (SHMM), Statens maritima museer (SMM) och Lunds universitets historiska museum (LUHM). SHMM har sedan 2015 en ny insamlingspolicy och för den arkeologiska samlingen eftersöks nu arkeologiska fynd som kompletterar den befintliga samlingen. SHMM:s verksamhet syftar till att främja kunskap och intresse för Sveriges historia. SHMM:s samlande utgår från ett inkluderande kulturarvsbegrepp. Detta innebär att samlingen ska kunna belysa de breda och avgörande internationella kontakter som har format det Sverige vi ser idag samt rymma föremål som knyter an till olika samhällsprocesser och till en mångfald av mänsklig aktivitet över tid. Enligt enkäten till mottagande museer, har LUHM ingen insamlingspolicy, men en tydlig praxis. De vill ha alla arkeologiska fynd från Skåne förutom från städerna Lund och Malmö. När det gäller fynd från Skåne är fyndfördelningsproblematiken följaktligen relativt okomplicerad. SMM anger i enkäten att de har en tydlig insamlingspolicy. De vill ha fynd från en viss del av Stockholms skärgård, i övrigt anser SMM att det räcker att dokumentera lämningarna och fynden på plats utan att samla in dem. Det finns alltså en tydlig strategi för vilka fynd som de statliga museerna vill utöka sina samlingar med. I referensgruppens diskussioner och i vissa enkätsvar från mottagande museer framgår det att det finns en motsättning mellan regionala och statliga önskemål. Det finns en föreställning att staten vill äga de finaste fynden, dvs. praktfynden eller fynden som är tillverkade av exklusiva material och fynden som är unika. Förslag till åtgärder återfinns på sidan 55-56. Upphävande av fyndöverföringsbeslut Vid en fyndfördelning är det praxis att hålla samman fynden från en och samma fornlämning eller kvarter på ett och samma museum. Även om denna praxis använts under en lång tid finns det idag ändå fyndmaterial från en och samma fornlämning som är uppdelat på två olika museer. Ofta kan det röra sig om fynd från en fornlämning där delar undersökts tidigt under 1900-talet och då fynden automatiskt hamnade på SHMM. När kvarvarande delar av samma fornlämning senare undersökts har fynden från den senare undersökningen hamnat 38 på det regionala museet och fyndmaterialet har därmed blivit uppdelat. I dessa fall vore det önskvärt att fynden från fornlämningen fördes samman. Vid fyndfördelningen idag händer det också att det ibland upptäcks att det på SHMM finns ett fåtal fynd som kommer från en äldre undersökning av en fornlämning och som hör samman med ett större fyndmaterial från en modern undersökning av samma fornlämning. I dessa fall följs inte alltid praxisen att överföra fynden till SHMM, eftersom de redan har fynd från fornlämningen, speciellt inte om det regionala museet anhållit om fynden och det inte föreligger några andra hinder för en fyndfördelning till dem. Även i dessa fall kommer dock fynden från fornlämningen att delas upp mellan två museer. Förslag till åtgärder återfinns på sidan 56. Tillfoga, överföra och återanvända dokumentation I föreskrifter anges att undersökaren ska överlämna fynden till det mottagande museet och att fynden vid överlämnandet ska vara beskrivna, ordnade, registrerade och konserverade (KRFS 2013:3 23 §). Fynden bör vara registrerade i en fyndlista och beskrivas på ett sådant sätt att de lätt kan identifieras. Fyndhanteringsprocessen är idag komplex och omfattar många delaktörer och delmoment. De arkeologiska undersökningarna utförs av en mängd olika undersökare med olika dokumentationssystem för att registrera information om både fornlämningarna och fynden. Informationen om de arkeologiska undersökningarna och fynden bör hållas samman från början till slut, men detta fungerar inte idag. Inom det här utvecklingsområdet har vi identifierat flera olika sorters problem både i enkäterna och vid möten med referensgruppen: 1) Eftersom landets 21 olika länsstyrelser har separata diariesystem, så kan det teoretiskt sett finnas 21 arkeologiska undersökningar med samma diarienummer. Det finns alltså i dagsläget inget unikt diarienummer för varje undersökning. 2) Varje arkeologisk undersökning blir ett ärende hos flera olika aktörer, t.ex. hos länsstyrelsen, undersökaren, RAÄ och hos mottagande museum. Dessa aktörer ger ärendet en egen identitet, t.ex. ett nummer i det egna diariet. Det kan även vara så att olika händelser i ett och samma ärende får olika identiteter, t.ex. att länsstyrelsen tilldelar beslutet ett diarienummer och den färdiga rapporten ett annat. Det gör att undersökningen har flera olika identiteter och detta försvårar identifieringen i den komplicerade processen från beslut till slutförvaring av dokumentation och fynd. 39 3) Fynden registreras först av undersökaren i en databas. I enkäten till undersökarna framkom att det bland de tillfrågade användes sju olika programvaror för registrering av fynd, varav Intrasis och Excel är de som används mest. De mottagande museerna har ofta en annan databas, t.ex. Primus, Sofie, Museum Plus eller Carlotta. Är undersökarnas databaser inte kompatibla, kan inte fynden föras över från den ena databasen till den andra. I bästa fall går det att föra över informationen med hjälp av olika importverktyg. I värsta fall måste informationen registreras på nytt. Underkonsulter, t.ex. konservatorer som konserverar fynden, måste också kunna överföra fyndinformation från sin databas till undersökarnas och museernas databaser, vilket ytterligare komplicerar processen. 4) Den basinformation i fyndlisteform som undersökarna registrerar överensstämmer ofta inte med den basinformation som de mottagande museerna vill ha in. Detta medför merarbete för undersökarna som får göra om fyndlistorna för att anpassa dem efter respektive museums önskemål. Detta problem gäller i första hand för de undersökare som inte är knutna till ett mottagande museum. Är undersökningarna gjorda i det mottagande museets egen regi är fyndlistorna i regel utformade på det sätt som museet vill ha dem. 5) Museerna får i bästa fall basinformationen om fynden, men de har även ett stort behov av kontextinformation. Den senare följer dock inte alltid med fyndinformationen. Det kan även finnas annan digital information som det mottagande museet kan ha nytta av, till exempel fotografier, konserverings- och analysrapporter och osteologiska rapporter. Det är viktigt att även dessa medföljer överförandet av fynd- och kontextinformationen. 6) Många museers föremålsdatabaser är inte anpassade för arkeologiska fyndmaterial utan för mer traditionella museisamlingar. Detta gör att de arkeologiska fyndmaterialen inte kommer in i museets föremålsdatabaser överhuvudtaget eller att det tar mycket lång tid innan detta sker. Förslag till åtgärder återfinns på sidan 56-58. Fyndinlämning Efter avslutad undersökning ska undersökarna lämna in fynden till det museum som anvisats i fyndfördelnings-/fyndöverföringsbeslutet från RAÄ. Fynden ska vid överlämnandet vara beskrivna, ordnade, registrerade och konserverade samt förpackade så att de inte skadas (KRFS 2013:3 23 §). För att underlätta och effektivisera fyndinlämningen kan museerna upprätta anvisningar, som beskriver hur de vill att fynden ska lämnas in, samt utse särskild personal som arbetar med fyndmottagning. Detta kan vara särskilt viktigt om det mottagande museet tar emot fynd från flera olika undersökare. 40 Ungefär hälften av de tillfrågade muserna i enkäten har anvisningar för inlämning av arkeologiska fynd. Av dessa är det nio stycken som tydligt har använt SHMM:s anvisningar som mall, men dessa har på olika sätt anpassat anvisningarna till den egna verksamheten. Detta gör att anvisningarna ändå skiljer sig åt ganska mycket både i utformning och i innehåll. Drygt hälften av museerna har utsett en särskild person som ansvarar för mottagandet av de arkeologiska fyndmaterialen. Tio stycken museer har både anvisningar och en ansvarig person. Detta innebär att fem museer har anvisningar, men ingen ansvarig person och nio museer har en ansvarig person men inga anvisningar. Av de undersökare som ingick i enkäten var det endast sex av 28 som hade utsett en särskild person som ansvarar för att fynden lämnas in till det mottagande museet. Hos de övriga undersökarna är det respektive projektledare som ansvarar för fyndinlämningen. De museer som tar emot fyndmaterial både från egna och från andra undersökare uppger att de fyndmaterial som lämnas in från andra undersökare kräver en större arbetsinsats än de som lämnas in från de egna undersökarna. De behöver i högre grad packa om och byta etiketter när andra undersökare lämnar in. När det är fyndmaterial från museets egna undersökningar är dessa ofta redan ordnade så som museet vill ha dem. Ganska vanligt är dessutom att fynden från museets egna undersökningar redan är inlämnade och förvaras på museet i avvaktan på fyndfördelning. Det är bara drygt hälften av de mottagande museerna som har en särskild person som ansvarar för mottagandet av fynd på museet, vilket i vissa fall leder till att inlämningen försenas och att arbetet med att införliva de nya fyndmaterialen i samlingarna drar ut på tiden. En klar majoritet av undersökarna har inte heller en särskild person som ansvarar för fyndinlämningen till mottagande museer. Det är istället respektive projektledare som ska sköta inlämningen efter projektets slut. Detta medför att det är svårt att få rutin på inlämnandet och att risken för att fyndinlämningen inte uppfyller museets krav ökar. Förslag till åtgärder återfinns på sidan 59-60. SHMM:s nationella myntfyndsregister SHMM upprätthåller sedan länge ett nationellt register över ett stort antal av svenska kända myntfynd. Då RAÄ handlägger rapporter inför ett beslut om fördelningen av de mynt som framkommit vid en arkeologisk undersökning är det praxis att alla rapporter över undersökningar där mynt påträffats remitteras till SHMM. Dels för att de ska få kännedom om vilka mynt som framkommit vid undersökningen, dels för att de ska ha möjlighet att yttra 41 sig över om mynten är intressanta utifrån myndighetens insamlingspolicy och därför bör överföras till SHMM. RAÄ inväntar alltid svaret från SHMM innan handläggningen kan fortsätta. I vissa fall går det mycket snabbt att få ett svar, men i de fall då många remisser inkommit till SHMM kan det ta en betydande tid innan ett svar lämnas och handläggningen av ärendet kan återupptas. Förslag till åtgärder återfinns på sidan 60. Tillgängligheten till fynden på mottagande museer När fynden från en arkeologisk undersökning är inlämnade till ett museum vidtar arbetet med att införliva fynden i samlingarna och därmed tillgängliggöra dem för brukare av olika slag. Tillgängligheten kan vara både fysisk och digital. Fynden bör till exempel vara förvarade så att de är möjliga att återfinna, visa och använda. De bör också vara registrerade i någon form av databas, så att information om dem kan spridas digitalt och nå både interna och externa brukare. Idag tar det emellertid ofta lång tid innan de arkeologiska fynden är tillgängliga efter det att de lämnats in på det mottagande museet. Synpunkter som framkommit i enkäterna och vid referensgruppsmötena samt SHMM:s erfarenhet av tillgängliggörandet av fynd visar på en rad problem vad gäller tillgängliggörandet: Många museer har begränsade resurser och kan inte ta hand om de stora fyndmängder som lämnas in. Det kan ta flera år innan någon går igenom fynden rent fysiskt och informationen om fynden kommer in i museets databas. Detta får konsekvenser både internt och externt. Forskarna får inte information om fyndmaterialen när de söker i museets databas och kan därmed missa viktiga fyndmaterial i sin forskning, allmänheten får inte tillgång till informationen om att föremål från deras hembygd faktiskt finns och förvaras på ett museum och personalen på museet får inte heller kännedom om fyndmaterialen och de används därför inte heller i utställningar eller för lån. Enkätsvaren från de mottagande museerna visar att det generellt tar längre tid innan fynden är tillgängliga på museet om de lämnas in av andra undersökare än om de lämnas in av museets egna undersökare. Att ta hand om de förras fyndmaterial är i regel mer resurskrävande eftersom de i högre omfattning behöver sorteras och märkas om. Museerna har också mer problem med att tillgodogöra sig informationen i de externa undersökarnas digitala fyndlistor (se Tillfoga, överföra och återanvända dokumentation, s. 32). Att museerna har anvisningar för inlämnande av fynd förkortar inte heller nödvändigtvis 42 tillgängliggörandetiden, dvs. det finns ingen tydlig koppling mellan fyndanvisningar och snabbt tillgängliggörande. Enkätsvaren visar också att en mycket liten del av de arkeologiska samlingarna är tillgängliga på nätet via museernas databaser. För museernas övriga samlingar är läget annorlunda eftersom databaserna ofta är utformade för att passa just dem. De övriga samlingarna är i högre grad tillgängliga digitalt och på nätet. Ett skäl till detta kan enligt referensgruppen vara att delar av de arkeologiska samlingarna uppfattas som ointressanta och därför ibland får en lägre prioritet på museerna. En annan synpunkt som framkommit är att det är svårt att få information om till vilket museum fynden är fyndfördelade/fyndöverförda. I och med att beslut fattas först efter avslutat rapportarbete och förutsätter att den tryckta rapporten har skickats in till RAÄ, framgår det inte av rapporten till vilket museum fynden är fördelade/fyndöverförda. Detta innebär att intresserade forskare och allmänhet samt undersökare och museipersonal inte utifrån rapporten kan få information om var de kan få ta del av fynden. För att få den upplysningen måste de antingen ta kontakt med RAÄ eller med länsstyrelsen. De senare får alltid en kopia av fyndfördelnings-/fyndöverföringsbeslutet. Förslag till åtgärder återfinns på sidan 60-61. 43 Förslag till åtgärder Förslagen till hur de identifierade utvecklingsområdena bör åtgärdas kan delas in tre olika nivåer. Dels åtgärder som redan pågår på RAÄ och SHMM eller som är planerade att genomföras under det kommande året, Pågående och planerade åtgärder, dels rekommendationer som riktar sig till olika aktörer inom fyndhanteringsprocessen, Rekommendationer. Dessutom läggs ett förslag om förändring av 2 kap. 16-17 §§ KML, Förslag. Förslagen till åtgärder sammanfattas i inledningen av varje utvecklingsområde i en ruta. RAÄ har redan initierat två utvecklingsprojekt som har stor bäring på fyndhanteringsprocessen. Dessa två redovisas innan förslag till åtgärder för de enskilda utvecklingsområdena presenteras. Nytt fyndfördelningssystem Fyndfördelningen är en del av det uppdragsarkeologiska systemet, men har under de senaste 10-15 åren inte reviderats eller anpassats till dagens situation på samma sätt som övriga delar av systemet. Fyndfördelningen görs således utifrån samma principer som vid införandet under 1940-talet. I dagens system sker fyndfördelningen allra sist i den uppdragsarkeologiska processen, långt efter det att undersökningen är klar och rapporten godkänd. Detta innebär att det varken finns någon möjlighet för länsstyrelsen, undersökaren eller det mottagande museet att diskutera fyndens roll i den arkeologiska undersökningen eller dess hantering inför överlämnandet till museet. Det innebär också att fynden i många fall kommer att förvaras onödigt länge i en miljö som inte är optimal för deras bevarande, men även en ökad kostnad för vissa undersökare när de måste hålla med magasinslokaler för förvaringen av fynden till dess att de fått ett beslut om fyndfördelning/fyndöverföring År 2013 påbörjade RAÄ de första testerna av ett nytt fyndfördelningssystem och under 2014 pågick en testverksamhet i fyra län med sammanlagt fyra museer och ytterligare två län med sammanlagt fyra museer kommer att påbörja testverksamheten i början på 2015. Ytterligare län och museer kommer att involveras i testverksamheten som kommer att bedrivas även under 2015. Därefter kommer en utvärdering att göras innan systemet förhoppningsvis kommer att införas permanent. Tanken med det nya system som nu testas är att länsstyrelsen mycket tidigt i processen, redan i förfrågningsunderlaget, ska kunna ge ett förhandsbesked om till vilket museum fynden ska lämnas. Det slutgiltiga, formella beslutet om fyndfördelning/fyndöverföring måste 44 dock utifrån nuvarande lagstiftning även fortsättningsvis fattas av RAÄ, eftersom RAÄ är den enda myndighet som är bemyndigad att fatta dessa beslut. Det förhandsbesked som länsstyrelsen lämnar bygger på en tydlig, generell anhållan från de museer som önskar motta fynd, på samma sätt som vid dagens fyndfördelning. I sin anhållan ska museet uppge från vilket geografiskt område i länet som de är intresserade av att ta emot fynd och det är en vägledning för länsstyrelsen när de i förfrågningsunderlaget ska ange till vilket museum fynden ska lämnas. Att kunna ange ett geografiskt område som museerna önskar motta fynd från är en förutsättning för att systemet med förhandsbesked ska kunna fungera. Förutom museernas fyndanhållan ska länsstyrselsen även ta hänsyn till praxisen att hålla samman fynden från samma fornlämning på samma museum, likaväl som att beakta den insamlingspolicy som SHMM upprättat. Det är RAÄ som upprättar ett icke bindande förhandsbesked med de museer som önskar ta emot fynd. I förhandsbeskedet redogörs det bland annat för att RAÄ har för avsikt att fördela fynden till museet, men att de också har rätt att frångå förhandsbeskedet med anledning av vissa omständigheter. Vidare nämns att undersökaren för RAÄ:s räkning får lämna fynden till museet för förvaring innan ett beslut om fyndfördelning är fattat. För denna förvaring har museet ingen rätt att ta ut någon ersättning (se bilaga 4). När undersökaren genom förhandsbeskedet i förfrågningsunderlaget fått kännedom om till vilket museum som fynden ska lämnas, ska de ta kontakt med detta och informera sig om hur museet vill att undersökaren ordnar, etiketterar, registrerar m.m. fynden för att överlämnandet till museet ska kunna gå på ett så smidigt och resurseffektivt sätt som möjligt. Museet ska också ha möjlighet att tillsammans med länsstyrelsen och undersökaren delta i diskussionerna kring fynden från den aktuella undersökningen samt meddela om museet eventuellt har önskemål om att en specifik fyndkategori ska samlas in för att kunna användas i utställningar eller i den pedagogiska verksamheten. Skulle situationen uppstå att två icke-statliga museet skulle vara intresserade av att ta emot samma fyndmaterial, en situation som endast kan uppstå i Norrbottens län, måste länsstyrelsen föra frågan vidare till RAÄ som avgör vart fynden ska fördelas. Även de statliga museerna kan lämna synpunkter på det förhandsbesked som länsstyrelsen meddelat och också i dessa fall är det RAÄ som avgör vart fynden ska lämnas. När undersökaren är klar med sin undersökningsrapport och den godkänts av länsstyrelsen kan de direkt lämna över fynden till det mottagande museet, utan att något formellt fyndfördelningsbeslut är fattat och fynden kommer då att snabbare än idag hamna i en för dem gynnsam miljö. När så handläggningen på RAÄ är klar fattas det formella 45 fyndfördelningsbeslutet och en kopia på detta skickas till länsstyrelsen, museet och undersökaren. Ursprungligen var det länsmuseer, vars uppdrag var att spegla länets historia, som anhöll om fyndfördelning och det var en självklarhet att de önskade ta emot fynden från samtliga undersökningarna som utfördes i deras län. Idag är museisituationen en annan och långt ifrån alla museer anhåller om fynden från ett helt län. Idag fördelas fynd till totalt 29 museer, frånsett de statliga museerna dit fynden överförs och förvaltas för statens räkning. Av dessa har elva en geografisk anhållan som gäller fynd från samtliga undersökningar som utförs i länet, oavsett vilken undersökare som utför dem. En geografisk anhållan har även de tio museer som specificerar från vilka fornlämningsområden eller socknar i länet som de önskar ta emot fynd, oavsett vilken undersökare som utfört undersökningarna. Den tredje gruppen i sammanhanget utgörs av åtta museer som har en anhållan som inte kan knytas till något specifikt geografiskt område, vare sig fornlämningsområde eller socken, utan i de flesta fall anhåller de om fynden endast från de undersökningar som museets egen arkeologiska avdelning utfört. I en upphandlingssituation framgår det först efter att upphandlingen genomförts vem som kommer att utföra en undersökning och det är därför inte möjligt att ge ett förhandsbesked i förfrågningsunderlaget och, som det är tänkt, då kunna diskutera både fyndfrågorna och museets fyndhantering. Denna grupp museer är därför svårare att inlemma i det nya fyndfördelningssystemet. Av de museer som nu provar det nya systemet är tre sådana där museet anhållit om fynden från samtliga i länet utförda undersökningar, oavsett vilken undersökare som utfört dem, medan ett museum anhållit om fynden från samtliga undersökningar som utförts i ett specifikt fornlämningsområde (Stockholm stad). Bland de museer som kommer att påbörja en testverksamhet finns tre museer från samma län, men där de har en sig sinsemellan tydlig uppdelning av från vilka delar av länet de önskar ta emot fynd. I samtliga fall har de museer som valts ut för testverksamheten valts just utifrån att det är mycket lätt att geografiskt avgränsa från vilket område de anhåller om fynd. Hittills har de reaktioner som kommit från de museer och länsstyrelser som testar det nya systemet varit positiva. Endast i ett fall har en länsstyrelse påtalat problem med att få klarhet i vart fynd från en tidigare undersökt fornlämning har fördelats. Detta problem är mer påtagligt i vissa län än andra och är något som måste lösas. Ännu har ingen rapport från en undersökning som ingår i det nya systemet inkommit till RAÄ för den slutliga, formella fyndfördelningen. 46 Det nya system som nu testas är inte specifikt anpassat till RAÄ:s handläggning av dessa ärenden, utan kan lätt tas över och drivas vidare av någon annan part, förslagsvis SHMM. DAP - Digital arkeologisk process Med start 2014 driver RAÄ med utgångspunkt i ett uppdrag från regeringen ett femårigt programarbete med beteckningen DAP - Digital Arkeologisk Process. Programmet syftar till att genom förändringar och samordningsinsatser ökad kvaliteten, tillgängligheten och användbarheten hos den fornminnesinformation som skapas inom olika delar av den arkeologiska verksamheten för att ge nytta i hela samhällsbyggnadsprocessen. I programmets målbild ingår såväl en överordnad informationsarkitektur som beskriver hur olika informationsmängder kopplas samman och spåras genom hela processen, som en teknisk plattform med lösningar som möjliggör registrering och informationshämtning mot den gemensamma infrastrukturen. Hur denna infrastrukturella målbild kan te sig på ett logiskt plan illustreras av bilden nedan. Observera att ”burkarna” under jordytan inte ska ses som separata system eller databaser. Bilden vill visa hur olika typer av information hålls samman men ändå integreras med andra informationsmängder samt hur dessa kan tillgängliggöras på ett sömlöst sätt mot olika aktörer och delprocesser ”ovanför jordytan”. 47 Arbetet inom DAP-programmet bedrivs inom ett antal genomförandeprojekt där fokus för tillfället är att utforma den grundläggande informationsarkitekturen. Denna kommer i sin tur att ligga till grund för utvecklingen av den tekniska plattform som påbörjas under 2015. Ett av programmets viktigaste mål är att skapa en helt ny nationell infrastruktur för kulturmiljöinformation. Som ses på bilden ovan är fynden och den grundläggande informationen om dessa en del av en sådan infrastruktur. DAP-programmet syftar med andra ord till att förbättra informationshanteringen inom den uppdragsarkeologiska processen, i vilken fyndhantering är en integrerad del. För att kunna utveckla och effektivisera fyndhanteringen, krävs således en förståelse för hur och var denna hänger ihop med den totala arkeologiska processen. Detta gäller inte minst för att åtgärda problem avseende informationsstruktur, informationsförsörjning och ansvarsfördelning. DAP-programmet tar ett sådant helhetsgrepp för att förbättra och samordna arkeologins information. Planering Länsstyrelsens anvisningar till undersökningsplanens fyndstrategi Pågående och planerade åtgärder: RAÄ avser att i Vägledningen för uppdragsarkeologi utveckla hur länsstyrelsen kan ge tydliga anvisningar och krav på fyndstrategier i undersökningsplanerna . De anvisningar och de krav som länsstyrelsen ställer i förfrågningsunderlaget angående utformningen av undersökningens fyndstrategi har stor påverkan på vilket fyndmaterial som samlas in, vilka prioriteringar som görs, vilka fynd som konserveras och vilka som eventuellt kasseras eller destrueras. För att ge råd och stöd till hur länsstyrelsen kan förtydliga sina anvisningar i förfrågningsunderlagen avser RAÄ utveckla avsnittet som berör arkeologiska fynd i Vägledningen för uppdragsarkeologi. En rekommendation är då att anvisningarna fokuserar på den enskilda undersökningen och framför allt ställa krav på att undersökarna ska redogöra för och motivera de val som de föreslår i fyndstrategin. Rutiner för hur undersökaren har för avsikt att hantera, registrera och dokumentera fynden kan med fördel redogöras för i de intresseanmälningar som undersökare årligen skickar in till länsstyrelser. Det bör även poängteras att fyndstrategin ska vara ett levande dokument som ska kunna kompletteras och ändras under genomförandet av undersökningen, viktigt är dock att eventuella förändringar kommuniceras med länsstyrelsen. 48 Om det mottagande museet i det aktuella länet har tecknat en överenskommelse med RAÄ har länsstyrelsen även möjlighet att diskutera fyndfrågor med museet inför upprättandet av förfrågningsunderlaget. Exempelvis kan länsstyrelsen då få råd och stöd i hur anvisningar avseende konservering bör utformas. En sådan dialog kräver dock att museet, om de även har uppdragsarkeologisk verksamhet, kan skilja på sina roller som museum respektive undersökare. Vid samrådsmötet med länsstyrelserna framförde flera av handläggarna att de arkeologer som arbetar med uppdragsarkeologi vid de mottagande museerna i vissa fall även arbetar med samlingarna och att det kan bli komplicerat för länsstyrelsen att ha en dialog med mottagande museum, speciellt i samband med ett anbudsförfarande. Insamling, selektion och kassering Pågående och planerade åtgärder: Det nya fyndfördelningssystem som RAÄ testar kommer att möjliggöra en dialog mellan länsstyrelsen, undersökare och mottagande museum kring frågor om insamling och selektion. Rekommendationer: Mottagande museum bör ta fram samlingsstrategier/insamlingspolicys för arkeologiskt material. Det nya fyndfördelningssystemet som RAÄ har på försök gör det möjlig för undersökare och mottagande museum att föra en dialog kring insamling och urval redan i samband med upprättandet av undersökningsplanen. Mottagande museum kommer då kunna framföra önskemål kring insamling och selektion av fyndmaterial. Fyndinsamlingen kan på så sätt komma att ske både för att besvara de vetenskapliga frågeställningar som undersökaren satt upp och utifrån mottagande museums behov av tillskott till sina samlingar. Ur perspektivet att museer har eller ser att de kan komma att få problem med att förvara arkeologiskt material, innebär det nya fyndfördelningssystemet att de redan i planeringsskedet har möjlighet att påverka vad som kommer att lämnas in till museet. Det bör dock poängteras att det är länsstyrelsen som genom sitt beslut avgör frågor kring insamling respektive selektering. Om undersökare och mottagande museum har olika uppfattningar är det länsstyrelsens uppgift att bedöma och slutligen bestämma vilka fynd som ska samlas in respektive selektera. Detta skulle i enstaka fall kunna leda till att museet väljer att avstå från ett fyndmaterial trots att en överenskommelse finns mellan dem och RAÄ, exempelvis om slagg visar sig vara av stort vetenskapligt intresse och således bör 49 sparas för framtiden. Länsstyrelsen bör dock alltid eftersträva att hitta en lösning som är godtagbar både utifrån ett vetenskapligt och mottagande museums perspektiv. För att underlätta dialogen om insamling och selektering bör samtliga mottagande museer ta fram samlingsstrategier/insamlingspolicys för arkeologiskt material. Att museerna synliggör såväl sina önskemål om tillkommande fyndmaterial som vilken typ av material de inte kan ta emot underlättar dialogen med länsstyrelse och undersökare, både på ett generellt plan och i samband med framtagandet av den enskilda undersökningsplanen. Länsstyrelsens krav inför tillstånd till forskningsundersökningar Pågående och planerade åtgärder: RAÄ avser att ta fram föreskrifter och vägledningar för 2 kap. 8 § KML avseende länsstyrelsens hantering av forskningsundersökningar. För att tydliggöra hur länsstyrelsen ska tillämpa 2 kap. 8 § KML angående bedömningar av ansökningar om forskningsundersökningar och vilka villkor som ska ställas, avser RAÄ att ta fram föreskrifter kopplade till denna lagparagraf. Föreskrifterna kommer att kompletteras med en vägledning som tydliggör vilka uppgifter som en ansökan bör innehålla avseende insamling, eventuell selektion, hantering, konservering, registrering, sortering och etikettering. Vid framtagandet av dessa föreskrifter och vägledning kommer föreskrifter och vägledningen för uppdragsarkeologi att utgöra en viktig utgångspunkt och de olika föreskrifterna och vägledningarna bör så långt möjligt vara samstämmiga i de delar som avser fynd. Genomförande Behov av nya fornlämningsnummer under pågående undersökning Pågående och planerade åtgärder: Den infrastruktur som tas fram inom det av RAÄ initierade DAP- programmet kommer att möjliggöra att nya fornlämningar registreras av undersökaren och får en unik identitet redan i fältsituationen. En av de grundläggande principerna för den nya infrastrukturen som kommer att tas fram inom DAP-programmet är att all information ska fångas vid källan. Det innebär att en nyidentifierad lämning bör registreras i basregistret i direkt anslutning till undersökningen. 50 Istället för den handläggning som idag görs på FMIS och som skapar flaskhalsar i processen, kommer DAP-programmet att genomföra en förändring, vilket innebär att undersökaren ges uppdraget att grundregistrera lämningar. Ett sådant förfarande skulle i princip undanröja det ”moment 22” som finns idag, där FMIS behöver den färdiga rapporten för att registrera nya lämningar, medan undersökaren behöver få lämningen registrerad för att kunna referera till dess identitet i rapporten. Här är det också på sin plats att poängtera att dagens process med den färdiga rapporten i fokus kommer att ersättas av ett mer dynamiskt informationsflöde, där även mer grundläggande arkeologisk information kommer att finnas tillgänglig utanför rapportens tolkningsramar. Länsstyrelsens tillsyn Pågående och planerade åtgärder: RAÄ avser att förtydliga länsstyrelsens tillsyn i Vägledningen för uppdragsarkeologi. Det nya fyndfördelningssystem som RAÄ testar ökar möjligheten för länsstyrelsen att tillse att de fynd som lämnas in till mottagande museer är ordnade, beskrivna och konserverade. Den tillsyn som länsstyrelsen bör göra avseende fynd kan ske på olika sätt. Vilka rutiner undersökaren har för hur fynden ska hanteras både i fält och under rapporteringsfasen bör ingå i de intresseanmälningar som undersökarna skickar in till länsstyrelsen i de län de är intresserade av att få uppdrag i. Dessa beskrivningar bör i flertalet fall kunna vara en tillräckligt grund för länsstyrelsens bedömning av undersökarens hantering av fynd. Fyndstrategin till den enskilda undersökningen behöver då bara, om det finns speciella omständigheter, tyngas av långa beskrivningar av rutiner. Det är dock viktigt att länsstyrelsen, när de gör fältbesök, även förhör sig om undersökarens hantering av fynden på den aktuella undersökningen. Länsstyrelsens tillsyn bör framför allt fokusera på en uppföljning av den insamling, selektion, konservering och eventuell kassering/destruering som finns redogjord för i fyndstrategin för den enskilda undersökningen. Oavsett om det görs i fält eller byråmässigt utifrån dokument som skicka in till länsstyrelsen eller per telefon, bör frågor kring fynden ingå bland de punkter som länsstyrelsen tar upp. RAÄ har tagit fram en mall för uppföljning av undersökningar i vilken ingår punkter om fynd och fyndstrategin som länsstyrelsen skulle kunna använda som en check-lista. 51 Ovanstående rekommendationer bör förtydligas i den av RAÄ framtagna Vägledning för uppdragsarkeologi. Det nya fyndfördelningssystemet innebär att länsstyrelsen kan ha en dialog med mottagande museum under hela undersökningens genomförande och också få information om när fynden lämnats in till museet och att de då är ordnade, registrerade och konserverade. Länsstyrelsen kan på så sätt försäkra sig om att undersökaren fullgjort sitt uppdrag i enlighet med beslutet. Konservering Pågående och planerade åtgärder: I förslaget till reviderade föreskrifter för uppdragsarkeologi anges att länsstyrelsen ska kunna undanta konservering vid prisjämförelsen i samband med ett anbudsförfarande. RAÄ avser att förtydliga och komplettera de delar i Vägledningen för uppdragarkeologi som berör konservering av fynd. RAÄ avser att ta fram riktlinjer för vilka moment som bör användas vid arkeologisk konservering. Kontakten mellan länsstyrelsen, undersökare och om möjligt med stöd av konservator behöver öka och då speciellt i planeringsskedet så att behovet av och eventuella urval inför konservering tydliggörs i fyndstrategierna. Kostnaden ska inte vara ett urvalskriterium och därför föreslår RAÄ i det förslag till reviderade föreskrifter som har remitterats att länsstyrelsen ska kunna undanta konserveringskostnaderna i samband med prisjämförelsen i ett anbudsförfarande. På så sätt kan en prispress av konserveringkostnaden undvikas och möjliggöra att samtliga fynd med konserveringsbehov också blir konserverade. Vidare bör länsstyrelsen ställa krav på att undersökarna ska bilägga eventuella offerter från konservator till undersökningsplanen. Det kan ses som ett bevis på att det förekommit någon typ av kontakt mellan undersökaren och konservatorn om än bara via mejl. En diskussion kring urval och konservering är framför allt viktig inför arkeologiska undersökningar där fyndmängden ofta kan bli stor. För att beräkningen av konserveringsbehov och diskussion kring insamling och eventuella urval ska kunna göras krävs att det vid förundersökningen har tagits tillvara ett representativt fyndmaterial. RAÄ 52 behöver förtydliga i Vägledningen för uppdragsarkeologi vad som krävs för att en förundersökning ska kunna ses som ett fullgott underlag ur ett fyndperspektiv. Trots ett bra underlag från förundersökningen kan oförutsedda fynd påträffas antingen som en betydligt större mängd fynd eller en typ som är kostnadskrävande ur konserverings synpunkt. I en sådan situation kan länsstyrelsen vända sig till RAÅ och äska bidrag ur anslaget 7:2 Bidrag till kulturmiljövård. För att säkerställa att konserveringen håller hög kvalitet avser RAÄ vidare att ta fram tydliga riktlinjer för vilka moment som alltid ska göras vid konservering av olika material. Eventuella brister som har sin upprinnelse i att hålla nere kostnaden kan undvikas genom att länsstyrelsen då kan kravställa i förfrågningsunderlaget att konserveringen ska ske enligt anvisningar från RAÄ. Kunskapen om konservering och dess metoder behöver förbättras både hos länsstyrelsen och undersökare. Att konserveringen kan ta sin tid är något som länsstyrelsen behöver ta hänsyn till i och med att det kan påverka när rapporteringen av en undersökning ska vara klar. Det är också viktigt att undersökarna har god kännedom om hur konserverade fynd bör hanteras i väntan på att de kan lämnas till mottagande museum. Dagens konserveringsmetoder ställer höga krav på att fynden förvaras i bra klimat. RAÄ avser även ur detta perspektiv komplettera Vägledningen för uppdragsarkeologi. Efterarbete Långa handläggningstider på RAÄ Pågående och planerade åtgärder: Den infrastruktur som tas fram inom DAP-programmet kommer att möjliggöra att nya fornlämningar registreras av undersökaren och att fynden kan ges en unik identitet redan i fältsituationen. Den handläggning som idag görs på FMIS kommer därmed att försvinna. Det nya fyndfördelningssystem som RAÄ testar innebär att undersökare kan lämna in fynden mottagande museum innan formella beslutet är fattat. De långa till handläggningstiderna på RAÄ det innan ett beslut om fyndfördelning/fyndöverföring fattas leder i första hand till att fynden riskerar att brytas ner snabbare. Vissa undersökare måste också ha tillgång till lokaler för magasinering av fynden till dess att de kan lämnas till ett mottagande museum, vilket kan innebära en merkostnad för dem. Problemet med de långa handläggningstiderna är idag i första hand en intern, organisatorisk fråga som måste hanteras av RAÄ för att få ett snabbare flöde i handläggningen. 53 Processen runt tilldelning av RAÄ-numret lyfts ofta fram som en av de värsta flaskhalsarna och hindren mot en effektiv hantering av fornminnesinformation. Genom att bygga en gemensam infrastruktur runt information och teknik kan hela ansvaret för informationsregisterringen flyttas till källan, dvs. den arkeologiska undersökningen. Att registreringen görs i samband med undersökningen kommer att innebära att dagens registrering på FMIS/Informationsavdelningen försvinner. Arbetet som görs inom ramen för DAP kommer att möjliggöra denna förändring genom en grundläggande teknisk utveckling som sedan kan genomföras även verksamhetsmässigt. Förhoppningen är att förändringen ska undanröja flaskhalsen och skapa möjligheter till full integrering av lämningsinformation till alla andra informationsmängder som den har relationer till i någon form. Vid en övergång till ett nytt fyndfördelningssystem kommer de långa handläggningstiderna inte att få samma påverkan på fyndens välbefinnande som idag. Det blir inte heller på samma sätt nödvändigt för vissa undersökare att ha stora lokaler för förvaring av fynden innan det formella fyndfördelningsbeslutet fattas. I och med att det finns ett förhandsbesked om till vilket museum fynden ska lämna direkt efter att undersökningen är klar kan fynden överlämnas och förvaras i en för dem gynnsam miljö fram till dess att det formella beslutet är fattat. Det bör dock poängteras att detta endast gäller för de län där ett beslut om förhandsbesked har kunnat upprättas med det mottagande museet. Råd till eller krav på fyndmottagande museer Pågående och planerade åtgärder: RAÄ avser att ta fram tydliga krav för att säkerställa att fynden vårdas på ett tillfredsställande sätt på mottagande museer. RAÄ avser att tillse att mottagande museer uppfyller de ställda kraven, bland annat med hjälp av ett självskattningsverktyg. Det finns ett behov av att formalisera de råd eller de krav som ska säkerställa att fynden vårdas på ett tillfredsställande sätt. Om de utformas som råd blir skrivningen enbart rådgivande och ingen kontroll görs. Om de utformas som krav kan det ske exempelvis i form av en kravlista eller i form av ett självskattningsverktyg. De mottagande museerna måste i så fall uppfylla de listade kraven för att få fynd fördelade till sig och kontroller måste utföras. Ett självskattningsverktyg som mottagande museer själva fyller i kan vara ett bra underlag för dialog med kravställaren. En kombination av både kravlista och självskattningsverktyg framstår som det bästa alternativet. 54 Dessa råd eller krav behöver inte enbart beröra de faktorer som säkerställer det fysiska välbefinnandet för fynden utan även administrativa eller organisatoriska faktorer som påverkar fyndens förvaring. Faktorer som påverkar fyndens tillgänglighet skulle också kunna ingå i kraven/råden. Om sådana krav tas fram måste det också klargöras hur dessa ska användas och vem som ska ha ansvaret för att föra en dialog med de mottagande museer som behöver förbättra olika sidor av samlingsförvaltningen. SHMM framstår som den bäst lämpade myndigheten att såväl kravställa som att tillse att mottagande museer kan vårda fynden på ett tillfredsställande sätt. En förutsättning är dock att rätten att besluta om fyndfördelning/fyndöverföring förs över från RAÄ till SHMM, vilket kräver en lagändring. Fram till dess att en sådan förändring kan göras av 2 kap. 17 § KML avser RAÄ att arbeta fram en kravlista och ett självskattningsverktyg. Dessa kommer att innehålla krav på bland annat personal, rutiner, riktlinjer och miljö. Arbetet utgår från en mängd olika dokument, bland annat SHMM:s lånekrav, som ställs på det lånande museet vid utlån av föremål, ”Benchmarks in Collection Care for Museums, Archives and Libraries. A Self-assessment Checklist”, Riksarkivets föreskrifter och ARCHES – standard och guide. Praxis för fyndfördelning Pågående och planerade åtgärder: RAÄ avser att införa en ny praxis för fördelningen av fynd från historiska stadslager. Idag tillämpas vid fyndfördelningen en praxis att hålla samman fynden från samma fornlämning eller kvarter på ett och samma museum. Så länge inte samtliga fynd finns publicerade och tillgängliga digitalt bör dagens praxis fortsatt gälla då det gäller fornlämningar utanför de historiska städerna. Det som skulle kunna ses över redan nu är att i de fall fynd från en tidigare undersökning av en fornlämning finns på SHMM skulle dessa i samband med en ny undersökning av fornlämningen kunna fördelas till ett regionalt museum tillsammans med de ”nya” fynden, i stället för att samtliga fynd skulle överföras till SHMM. Det finns de facto redan fyndmaterial från samma fornlämning som blivit uppdelat på SHMM och ett regionalt museum, genom tidigare fyndfördelningar och trots praxisen att hålla samman fynden från samma fornlämning, och skulle de båda museerna önska det skulle även dessa kunna slås samman genom en fyndfördelning. När det gäller praxisen för fördelningen av fynden från de historiska städerna är det något som kommer att ses över. Den praxis som används idag är inte funktionell och försvårar 55 tillgängligheten till fynden. En översiktlig genomgång av hur fördelningen av fynden från de historiska staderna ser ut från år 2000 och till idag visar att för merparten av dessa städer finns fynden från stadslagret till största delen på de regionala/kommunala museerna. För en handfull historiska städer är fynden från stadslagret mer uppdelade mellan två museer. Fortsättningsvis bör emellertid fynden från samtliga undersökningar som görs inom ett historiskt stadslager föras till det regionala/kommunala museet, om museet önskar det. Konsekvensen av en sådan förändrad praxis kan dock för vissa städer bli att fynden blir uppdelade på flera museer, en situation som eventuellt kan hanteras genom att fyndfördela material som idag finns på SHMM (se Upphävande av fyndöverföringsbeslut s. 46). Konsekvenserna av ett sådant förfarande skulle också bli att mycket av fyndmaterialet från de historiska städerna skulle förvaras på de regionala museerna och bli mer samlat och lättillgängligt för både forskare, allmänhet och museet samt finnas mer i anslutning till dess ursprung. Naturligtvis måste det finnas fyndmaterial från de historiska städerna även på SHMM och det är därför viktigt att de kan delta i en diskussion kring hur en eventuell reglering av dessa fyndmaterial bäst ska skötas. Eftersom SHMM har en överblick över vilka fynd som finns i deras samlingar, både när det gäller fynden från lämningar utanför de historiska städerna och från stadslagren i de historiska städerna, skulle en överflyttning av beslutsfattandet för fynden till SHMM kunna innebära att diskussionen kring dessa fyndmaterial skulle kunna skötas på ett smidigare sätt. Statliga insamlingspolicys Pågående och planerade åtgärder: RAÄ avser att använda SHMM:s insamlingspolicy som vägledande dokument vid bedömningen av vilka fynd som bör stanna i statlig ägo hos SHMM. SHMM avser att vidta åtgärder för att göra sin insamlingspolicy känd. SHMM har en ny insamlingspolicy som kommer att beslutas under 2015. Insamlingspolicyn kommer att bidra till att tydligheten och förutsägbarheten i fyndfördelningsprocessen har förbättrats. SHMM behöver sprida sin insamlingspolicy till alla mottagande museer så att SHMM:s nya roll som utgår ifrån användning av samlingarna i den publika verksamheten blir ordentligt känd 56 SHMM:s insamlingspolicy kommer att vara vägledande för RAÄ:s beslut om vilka fynd som bör stanna i statlig ägo. Merparten av fynden kommer dock även fortsättningsvis att fördelas i enlighet med de regionala museernas fyndanhållan. Upphävande av fyndöverföringsbeslut Pågående och planerade åtgärder: RAÄ avser att informera regionala/kommunala museer om möjligheten att anhålla om fyndfördelning av ett till SHMM tidigare överfört fyndmaterial. De fynd som överförs till ett statligt museum kan om staten finner det lämpligt senare fyndfördelas till ett icke-statligt museum. I de fall ett statligt museum förvaltar fynd som de i diskussion med ett icke-statligt museum finner vara lämpligare att det icke-statliga museet övertar kan det statliga museet inkomma till RAÄ med en anhållan om att fyndet fördelas till det icke-statliga museet. RAÄ prövar då anhållan på samma sätt som vid en ”vanlig” fyndfördelning. Detta förfarande utnyttjas mycket sällan, men då det tillåter en viss flexibilitet vad gäller besluten om fyndens placering vore det önskvärt att det användas oftare, eftersom det då gör det möjlig att föra samman tidigare uppdelade fyndmaterial. Även RAÄ bör beakta denna möjlighet, om det regionala museet är intresserad av det, och vid en fyndfördelning där det bedömts att ett fyndmaterial från en äldre undersökning av en specifik fornlämning inte bör styra en fyndfördelning av senare framtagna fynd från samma fornlämning och istället förhöra sig om det regionala museet även vill ta emot fynden från den äldre undersökningen. Det bör i sammanhanget påpekas att om det statliga museet önskar avyttra fynd till någon annan än ett museum, som ska vårda fyndet på ett tillfredställande sätt, är det något som RAÄ inte fatta beslut om, utan i det fallet måste museet vända sig till regeringen för att få tillstånd att avyttra fyndet. Tillfoga, överföra och återanvända digital information Pågående och planerade åtgärder: Inom ramen för DAP-programmet kommer ett nationellt undersökningsregister, en standard för basinformationen om fynd och lämningar samt en gemensam nomenklatur för sakord på basnivå att tas fram. För att komma tillrätta med problemen med att hålla samman informationen om undersökningarna och fynden från början till slut föreslås följande: 57 1) Ett nationellt undersökningsregister bör upprättas, där varje undersökning och varje fynd får en egen unik identitet i samband med fyndregistreringen i fält. Detta nationella fynd-ID följer sedan med fyndet genom hela processen och används också av de mottagande museerna. Inom ramen för DAP-programmet kommer en standard för identifiering och registrering av fynd att arbetas fram som möjliggör full spårbarhet via ett nationellt basregister där alla fynd finns representerade genom unika identiteter. Spårbarheten innebär att varje enskilt fynd ska gå att koppla till sin kontext, dvs. den lämning och den undersökning vid vilken det hittades. 2) Basinformationen om fynden bör standardiseras. Ett antal fält, t.ex. sakord, material, topografiska uppgifter och fyndidentitetsnummer bör vara obligatoriska i fyndlistorna. Detta bör tydliggöras i föreskrifterna för uppdragsarkeologi eller i de allmänna råden till dessa. Fyndsammanhanget, dvs. kontexten bör även kunna tillfogas fyndet vid registreringen för att undvika att fyndets sammanhang försvinner. Det nationella basregister som kommer att tas fram inom DAP- programmet kommer att göra det möjligt att ta ut fördefinierade fyndlistor ur ett gemensamt system och även att tekniskt överföra fyndens grundinformation direkt till det mottagande museets samlingssystem. Kravet från plattformen på museet blir att bibehålla fyndets ursprungliga identifierare för att möjliggöra spårbarhet gentemot andra informationsmängder som lämningar och annan undersökningsdokumentation. Om detta krav uppfylls, behöver museet inte heller hålla sådan relaterad information i egna system, utan kan nå denna vid behov genom den gemensamma informationsplattformen. 3) En gemensam nomenklatur för sakord på basnivå bör införas. Den skulle kunna vara på samma generella nivå som lämningstyplistan som finns kopplad till FMIS:s anvisningar för anmälan om fornlämning eller övrig kulturhistorisk lämning och som redan används av länsstyrelsen, undersökare och mottagande museer. DAP-programmet kommer förutom grundläggande information om lämningar, fynd och arkeologiska uppdrag även att identifiera ett antal informationsmängder med normativ eller klassificerande begrepp som används för att värdera, benämna, klassificera eller kategorisera t ex lämningar och fynd. Lämningstypslistan, materialguiden och den antikvariska värderingsmodellen är exempel på centrala sådana informationsmängder. För att få en enhetlighet i informationen måste även dessa informationsmängder klart 58 identifieras och definieras. Viktigt i dessa fall är även att utse vem som ansvarar för olika informationsmängder och som kan ta ägarskap för att förvalta den inom ramen för den nya plattformen. Ett exempel på liknande försök att upprätta en gemensam nomenklatur är KulturNav (htpp//:kulturnav.org), som är en webbplats för att skapa, förvalta och distribuera gemensam öppen terminologi och auktoriteter med fokus på behovet hos museer och andra kulturarvsinstitutioner. KulturNav är finansierat av Norsk kulturråd och utvecklat av KulturIT i samverkan med museer i Norge och Sverige. I museisystemet Primus är funktioner att abonnera på gemensam terminologi från KulturNav inbyggt. I Storbritannien finns det sedan 1996 en organisation som heter Archaeology Data Service (http//:archaeologydataservic.ac.uk) som har tagit fram standardiserade sakordslistor. Organisationen är knuten till olika universitet, the Council of British Archaeology och English Heritage. Erfarenheter från deras arbete skulle också kunna användas för att ta fram motsvarande sakordslistor här i Sverige. Det bör poängteras att DAP-programmet främst syftar till att underlätta för samhällsbyggnadsprocessen och kommer därmed inte att beröra behovet av att standardisera informationen om fynden hos mottagande museer. Som tidigare beskrivits innebär denna avgränsning att det kommer vara möjligt att lösa problem runt identifiering och registrering av lämningar och fynd som framkommer vid uppdragsarkeologiska undersökningar. Vidare kommer själva undersökningarna att få egna registeridentiteter, som gör att all information som skapas inom ramen för undersökningen hålls samman och blir spårbar. En konsekvens av denna avgränsning är att all hantering som sker efter det att undersökningen avslutats hos länsstyrelse och undersökare kommer att hamna utanför DAP-programmet. Det gäller bland annat den informationsöverföring som sker vid införandet av fynden i mottagande museers samlingar samt all övrig hantering av fynden efter att de lämnat undersökaren. DAP-programmet kommer följaktligen att reglera och skapa infrastruktur för den initiala fyndregistreringen, men inte för hur informationen överförs, berikas och förvaltas hos de mottagande museerna. 59 Fyndinlämning Pågående och planerade åtgärder: Det nya fyndfördelningssystem som RAÄ testar kommer att implementeras i flera län. Inom ramen för DAP- programmet kommer en standard för nationella fyndidentifierare samt principer för fysisk märkning av fynden i fält att tas fram som gör det möjlig att följa fynden genom hela processen och som kommer att kunna användas även på mottagande museer. Rekommendationer: De mottagande museerna bör ha anvisningar för fyndinlämning, tydliga interna rutiner för fyndmottagning samt om möjligt en ansvarig person som arbetar med detta. Undersökarna bör också ha tydliga rutiner för fyndinlämning samt om möjligt en ansvarig person som arbetar med detta. Enkätsvaren och samtalen inom referensgruppen har visat på vissa problem i samband med fyndinlämningen till de mottagande museerna. Dessa kan åtgärdas på följande sätt: Det nya fyndfördelningssystemet med förhandsbesked bör implementeras i flera län. Förhandsbeskeden gör att även alla undersökare kan lämna in fyndmaterial till mottagande museum innan fyndfördelnings-/överföringsbeslutet är fattat. Detta effektiviserar fyndinlämningen genom att plats frigörs hos undersökarna och genom att fynden snabbare förvaras i magasin med bra klimat. Detta är vanligt redan idag, men då mest i de fall då undersökarna är knutna till ett mottagande museum och har tillgång till museets magasin. DAP- programmets nya nationella infrastrukturen kommer att ta fram en modell med en central unik identifierare (ett nationellt fynd-ID) för varje fynd som skapas redan vid undersökningen. En fysisk märkning som görs vid grundregistreringen i fält skulle kunna byggas på denna identifierare. Om möjligheter skapas för denna unika identifierare och om den kan föras vidare genom teknisk integration in till det mottagande museets samlingssystem, skulle avsevärda besparingar möjliggöras samtidigt som en större flexibilitet och spårbarhet skulle öka kvaliteten i informationen. Samtliga mottagande museer bör ha tydliga anvisningar för hur inlämnandet av fynden ska gå till, eventuellt med SHMM som förebild. Detta underlättar både för undersökarna och för de mottagande museerna och gör att inlämningen går smidigare. 60 Både undersökare och mottagande museer bör om möjligt ha en ansvarig person som arbetar med inlämning/mottagning av fynd. På så sätt skapas en kontinuitet i arbetet och inlämningen sker på ett snabbare och effektivare sätt. SHMM:s nationella myntfyndsregister Pågående och planerade åtgärder: SHMM avser att informera länsstyrelser och undersökare om myndighetens framtagna insamlingspolicy samt det nationella myntfyndsregistret. RAÄ avser att komplettera förslaget till föreskrifter för uppdragarkeologi med en skrivning om att undersökare ska skicka ett exemplar av rapporten till SHMM om myntfynd har framkommit vid undersökningen. För att upprätthålla det nationella myntfyndsregistret bör SHMM:s intresse av att få information om fynd av mynt tillgodoses. SHMM:s insamlingsstrategi tydliggör vilka typer av mynt som bör stanna i statlig ägo. I de fall mynt framkommit vid undersökningen föreslås att undersökaren skickar ett exemplar av rapporten till SHMM för att kunna upprätthålla det nationella myntfyndsregistret. Ett sådant förfarande bör inkluderas i det förslag till föreskrifter för uppdragsarkeologi som förnärvarande är ute på remiss. Tillgängligheten till fynden på mottagande museer Pågående och planerade åtgärder: DAP-programmet kommer att ta fram lösningar som möjliggör för en mer effektiv fynd- och fyndinformationsöverföring till mottagande museer. Rekommendationer: Mottagande museer bör initialt ta fram strategier för digitalisering av sina arkeologiska samlingar och därefter satsa resurser på en ökad digitalisering. Det finns idag brister vad gäller tillgängligheten till de arkeologiska fynden hos mottagande museer. För att öka graden av tillgänglighet till fynden föreslår vi flera olika sorters åtgärder: 61 1) Genom att använda digitala undersöknings- respektive fynd-ID:n kommer processen att gå snabbare, dubbelarbete kan undvikas och både fynden och fyndinformationen blir snabbare tillgängliga. Om undersökare och mottagande museer kan enas kring en standardiserad basinformation om fynden, så bör också överföringen av information från undersökarna till mottagande museer på ett mer ”sömlöst” och smidigt sätt kunna integreras i museernas databaser. En mer fyllig digital information om fynden och deras ursprungliga kontext gör det också lättare att återskapa magin från fältsituationen, t.ex. i utställningssammanhang. DAP-programmet kommer kunnat möjliggöra detta genom den nya sammanhållande infrastrukturen där relaterad information från olika källor hålls samman genom unika identiteter och verksamhetsregler. 2) Mottagande museer bör tillsätta tillräckliga resurser för att löpande ta om hand de fynd som lämnas in för att öka tillgängligheten till fynden. 3) De arkeologiska samlingarna är ofta omfattande och består av en mycket stor mängd fynd. Att digitalt tillgängliggöra samtliga dessa fynd är icke genomförbart och inte heller önskvärt i och med att det enskilda fyndet många gånger har ett lågt informationsvärde. Därför behöver de mottagande museer ta fram strategier för vilka delar av de arkeologiska samlingarna som bör digitaliseras, för att därefter kunna utöka tillgängligheten till dessa i lika stor utsträckning som till övriga digitaliserade samlingar 4) Se förslag till åtgärder under Fyndinlämning på sid 49 om DAP-programmet som möjliggörare för en teknisk integrering av fyndinformation mellan olika system och aktörer. 5) Med det nya fyndfördelningssystemet kommer det att finnas möjlighet att i rapporten föra in till vilket museum fynden kommer att föras med hänvisning till det förhandsbesked som länsstyrelsen angivit i förfrågningsunderlaget. Om det under pågående undersökning framkommer fynd som ett annat museum vill få fyndfördelat/fyndöverfört till sig ska frågan avgöras av den fyndfördelande myndigheten. Om frågan aktualiseras relativt tidigt under undersökningens gång bör ett sådant ställningstagande kunna göras i så god tid att information om mottagande museum kan infogas i rapporten även i dessa fall. I väntan på att det nya fyndfördelningssystemet kan införas i flera län kan eventuellt information om mottagande museum föras in i RAÄ:s digitala plattform Samla. Undersökarna ska redan idag ladda upp sin rapport i Samla och möjligen skulle en upplysning om mottagande museum kunna inkluderas i rapportens basinformation. 62 Utvecklingsområden på systemnivå Förslag till lagändring avseende fyndfördelning/fyndöverföring, inlösen/hittelön och gallring av fyndfördelat fyndmaterial Nuvarande reglering: 16 § Vid inlösen av fornfynd som enligt 4 § är hembudspliktigt skall ersättning utgå med ett belopp som är skäligt med hänsyn till fyndets beskaffenhet, för föremål av ädelmetall dock minst motsvarande metallvärdet efter vikt, uppräknat med en åttondel. För fornfynd får även särskild hittelön lämnas. Frågor om inlösen, ersättning och hittelön prövas av Riksantikvarieämbetet. 17 § Riksantikvarieämbetet får genom fyndfördelning överlåta statens rätt till fornfynd på museum som åtar sig att vårda det i framtiden på ett tillfredsställande sätt. Detta gäller även fartygslämningar som avses i 4 § fjärde stycket. Förslag: 16§ Vid inlösen av fornfynd som enligt 4 § är hembudspliktigt skall ersättning utgå med ett belopp som är skäligt med hänsyn till fyndets beskaffenhet, för föremål av ädelmetall dock minst motsvarande metallvärdet efter vikt, uppräknat med en åttondel. För fornfynd får även särskild hittelön lämnas. Frågor om inlösen, ersättning och hittelön prövas av Statens historiska museer. RAÄ är idag en aktör i fyndhanteringsprocessen genom hanteringen på FMIS och av fyndfördelnings-/fyndöverföringsärenden. Flera av de utvecklingsbehov som har identifierats 17§ Statens historiska museer får genom fyndfördelning överlåta statens rätt till fornfynd kan till sig moment som RAÄ om det nya sätt. påhärledas museumtillbaka som åtar att förvalta det i ansvarar framtidenför. på Även ett tillfredsställande fyndfördelningssystemet och DAP-programmets arbete kommer lösa många av de behov som idag finns i processen, kvarstår att RAÄ:s inblandning i fyndhanteringen leder till att Detta gäller även fartygslämningar som avses i 4 § fjärde stycket. processen fortsatt kommer vara uppdelad på fler aktörer än vad som är nödvändigt. Genom att reducera antalet aktörer ökar möjligheten att effektivisera hela fyndhanteringsprocessen. Det är SHMM som tar hand om de fynd som fortsatt ska ägas av staten och därmed ska bevaka statens intressen. Det är därför lämpligt att myndigheten också fattar beslut om fyndfördelning. 63 Att överföra beslutsfattandet avseende fyndfördelning till SHMM skulle ge myndigheten möjlighet att få en överblick över vad som händer inom svensk arkeologi och vilka fyndmaterial som tas fram, något som saknas idag. En sådan omvärldsbevakning är nödvändig för att SHMM ska kunna komplettera sina samlingar på ett sätt som är förenligt med myndighetens insamlingspolicy. Myndigheten besitter även en god kompetens för att både vara rådgivande till de mottagande museerna, kravställa och utöva tillsyn över fyndförvaltningen på museerna. Genom diskussioner med de mottagande museerna inom ramen för tillsynsprocessen skulle SHMM:s roll som rådgivande för dessa museer blir mer dynamisk, innehållsrik och offensiv. Redan idag föreskriver SHMM:s instruktion att myndigheten ska verka rådgivande och stödjande för regionala museer. Denna roll skulle fyllas med ett mer konkret och bestämt innehåll om SHMM utövade tillsyn inom ramen för fyndfördelningsprocessen. RAÄ och SHMM bedömer att en överföring av beslutsfattandet till SHMM kan förkorta dagens ledtider, förbättra planeringsförutsättningarna och förenkla kommunikationsvägarna och på så sätt skapa snabbare och mer kostnadseffektiva flöden. Samtidigt förstärks SHMM:s roll som central nod för förvaltningen av arkeologisk fynd – en statlig aktör med nationell överblick och med möjlighet att agera föredömligt i olika frågor som rör förvaltningen av arkeologiska fynd. RAÄ kan också vid en överföring av beslut om fyndfördelning till SHMM renodla myndighetens granskande roll i enlighet med KML. Hanteringen av inlösens- och hittelönsärenden är intimt sammankopplade med fyndfördelningsprocessen, i och med att dessa ärenden alltid avslutas med ett beslut om till vilket museum de inlösta fynden ska fördelas eller överföras. Vissa av ärendena är komplicerade och kan kräva omfattande utredningar och inför ett beslut om fyndfördelning/fyndöverföring kan det därför finnas ett behov av att känna till och ha tillgång till det utredningsmaterial som tidigare tagits fram. Som en konsekvens av förslaget att föra över beslut om fyndfördelning/fyndöverföring till SHMM bör även beslut angående inlösen och hittelön föras till SHMM. 2 kap. 17 § KML har tolkats som att fyndfördelat material inte får gallras av mottagande museer. I förarbetena formuleras detta på följande sätt: ”Överlåtelsen får istället anses ha karaktär av ett civilrättsligt avtal, varigenom staten genom RAÄ förpliktar sig att överlåta sin rätt till ett visst fynd mot att motparten – museet – förbinder sig att inte avhända sig fyndet samt att vårda det på ett tillfredställande sätt” (Kulturminneslag – sammanförd och bearbetad lagstiftning om kulturminnen, Ds U 1987:9, s. 135). 64 Fynd som har överförts till SHMM, LUHM eller SMM är kvar i statlig ägo och kan däremot gallras. Idag är det vanligt att en viss selektering görs i fyndmaterialen redan i fält samt under rapportskrivningen, främst avseende massmaterial eller sentida föremål. Tidigare gjordes den typen av selektering emellertid mycket sällan. Detta innebär att det idag finns en hel del äldre arkeologiska fynd och då framför allt massmaterial på våra museer som med dagens synsätt har ett lågt informationsvärde och som de icke-statliga museerna skulle vilja ha möjlighet att kunna gallra. Massmaterial tar dessutom mycket plats i magasinen. I enkäterna till mottagande museer framgår att ett par av museerna redan på kort sikt har platsbrist och flera förutspår att de kommer att få problem på lång sikt. Problemet är väl känt bland museerna och, Centralmuseernas samarbetsråd och SHMM arbetar med frågan. I enkäten framgår vidare att endast ett fåtal museer har tagit fram riktlinjer för gallring av arkeologiska fyndmaterial, 6 av 28. Det är oklart huruvida detta beror på att museerna vet att de inte får gallra eller om det beror på att det inte finns något behov. En del museer anger dock att riktlinjer är under arbete, vilket kan tolkas som att önskemål om mer frekvent gallring finns. Detta önskemål har även kommit till uttryck i referensgruppen. På de icke-statliga museerna finns följaktligen ett önskemål om och behov av att kunna gallra i de äldre arkeologiska samlingarna, men för att möjliggöra det krävs en ändring i 2 kap. 17 § KML. Därför föreslås att ordet vårda byts ut mot förvalta i den nämnda bestämmelsen. Förvalta betyder att sköta eller ta hand om. Det som ska tas hand om är de samlade fynden från en arkeologisk undersökning. Det betyder bland annat att fynden ska förvaras på ett sådant sätt att de inte förstörs och att de omkonserveras, om det behövs. Det betyder också att de fynd som har lågt informationsvärde ska kunna gallras. Om alltför många fynd med lågt informationsvärde sparas minskar det möjligheterna att ta hand om de fynd som är angelägna att bevara. I samband med en eventuell lagändring avser RAÄ att ta fram föreskrifter och allmänna råd för hur en gallring bör genomföras för att säkerställa att det sker på ett genomtänkt, säkert och likartat sätt på museerna. Det finns redan idag en rad dokument som kan användas som stöd vid ett gallringsförfarande. Bland annat har SHMM tagit fram en gallringspolicy och Riksförbundet Sveriges museer har översatta gallringsdokumentet från brittiska Museums Association, ”Disposal Tool Kit”. Det senare dokumentet beskriver gallringsprocess och dokumentation noggrant och diskuterar ingående alternativa användningsområden. Det tar även upp hur gallringsbeslut kan kommuniceras och hur beslut om gallring kan komma att påverka ett museums varumärke. 65 Ekonomiska konsekvenser av lagförslaget En överföring av besluten om fyndfördelning innebär att SHMM tillförs nya uppgifter. Detta bör leda till en överföring av resurser från RAÄ till SHMM. Det är dock svårt att nu bedöma hur stor denna uppgift är för SHMM. Idag hanteras fyndfördelningsärenden av båda berörda myndigheterna vilket leder till en ineffektiv process. Överföringen bör alltså innebära en rationalisering för staten som helhet. Det pågår också, som nämnts, utvecklingsarbeten som kommer att effektivisera processerna. Myndigheterna avser att komma överens om resursöverföringen och att återkomma till regeringen i samband med att förändringen görs. Förändrade roller för övriga aktörer De två projekt som RAÄ har initierat, DAP-programmet och det nya fyndfördelningssystemet, kommer som tidigare redovisats att kunna åtgärda många av de problem och behov som finns idag inom hanteringen av arkeologiska fynd och bidra till ett bättre flöde genom hela den uppdragsarkeologiska processen. Inom ramen för DAP-programmet kommer det att vara möjligt att systematisera informationen om fynden så att den kan utökas, överföras och tillgängliggöras utan att den behöver registreras eller struktureras om. De förenklingar och effektiviseringar som då uppnås bör kunna resultera i att de flaskhalsar som idag finns kan minimeras. Det nya fyndfördelningssystemet kommer att möjliggöra en dialog kring fynden genom hela processen, från planering till inlämnandet av fynd till mottagande museum, och bidrar på så sätt till att göra processen mer förutsägbar för samtliga inblandade aktörer. Vid en eventuell lagändring kan systemet med fördel övertas av SHMM som då blir den part som upprättar förhandsbesked med mottagande museer. Grunden för ett sådant förhandsbesked är att museerna är intresserade av att ta emot fynd från samtliga undersökningar utförda i hela länet eller inom ett tydligt geografiskt område, detta oavsett om fynden kommer från undersökningar som museerna själva har utfört eller om de är framtagna av en annan undersökare. Om det mottagande museet endast är intresserade av att få de fynd tilldelade till sig som har framkommit på undersökningar som museet själv har utfört försvåras möjligheten till förutsägbarhet, speciellt om undersökningen är föremål för ett anbudsförfarande. Av de sammanlagt 31 olika museer som RAÄ idag fyndfördelar/fyndöverför fynd till tar fem museer bara emot fynd från egna undersökningar. Därtill kommer ytterligare tre museer som kan tänka sig ta emot från andra undersökare, men först efter att de själva anhållit eller RAÄ tillfrågat dem om fyndmaterialet. För dessa sammanlagt åtta museer tillika län kommer ett 66 införande av det nya fyndfördelningssystemet att bli mer komplicerat i och med att effekterna av en tidig dialog mellan de involverade parterna inte kommer att kunna uppnås. Vid anbudförfaranden skulle länsstyrelsen eventuellt som en upplysning kunna ange till vilket museum fynden ska föras. För de museer som vill blir tillfrågade om fyndmaterial kommer det nya fyndfördelningssystemet inte överhuvudtaget vara tillämpligt. Många av dagens problem kring processen som för införandet av fynd i museernas samlingar kommer att kvarstå för dessa museer och för SHMM som får fynden förda till sig först efter det att beslut fattats om fyndfördelning/fyndöverföring. Hur de mottagande museerna ser på sin roll utifrån ett samlingsperspektiv och som aktör inom det uppdragsarkeologiska systemet är sålunda av stor betydelse. Grunderna till dagens system för fyndfördelning skapades i början på 1940-talet då antalet arkeologiska undersökningar inte var tillnärmelsevis lika många och omfattande som idag. Bakgrunden till 1942 års Fornminneslags reglering av fyndfördelningen var en vilja att fynden skulle tillföras de regionala museerna, så att de kunde bygga upp egna samlingar och på så sätt uppfylla sin uppgift att ge en fullödig bild av regionens kulturhistoriska utveckling. Idag är läget ett helt annat, ca 1 200 undersökningar utförs per år och ca 600 av dessa genererar fynd. De regionala museerna har olika organisationsformer, huvudmän och också syn på sitt uppdrag. Hur de arkeologiska samlingarna ska förvaltas, användas och utvecklas uttrycks sällan mer än i mycket allmänna ordalag (se bilaga 3). Att fortsätta bygga upp de arkeologiska samlingarna är inte lika självklart idag som då länsmuseerna bildades. De bakomliggande skälen till att vissa av de mottagande museer har en restriktiv inställning till vad de vill få fyndfördelade till sig kan vara flera. Att de inte vill ta emot fynd som andra undersökare grävt fram kan bero på att det kan vara tidskrävande och problematiskt att införliva dessa fynd i sina samlingar (se Tillfoga, överföra och återanvända digital information s. 31-32.). Den restriktiva hållningen kan också bero på ekonomiska faktorer, antingen i form av brist på personella resurser för att ta hand om fynden, brist på förvaringsyta eller en allmän ekonomiskt ansträngd situation. Även om så långtgående scenarier som ett upplösande av ett museums stiftelse eller förening till vilka museets arkeologiska samlingar är knutna, inte är aktuella så förekommer det idag att museer som har fått fynd fördelade till sig inte kan ta emot dem eller avsäger sig möjligheten att ta emot nya fyndmaterial. Om allt fler av dagens mottagande museer inte längre vill få fynd tillförda till sig eller bara vill ha ett visst urval, kommer en allt större mängd fynd att tillföras SHMM. SHMM kan då i förlängningen få rollen som ”centrallager” för arkeologiska fynd. 67 En sådan utveckling skulle föra med sig ytterligare problem bland annat för möjligheten att hålla ihop fynd från en och samma fornlämning. Nya fynd från en tidigare undersökt fornlämning skulle då överföras till SHMM, medan de äldre fynden finns kvar på det regionala museet. Konsekvensen blir då ett splittrat fyndmaterial som finns på två olika museer. Staten har inga möjligheter att upphäva ett tidigare fattat fyndfördelningsbeslut för att på så sätt hålla ihop fyndmaterialen. Däremot kan det mottagande museet göra en anhålla till staten om att fyndöverföringsbeslutet bör upphävas. Länsstyrelsen kommer med det nya fyndfördelningssystemet och de förändringar som DAP-programmet syftar till få en än mer tydlig kravställande och sammanhållande roll. I länsstyrelsens övergripande ansvar för en undersökning ligger att förvissa sig om att en dialog kommer tillstånd mellan mottagande museum och undersökaren, både initialt i planeringen men även under genomförandet av undersökningen. Den nya informationsinfrastrukturen som utvecklas inom DAP- programmet kommer att innebära att länsstyrelsen även ska ställa krav på enhetlig dokumentation och informationshantering. En stor del av ansvaret för den operativa kvalitetssäkringen av den arkeologiska informationen kommer också att vila på länsstyrelsen. Det nya fyndfördelningssystemet kommer för undersökarnas del att innebära en ökad kommunikation med mottagande museum kring både insamling, urval, hantering och dokumentation. Detta kommer ställa krav på en flexibilitet och lyhördhet från undersökarnas sida, men också ge en möjlighet att få stöd i fyndhanterings-och konserveringsfrågor. Dessutom kommer undersökarna att kunna lämna ifrån sig fynden så snart rapporten är klar och godkänd av länsstyrelsen. DAP-programmet och den nya informationsinfrastrukturen som utvecklas där kommer att ha en mycket stor påverkan på hur den digitala information som undersökarna tar fram ska struktureras och hanteras. En ökad standardisering av informationen om fynden kommer att underlätta sökbarheten och möjligheten att överföra data från undersökare till mottagande museum. 68 Bilaga 1. Enkät till länsstyrelsen För att få ett underlag till den initiala kartläggningen av behov och problem med den nuvarande hanteringen av arkeologiska fynd skickades en enkät med 12 frågor till samtliga länsstyrelser. Vissa av frågorna var utformade som ja/ nej- frågor medan andra krävde längre svar. Flera av ja/nej-frågorna innehöll även följdfrågor med önskemål om mer detaljerade beskrivningar. Enkäten avslutades med möjlighet att skriva övriga kommentarer och synpunkter. Samtliga 21 länsstyrelser besvarade enkäten. Några av länsstyrelserna har endast givit mycket kortfattade svar medan flertalet har skrivit mer utvecklade svar. Elva länsstyrelser har även valt att lämnat övriga synpunkter och kommentarer. Sammanställning av enkätsvaren Intresseanmälningar Enligt föreskrifterna för uppdragsarkeologi ska länsstyrelsen ha ett dokumenterat system för att skaffa sig kännedom om vilka undersökare som vill vara verksamma i länet (KRFS 2013: 3 6 §). Det system som flertalet länsstyrelser använder är att på sin webbplats inbjuda undersökare att inkomma med en intresseanmälning om att få utföra arkeologiska undersökningar i länet. För att tydliggöra vilka uppgifter länsstyrelsen behöver för sin bedömning av undersökarens lämplighet att utföra undersökningar hänvisar 13 av länsstyrelserna undersökarna att använda en förproducerad blankett. Övriga länsstyrelser anger att undersökaren i sin intresseanmälan ska redogöra för organisationens kompetens, erfarenhet och övriga kvaliteter och hänvisar även till 7 § i föreskrifterna, dvs. uppräkningen av vilka uppgifter som länsstyrelsen ska bedöma en undersökares lämplighet att utföra en undersökning. En av de uppgifter som ligger till grund för länsstyrelsen bedömning av en undersökares lämplighet är vilka rutiner undersökaren har för hantering och konservering av fornfynd. De förproducerade blanketter som vissa länsstyrelser har tagit fram efterfrågar också sådana rutiner. I den blankett som flertalet länsstyrelser använder ska undersökaren redovisa dels hur fynden förvaras såväl i fält som under rapportarbetet, dels vilka rutiner som undersökaren har vad gäller samråd med konservator och av konservering. I enkäten efterfrågades om länsstyrelsen kontrollerar att de intresseanmälningar som undersökare lämnade in innehåller rutiner för fyndhantering, såväl i fält som inne på kontoren. En följdfråga var hur länsstyrelsen gör om dessa uppgifter var ofullständiga. 69 Flertalet länsstyrelser, dvs. 16 stycken, angav att de kontrollerar att intresseanmälningarna innehöll rutiner för fyndhantering. De länsstyrelser som svarade nekande angav att kontrollen istället görs vid bedömningen av undersökningsplanen till varje enskild undersökning. På följdfrågan anger sju länsstyrelser att det hittills aldrig hänt att uppgifterna varit ofullständiga och nio att de då begär in kompletteringar. Bedömning av undersökningsplan Enligt föreskrifterna ska länsstyrelsen i det förfrågningsunderlag som de tar fram inför en arkeologisk undersökning ange att undersökaren i undersökningsplanen ska upprätta en fyndstrategi (1 1 § punkt 6). Fyndstrategin ska bland annat innehålla uppgifter om fyndhantering, motivering för tillvaratagande och selektion av fynd och urval til konservering (2 §). På frågan om länsstyrelsen brukar ha synpunkter på de förslag till fyndstrategi som undersökarna lämnar i samband med uppdrag som de fått på direktval svarar 2/3 av länsstyrelserna att de aldrig eller mycket sällan har haft några synpunkter. Tre länsstyrelser svarar ja och ytterligare fem svarar att de ibland har haft synpunkter. På följdfrågan i vilka avseende de har haft synpunkter har dessa främst rört insamlingen av fynd och urval till konservering. En länsstyrelse svarar kostnaden för konservering och ytterligare två har haft synpunkter på fyndhanteringen. Tillsyn och uppföljning I länsstyrelsens tillsynsansvar ingår enligt föreskrifterna att kontinuerligt följa upp att undersökningen bedrivs i enlighet med länsstyrelsens beslut (30 § punkt 1). Två av frågorna i enkäten rör vilken tillsyn länsstyrelsen gör angående hur fynden hanteras dels i fält, dels på kontoren under rapporteringsfasen. På frågan om tillsyn i fältsituationen svarar 13 länsstyrelser att de gör den typen av tillsyn även om mer än hälften av länsstyrelserna anger att de endast gör tillsyn i samband med större undersökningar. Sex länsstyrelser anger att de inte gör någon tillsyn av fyndhanteringen. På följdfrågan om hur de hanterar eventuella förekomster av brister i hanteringen svarar nio länsstyrelser att de då påtalat bristerna och att undersökare ska åtgärda dem. Enligt fem länsstyrelser har inga brister ännu förekommit. Avseende tillsyn av fyndhanteringen under rapportfasen anger endast tre länsstyrelser att de gör någon typ av tillsyn i form av regelrätta kontorsbesök, genomgång av fyndmaterial vid större undersökningar eller genom telefonkontakt. Ett län anger att ingen tillsyn görs idag men om en oprövad undersökare skulle anlitas kan det bli aktuellt. 70 Två enkätfrågor rör kontakten mellan länsstyrelsen och undersökarna med avseende på fynd och deras hantering under pågående undersökning. På frågan om undersökarna kontaktat länsstyrelsen för diskussion om eventuella förändringar av en undersöknings fyndstrategi under pågeånde undersökning, svarar flertalet länsstyrelser att de ibland eller i samband med enstaka undersökningar haft sådana diskussioner. Fem länsstyrelser anger att de aldrig haft anledning att diskutera frågan. Skälen till att behovet att förändra fyndstrategierna anges främst vara att oväntade fynd påträffas, fynd som i vissa fall påverkar den budgeterade konserveringskostnaden. Att fyndmängden blir större alternativ mindre än beräknat är också en vanlig orsak. Två länsstyrelser anger att orsaken även har varit en förändrad vetenskaplig inriktning av själva undersökningen. Sju länsstyrelser har angett vilka åtgärder som diskussionerna med undersökarna lett till och det vanliga är att en omdisponering av tid och kostnader görs inom ramen för undersökningens budget. En fördjupning av föregående fråga är frågan om undersökarna kontaktat länsstyrelsen under pågående undersökning angående urval av fynd som ska konserveras. Tio länsstyrelser svarar ja på frågan, sju ibland eller sällan och tre aldrig. Enligt föreskrifterna ska länsstyrelsen godkänna all skriftlig rapportering (27 §) och då även avseende redovisning av eventuella fynd. På frågan om länsstyrelserna kontrollerar om fyndlistor ingår i rapporterna svarar samtliga länsstyrelser att detta görs. Eventuella urval/selektering av fynd finns enligt 18 länsstyrelser oftast redogjorda för i rapporten och/eller fyndlistorna, de övriga tre menar att det kan variera. Ett av de sista momenten i den uppdragsarkeologiska processen är att fynden från en undersökning genom ett beslut om fyndfördelning/fyndöverföring ska tillföras ett museum. En kopia på dessa fyndfördelnings-/fyndöverföringsbeslut skickas även till länsstyrelsen så att de kan efterfråga om undersökaren har levererat fynden till det aktuella museet – först då detta är genomfört och dokumentationsmaterialet från undersökningen har lämntas till ett offentligt arkiv kan undersökningen anses vara avslutad. En fråga i enkäten berör hur länsstyrelsen hanterar kopiorna av fyndfördelnings-/fyndöverföringsbesluten. Mer än hälften av länsstyrelserna svarar att dessa kopior läggs till ärendeakten, fem länsstyrelsen anger att de sätts in pärmar alternativt läggs som arbetsmaterial i ett närarkiv. En länsstyrelse svarar att de sällan får sådana kopior, detta trots att RAÄ har som rutin att alltid skicka en kopia på besluten. 71 Forskningsundersökningar Enligt 2 kap. 8 § KML får länsstyrelsen lämna tillstånd till någon annan att genomföra en arkeologisk undersökning och oftast i forskningssyfte. Något förtydligande regelverk i form av föreskifter eller allmänna råd finns inte kopplade till denna paragraf i KML, men mycket i regelverket kring uppdragsarkeologi är även tillämpligt vid hanteringen av forskningsundersökningar. Detta gäller även hur fynd både samlas in, hanteras och eventuellt konserveras. Enkäten innehåller därför tre frågor kopplade till hur länsstyrelsen hanterar ansökningar om och följer upp forskningsundersökningar avseende just fyndhantering. Den första frågan gäller om ansökningarna brukar innehålla en redovisning av vilka fynd som den sökande avser att samla in och om de även avser att göra eventuella urval. Tio länsstyrelser anger att dessa uppgifter oftast finns redogjorda för i ansökan, åtta länsstyrelsen svarar att uppgifterna finns med ibland och fyra länsstyrelser svarar att uppgifterna oftast saknas. Av de länsstyrelser som svarar att uppgifterna saknas eller endast ibland finns redovisade begärde hälften in kompletteringar medan de övriga inte har gjort det. Nästa fråga gäller om ansökningarna innehåller redovisningar av hur den sökande avser hantera fynden i fält respektive under rapporteringsfasen. Sex länsstyrelser svarar att dess uppgifter finns med i ansökan, nio att uppgifterna ibland eller sällan finns med och resterande att de ofta saknas. Av de länsstyrelser som svarat att uppgifterna saknas eller bara ibland finns angivna begär endast några få länsstyrelser in kompletteringar. Den sista frågan om forskningundersökningar gäller om ansökningarna brukar redovisa att medel finns för konservering av fynd, svarar 18 länsstyrelser att medel brukar finnas. Två svarar att medel ibland finns. På följdfrågan om hur ofta medel för konservering finns avsatta, anger merparten av länsstyrelserna att de ställer krav på att det ska finnas medel för detta om det förväntas fynd med konserveringsbehov. Övriga kommentarer och synpunkter Åtta länsstyrelser har utnyttjat möjligheten att lämna ytterligare kommentarer och synpunkter. Två har gjort förtydligande av tidigare svar och en länsstyrelse skriver att de borde reflektera mer över fyndhantering när tid ges. Länsstyrelsen i Dalarna anser att deras ansvar för fynd och fyndhantering är begränsat till den enskilda undersökningens ambitionsnivå, planering, budget, fält och rapportanvisning och inte till den mer långsiktiga förvaltningen eller undersökarnas praktiska fyndhantering på kontoren. 72 Fyra länsstyrelser efterlyser nationella krav eller vägledningar. Jönköpings länsstyrelse efterfrågar nationella krav avseende rutiner för fynd som framkommer vid metalldetektering , länstyrelsen i Västra Götaland saknar vägledning kring hantering och handläggning av forskningsundersökningar. Länsstyrelsen i Örebro menar att frågor kring fyndhantering och fyndstrategi inte har någon framträdande roll i länsstyrelsen handläggning och att detta bland annat beror på att kunskapen i dessa frågor inte är tillräckligt hög hos handläggarna. Först när frågorna på allvar lyfts fram nationellt, dvs. hos RAÄ, kommer de också bli centrala i länsstyrelsens handläggning. Länsstyrelsen i Gävle menar att beslutet om fyndfördelning på sikt måste tas i samband med beslutet om undersökningen för att möjliggöra för undersökaren att anpassa exempelvis fyndlistor, databaser, etiketter och backar till de system som mottagande museum har. Enkätfrågor till länsstyrelsen Intresseanmälningar Fråga 1 I samband med att en undersökare lämnar in en intresseanmälan, kontrollerar ni då om undersökaren har rutiner för fyndhantering, såväl i fält som inne på kontoren? Vad gör ni om uppgifterna är ofullständiga? Bedömning av undersökningsplan Fråga 2 Brukar ni har synpunkter på förslagen till fyndstrategi som ingår i undersökningsplanerna i samband med direktval? Om ja – hur ofta och i vilket avseende, exempelvis insamling, konservering, hantering m.m.? Tillsyn och uppföljning Fråga 3 Vilken tillsyn gör ni av hur fynden hanteras i själva fältsituationen, exempelvis förvaring och säkerhet? Vad gör ni om det förekommer brister? Fråga 4 Vilken tillsyn gör ni av hur fynden hanteras under rapporteringsfasen, exempelvis förvaring och säkerhet? Vad gör ni om det förekommer brister? 73 Fråga 5 Hur ofta diskuteras förändringar av en undersöknings fyndstrategi under pågående undersökning. Om ja - vad är orsaken och vilka åtgärder leder det till? Fråga 6 Förekommer det att undersökarna kontaktar er under pågående undersökningar angående urval av fynd som ska konserveras? Fråga 7 Vid granskning av rapporter kontrollerar ni då om fyndlista finns? Fråga 8 Om eventuella urval/gallring av fynd har genomförts, brukar det anges i rapporten och i fyndlistan? Fråga 9 Länsstyrelsen får alltid en kopia på fyndfördelningsbeslutet, hur hanterar ni den? Forskningsundersökningar Fråga 10 Brukar ansökningar om att genomföra forskningsundersökningar innehålla en redovisning av vilka fynd man avser samla in och om man avser att göra eventuella urval? Om nej – begär ni då in kompletteringar och av vilken typ? Fråga 11 Brukar ansökningar om att genomföra forskningsundersökningar innehålla en redovisning av hur man avser hantera fynden i fält respektive under rapporteringsfasen? Om nej – begär ni då in kompletteringar? Fråga 12 Brukar det i ansökningar om att genomföra forskningsundersökningar finnas avsatta medel för konservering, om så behövs? Om ja – hur ofta? Övriga kommentarer och synpunkter: 74 Bilaga 2. Enkät till undersökare För att få ett underlag till den initiala kartläggningen av behov och problem med den nuvarande hanteringen av arkeologiska fynd skickades en enkät med 18 frågor ut till 34 undersökare och 30 av dessa valde att besvarade enkäten. Av de svarande ingick 23 stycken i en organisation som hade ett mottagande museum medan sju av undersökarna inte var knutna till någon sådan organisation. Ungefär hälften av frågorna var utformade som ja/nej-frågor, men där man också kunde lämna kommentarer. Den andra hälften utgjordes av frågor där det krävdes ett mer utförligt svar. Enkäten avslutades med möjligheten att lämna övriga kommentarer och synpunkter. Med några få undantag har undersökarna svarat på samtliga frågor. Sammanställning av enkätsvaren Rutiner Det första blocket i enkäten utgjordes av fem frågor där det efterfrågades vilka olika rutiner undersökarna eventuellt hade vid hanteringen av fynden, dels i fält, dels på kontoret. När det gällde rutiner för hur fynden bl a skulle förvaras, sorteras och etiketteras fanns sådana i stort sett hos alla undersökare och verkar inte utgöra något problem. När det gällde förvaringen och säkerheten för fynden i fält respektive på kontoret tycks de allra flesta undersökarna vara medvetna om att det på flera sätt är känsligare för fynden i fält. Därför har många av dem som rutin att regelbundet eller dagligen ta med fynden in från fält, både på grund av den miljön de förvaras i där och den högre risken för stöld. När ömtåliga fynd dock måste förvaras i fält sker det oftast i speciella miljöboxar och låsta containrar. När det gäller förvaring och säkerhet på kontoren har de undersökare som tillhör en organisation som har ett mottagande museum en fördel då de kan använda de faciliteter och magasin som finns på museet. Dessa lokaler är, både vad gäller miljön och säkerheten anpassade till förvaring av fynd och naturligtvis det bästa alternativet för fynden i väntan på fyndfördelningen. De undersökare som inte tillhör ett museum har i något fall angivit att de har fuktmätare i fyndförvaringslokalen, men någon möjlighet att reglera fuktigheten verkar inte finnas hos någon av dessa undersökare och det kan innebära att vissa fynd kommer att förvars i en för dem icke optimal miljö i väntan på fyndfördelningen. Blir den väntan alltför 75 lång är det naturligtvis till nackdel för fyndens bevarande och här finns alltså ett problem. Merparten av dessa undersökare nämner att lokalerna där fynden förvars är låsta och några har också larm. Sammantaget innebär det att förvaringen av fynden hos dessa undersökare inte är helt tillfredsställande och att den tid fynden förvaras där bör förkortas så mycket som möjligt. Vad gäller kassering av fynd i fält slänger ungefär hälften av undersökarna dessa i dumpmassorna eller återdeponerar dem på undersökningsplatsen. Merparten av de övriga lämnar inte alls selekterade fynd i fält utan lämnar materialen till en återvinningscentral eller dylikt. Ben från kyrkogårdar återbegravs i vissa fall. Att lämna selekterat material i fält kan innebära problem om dumpmassorna används som t.ex. fyllnadsmaterial och fynd dyker upp på en annan plats där man inte känner till dess ursprung. Den absoluta majoriteten av undersökarna har inte någon nedskriven policy för kassering av fynd, men verkar ha någon form av rutiner, som kan variera beroende på typ av undersökning, som man följer. Frågan om selektering och en policy för denna är viktig då en selektering endast får ske innan ett fyndmaterial fyndfördelats. Flera museer har uttryckt sin oro över att behöva ta emot t.ex. omfattande arkeologiska massmaterial som inte selekteras och som därmed kommer att upptar stora magasinsutrymmen. Registering Det andra blocket i enkäten utgjordes av tre frågor som berörde registringen av fynden. Samtliga dessa frågor belyser vilka problem det kan finnas när det gäller hur lätt/svårt det är för det mottagande museet att till sina databaser föra över uppgifterna från de fyndlistor undersökarna lämnar till dem. Idag kan det i värsta fall handla om mycket kostsamt extraarbete för museerna för att få in fynden i sin databas, vilket också påverkar hur snabbt fynden blir tillgängliga för allmänheten. På frågan om vilken programvara undersökarna använder för fyndregisteringen svarade ungefär hälften att de använder Intrasis. Bland de övriga använde många Excel eller Access, men även FileMakerPro, SOFI och Word förekom. Det fanns även ett exempel på att man anpassade registreringen till det museum som skulle ta emot fynden. En annan sak som också kan påverka hur smidigt det är att föra över fyndlistorna är vilka olika fält undersökarna registrerat uppgifter om fynden i. På frågan om vilka fält de använde spretade svaren högst väsentligt. 76 Den tredje frågan handlade om huruvida undersökarna hade tagit fram någon gemensam nomenklatur för fyndregisteringen, t ex för sakord, typ, material m.m. 18 av de svarande hade inte gjort det, medan elva hade gjort det. Flera svarade att de använde de mallar som finns i Intrasis eller en nomenklatur som någon annan upprättat. Flera svarade att en nomenklatur är under utarbetande för arkeologimodulen i registreringsprogrammet Primus. Ser man till helheten spretar svaren ganska mycket. Här tydliggörs att problemen inte är som störst när det gäller undersökare som är knutna till ett mottagande museum. De undersökarna vet ju hur museet vill att fyndlistorna ska utformas för att kunna tas in direkt i databasen. Se även under ”Inlämning av fynd till museum” Genomförandet av en arkeologisk undersökning Det tredje blocket i enkäten utgjordes av fem frågor som berörde situationen under fältarbetet. De två inledande frågorna handlade om undersökarnas eventuella kontakter med länsstyrelsen under pågående undersökning för diskussioner om dels förändringar av undersökningsplanens fyndstrategi, dels urvalet av fynd som ska konserveras. När det gäller kontakter med länsstyrelsen under pågående undersökning är det något som ungefär hälften av undersökarna har haft, men det sker inte särskilt ofta. Den allra vanligaste anledningen till kontakten är att undersökarna behöver diskutera konserveringskostnaderna och därmed omprioriteringar i undersökningsbudgeten. Diskussioner om urval av fynd sker mycket sällan. Den tredje frågan berörde undersökarnas eventuella kontakt med FMIS under pågående undersökning. Endast fem undersökare uppger att de haft kontakt med FMIS och att det då har rört sig om frågor om fornlämningens utbredning eller att de velat få nya objekt/fornlämningar registrerade. De två sista frågorna berörde vilken eventuell kontakt undersökarna haft med konservator och om en sådan brukar delta i fältarbetet. Ungefär hälften uppger att de har kontakt med konservator både innan, under och efter en undersökning. I övrigt varierar svaren och där efter kanske är mindre vanligt. Det är inte särskilt vanligt att en konservator deltar under hela fältarbetet, det händer bara någon gång, i stället kontaktar man en sådan om det skulle påträffas särskilt ömtåliga fynd. Om en konservator deltar under hela fältarbetet är det företrädesvis vid större undersökningar av t.ex. gravfält, men även vid undersökningar av historiska stadslager och bytomter. Två undersökare skriver att de i anbud haft med kostnaden för en konservator under hela fältarbetet, men då inte vunnit upphandlingen. 77 Inlämning av fynd till museum Det fjärde blocket i enkäten utgjordes av fem frågor som berörde situationen när fynden ska lämnas in till ett mottagande museum. Den första frågan handlade om huruvida undersökarna har någon speciell person som ansvarar för att fynden lämnas till det museum som de fyndfördelats till. Merparten av undersökarna svarar att de inte har någon speciell person som ansvarar för fyndens inlämnande, utan att det i de flesta fall är projektledaren som gör det. I några fall svarar man att fynden redan är överlämnade till museet eftersom det görs direkt när undersökningen är klar och de vet att fynden kommer att fyndfördelas dit. Den andra frågan handlade om huruvida någon undersökare varit med om att det mottagande museet bett dem sortera om fynden eller göra nya fyndlistor. Merparten av undersökarna hade aldrig varit med om vare sig det ena eller det andra. I de fall det hänt har det handlat om äldre fyndmaterial. En undersökare svarar att SHMM kräver att gamla fyndlistor skrivs om i Accessformat. Generellt sett tycks dock frågan om omsortering eller nya fyndlistor inte vara något större problem, vilket beror på att de undersökare som är knutet till ett mottagande museum dit fynden oftast fördelas vet hur det ska vara. Den tredje frågan handlade om hur lång tid undersökarna uppskattade att det tog från det att de skickat in rapporten till RAÄ för registrering till dess att de fick en kopia på fyndfördelningsbeslutet. Svaren var mycket varierande och många svarade, utan precisering, flera år. En undersökare som inte är knuten till något mottagande museum svarade ”Det tar för lång tid, vilket leder till utrymmesbrist”. För de undersökare som inte tillhör ett museum är en alltför lång tid till dess att de kan lämna ifrån sig fynden naturligtvis ett problem. Det är även ett problem att fynden under tiden ligger i lokaler och miljöer som inte är anpassade för fyndförvaring. Den fjärde frågan handlade om hur lång tid undersökarna uppskattade att det tog från det att de fått kopian på fyndfördelningsbeslutet till dess att de lämnat in fynden till det mottagande museet. Här varierade också svaren mycket, men generellt sett tycks denna fråga vara en ”icke fråga” för de undersökare som är knutet till ett mottagande museum. De lämnar oftast fynden till det egna museet direkt efter undersökningens avslutande och innan fyndfördelningsbeslutet kommit. För de undersökare som inte är knutna till ett mottagande museum var det annorlunda och de lämnar oftast inte fynden till det mottagande museet direkt när fyndfördelningsbeslutet kommer utan sparar, av ekonomiska skäl, ihop flera undersökningar innan de levererar fynden. Detta är ett problem då det ju ytterligare spär på den tid som fynden förvaras i icke fyndanpassade lokaler. 78 Den sista frågan i blocket handlade om undersökarna någon gång blivit kontaktade av ett mottagande museum som efterfrågar fyndfördelat material. Den absoluta majoriteten svarade att de aldrig blivit kontaktade. För de få som svarade att de blivit det hade det bara rört sig om någon enstaka gång. Övriga kommentarer och synpunkter Fyra kommentarer handlar om att det vore bra om undersökarna visste till vilket museum fynden skulle fördelas redan innan de påbörjade undersökningen, just för att olika muser har olika krav på hur sorteringen av fynden ska göras och hur fyndlistor, etiketter m.m. ska utformas. Övriga kommentarer hade ingen direkt anknytning till själva enkäten utan berörde mer det uppdragsarkeologiska systemet, vad som ska betraktas som fynd och metalldetektering i anbudsförfaranden. Enkätfrågor till undersökare Rutiner Fråga 1 Har ni upprättat rutiner för fyndhantering, exempelvis förvaring, sortering, etikettering m.m.? Om ja - bilägg gärna dessa dokument. Om nej - varför inte? Fråga 2 Har ni upprättat rutiner för gallring/kassering av fynd? Om ja - bilägg gärna dessa dokument. Fråga 3 Hur hanterar ni fynden i fält, exempelvis avseende förvaring och säkerhet? Fråga 4 Hur hanterar ni fynden inne på kontoret, exempelvis avseende förvaring och säkerhet? Fråga 5 Hur hanterar ni utgallrade/kasserade fynd, under pågående fältarbete respektive under rapportfasen? 79 Registrering Fråga 6 Vilken programvara använder ni för fyndregistrering? Fråga 7 Vilka olika fält finns alltid med i era fyndlistor? Fråga 8 Har ni tagit fram någon gemensam nomenklatur för fyndregistrering, exempelvis för sakord, typ, material m.m.? Genomförandet av en arkeologisk undersökning Fråga 9 Förekommer det att ni kontaktar länsstyrelsen under pågående undersökning för att diskutera förändring av undersökningsplanens fyndstrategi? Om ja - hur ofta, vad är orsaken och vilka åtgärder leder det till? Fråga 10 Förekommer det att ni kontaktar länsstyrelsen för att under pågående undersökning diskutera urval av fynd som ska konserveras? Om ja – hur ofta? Fråga 11 Förekommer det att ni kontaktar FMIS under pågående undersökning? Om ja – av vilken anledning? Fråga 12 I vilka skeden av undersökningen har ni kontakt med konservator, om så behövs? Fråga 13 Förekommer det att ni har en konservator med i fält? Om ja – hur ofta och i samband med vilken typ av fornlämning? Inlämning av fynd till museum Fråga 14 Har ni utsett någon särskild person som ansvarar för att fynden lämnas in till det i fyndfördelningsbeslutet angivna museet? Om nej – vem ansvarar för inlämningen av fynden? 80 Fråga 15 Förekommer det att fyndmottagande museum kräver en omsortering av fynden eller att fyndlistorna ska göras om? Om ja – hur ofta och hur hanterar ni det? Fråga 16 Hur lång tid uppskattar ni att det tar från det att ni skickat rapport till FMIS/RAÄ till att ni får kopia på fyndfördelningsbeslut? Fråga 17 Hur lång tid uppskattar ni att det tar från det att ni fått kopia på fyndfördelningsbeslutet till dess att ni lämnat in fynden till fyndmottagande museum? Fråga 18 Förekommer det att fyndmottagande museum kontaktar er och efterfrågar fyndfördelat material? Om ja – hur ofta? Övriga kommentarer och synpunkter: 81 Bilaga 3. Enkät till fyndmottagande museer För att få ett underlag till den initiala kartläggningen av behov och problem med den nuvarande hanteringen av arkeologiska fynd skickades en enkät med 17 frågor till 29 museer som mottar fynd genom RAÄ:s beslut om fyndfördelning/fyndöverföring enligt KML. Enkäten skickades till samtliga länsmuseer, två statliga museer, tre stadsmuseer, ett kommunalt museum, ett landstingsägt museum, ett museum som drivs av en ideell förening och till tre museer som drivs av stiftelser av olika slag. Svar inkom från 28 av dessa. Av de 28 museerna bedriver 25 egen undersökningsverksamhet. 13 frågor var utformade som ja/nej-frågor medan fyra frågor krävde ett längre svar. För ja/nej-frågorna kunde museerna även lämna kommentarer om de så önskade. Enkäten avslutades också med möjligheten att komma med övriga synpunkter som kunde vara av vikt för utredningen. Sammanställning av enkätsvaren Rutiner och policys Den första delen av enkäten utgjordes av tre frågor som berör förekomsten av riktlinjer av olika slag. De gällde riktlinjer för insamling och gallring av arkeologiska samlingar och anvisningar till undersökningsföretag om hur fynd och fynddokumentation ska lämnas in. Alla museer som ingår i undersökningen får arkeologiska fynd fördelade till sig av RAÄ. Ungefär hälften av de tillfrågade museerna (15 stycken) har tagit fram en insamlingspolicy som vägleder dem vid anhållan om fyndfördelning. Bland de 13 museerna som inte har en insamlingspolicy anger tre att arbetet med formulering av en sådan policy pågår. Flera av dessa 13 museerna har en praxis vid anhållan om fyndfördelning som inte är nedskriven. Både nedskrivna insamlingspolicys och icke ned-skrivna praxis har oftast en geografisk begränsning till en viss fornlämning (t.ex. medeltida stadslager), ett visst län (t.ex. allt från Västernorrlands län), en viss kommun (t.ex. allt från Göteborgs kommun) eller i Ájttes fall till en viss etnisk grupp, dvs. samer i den svenska delen av Sápmi. Vissa museer vill ha allt arkeologiskt material från det geografiskt begränsade området, medan vissa bara vill ha fynd från undersökningar som de själva har utfört. Det förekommer sällan att ett museum har formulerat kriterier för ett urval av arkeologiska fynd utöver de geografiska. Östergötlands länsmuseum har till exempel angivit att de är intresserade av fynd från länets medeltida städer. Några få museer har angivit att de gärna 82 vill samla på fynd som är underrepresenterade i samlingarna, dvs. kommer från geografiska områden eller kronologiska tidsperioder som saknas. Några få museer vill ha fynd som belyser aktuella vetenskapliga frågeställningar. Vissa museer har en stående anhållan om fyndfördelning för det egna upptagningsområde och ibland betraktas det som en sorts insamlingspolicy. Endast sex museer anger att de har regler för gallring. 22 museer har inte sådana regler, men av dessa anger sex att de arbetar med frågan. Det är tydligt att frågor om gallring känns aktuella för flera museer. När det gäller anvisningar för hur fynd och fynddokumentation ska lämnas in, har 15 museer tagit fram sådana anvisningar medan 13 inte har gjort det. Flertalet av museer som inte har anvisningar tar endast emot material från de egna undersökningarna. Sex museer anger att de håller på att utveckla inlämningsanvisningar. Fyndfördelning/fyndöverföring och mottagande av fynd Den andra delen av enkäten utgjordes av nio frågor som berör fyndfördelning/fyndöverföring och mottagande av fynd. Tiden mellan att undersökningen avslutats och fram till inlämnandet av fynden kan vara lång och likaså kan förberedelserna för inlämnandet och själva mottagandet vara både tid- och resurskrävande. På frågan om museerna utsett någon särskild person som ansvarar för mottagandet av de arkeologiska fyndmaterialen så svarar 19 museer att de utsett en ansvarig person och nio museer att de inte gjort det. De museer som uppger att de har en ansvarig person har inte alltid kunnat ange hur mycket tid den personen lägger på fyndmottagning eftersom det sker så sporadiskt eller rör sig om så liten tid. För dem som angett tidsomfattningen rör det sig som minst om några timmar/månad och som mest om 20-25 timmar/vecka. De museer som inte har någon ansvarig person tar i regel emot små mängder och det sker ganska sällan. Då samordnas det internt med befintlig personal, t.ex. med någon av de ordinarie antikvarierna. På ett av museerna sköts arbetet i mån av tid av arkeologerna inom undersökningsverksamheten. Den tid som förflyter mellan det att museet fått en kopia av fyndfördelnings/fyndöverföringsbeslut till dess att fynden levererades varierar kraftigt. Det kan ta allt emellan en månad och upp till flera år eller till och med decennier. Generellt sett så går det dock snabbare att få in fyndmaterial från museernas egna undersökare än från andra aktörer. Hälften av museerna väntar inte alltid på beslutet utan tar emot fyndmaterial från den egna undersökningsverksamheten i förväg eftersom det är ett effektivt sätt att utnyttja 83 museets resurser och eftersom museerna utgår från att fyndmaterialen ändå kommer att tillföras dem i slutänden. Ett annat skäl kan vara att fynden kommer från forskningsundersökningar där förvaringsmöjligheterna varit begränsade eller det kan också vara så att museet behövt fynden till en utställning och därför efterfrågat fynden innan fyndfördelning/fyndöverföring skett. 14 museer uppger att det förekommer att de efterfrågar fyndmaterial från undersökarna som tillförts dem, men att det är sällan eftersom fynden ofta redan lämnats in eller lämnas in i direkt anslutning till att fyndfördelning/fyndöverföring skett. Om museerna efterfrågar ett fyndmaterial så är den vanligaste anledningen att man önskar använda fynden i en utställning. Möjligheten att flera museer vill ha samma fyndmaterial, en s.k. dubbelanhållan, togs också upp i en av frågorna. Tio av museerna har råkat ut för detta, men det har bara hänt någon enstaka gång och sågs inte som något stort problem. Museerna har oftast förståelse för varför det andra museet också önskar få fynden och det har löst sig med enkel dialog och en överenskommelse, t.ex. i form av lån. Ett museum anser att RAÄ i förekommande fall agerat ganska passivt och ett annat anser att om det är SHMM som önskar fynden, så har övriga museer små möjligheter att få dem. Fyndmottagandet och efterarbetet kan vara mycket tids- och resurskrävande. På frågan om de mottagande museerna ofta får göra om uppordningen av fynden, exempelvis sortera om dem och etikettera om fyndaskarna, så svarar 17 museer att så är fallet, men att det oftast rör sig om fyndmaterial från undersökningar utförda av andra undersökare och inte av de egna. Äldre fyndmaterial kräver också generellt en större arbetsinsats vad gäller uppordning än nyare dito. För de museer som enbart tar emot fynd från egna undersökningar är detta följaktligen inget stort problem. Digitala fyndlistor kan vara något som medföljer fynden och informationen från dessa ska infogas i museernas föremålsdatabaser. Att föra över informationen från de digitala fyndlistorna kan ibland vara problematisk, vilket har visat sig i enkätsvaren. Åtta museer uppger att de med lätthet kan återanvända de digitala fyndlistorna, tio svarar att de ofta har problem med fyndlistorna och sju uppger att de inte tagit emot några digitala fyndlistor alls. Av dem som tagit emot digitala fyndlistor och haft problem är det ofta mer arbete med de andra undersökarnas listor än med de egna och om det rör sig om mindre fyndmaterial så väljer man då istället att lägga in informationen manuellt för att spara tid. Det är relativt vanligt att undersökarna vill lämna in okonserverade fynd. 14 museer uppger att så är fallet. Vissa museer tar emot de okonserverade fynden, andra gör det inte. Flera menar att de blivit mer restriktiva med åren. Ingen har uppgett vad som händer med de 84 okonserverade fyndmaterial som inte tas emot. De som tar emot okonserverat material förvarar dem okonserverade i magasinen eller konserverar dem själva efter hand. Ett annat problem är också att eftersom det tar så lång tid innan fyndfördelning/fyndöverföring sker att det kan finnas fyndmaterial som behöver omkonserveras redan vid inlämningen. En fråga (fråga 12) har utgått. Den rörde huruvida museerna har konservatorer med i fält, men eftersom det kan vara svårt att skilja mellan rollen som museum respektive undersökare, så utgår den frågan och vi hänvisar till fråga 13 i enkäten till undersökarna istället. Registrering och tillgänglighet Den tredje delen av enkäten bestod av tre frågor som berör registrering av fynd samt den digitala tillgängligheten till de arkeologiska samlingarna både internt och externt. I fråga 13 efterfrågas de databasprogram som de mottagande museerna använder. Det visade sig att museerna använder sig av många olika program. Tio museer har Sofie, fyra har Carlotta och tre har Primus. Ett museum har Collective Access, ett annat har Museum Plus och ett tredje har Intrasis. Övriga museer har andra databasprogram som inte är samlingsspecifika, till exempel Excel, Access, Filemaker pro och Word. Fem av museerna uppger att de kommer att övergå till Primus inom en snar framtid. När ett fyndmaterial har mottagits av ett museum tar det ofta lång tid innan materialet är infört i samlingen och tillgängligt på föremålsnivå. Det kan ta upp till flera år, men i vissa fall kan det också gå snabbt - på några timmar, någon dag, någon vecka eller månad. Bland de faktorer som påverkar den tid det tar att föra in och tillgängliggöra fynden nämns ofta personalresurser, IT-tekniska omständigheter och ekonomin. Flera museer påpekar att det går snabbare om fyndmaterialet kommer från egna undersökningar eller om inlämningen sker enligt museets anvisningar. Det är ovanligt att museernas arkeologiska samlingar är tillgängliga på webben. Endast nio museer uppger att de lagt ut arkeologiska samlingar på internet överhuvudtaget. Av dessa nio har två museer en stor andel av sina samlingar tillgängliga på webben, men de andra bara har en bråkdel digitalt sökbara. Flera museer (tio stycken) arbetar med frågor om digital tillgänglighet. Framtid Den fjärde och sista delen av enkäten bestod av två frågor som behandlar museernas möjlighet att ta emot fynd i framtiden och huruvida de har för avsikt att förändra sin fyndanhållan. 85 De mottagande museer som har deltagit i enkäten kan välja huruvida de vill få arkeologiska fynd fördelade eller överförda till sig. De flesta har goda möjligheter att nu och i den närmaste framtiden ta emot fynd då de bedömer att förvaringsutrymmen och övriga resurser räcker till. Fem museer har dock problem med detta redan på kort sikt och på lång sikt har många museer svårt att bedöma om de kan ta emot fynd eller inte eftersom det är oklart hur stora resurser som kan läggas på detta i framtiden. Museerna kan förändra sin anhållan om fyndfördelning eller fyndöverföring när de vill. 24 av de tillfrågade museerna har inte för avsikt att göra det medan två kanske kommer att göra det. En anledning till detta skulle kunna vara att fynden blir ohanterligt många. Ett museum har nyligen ändrat sin anhållan om stående fyndfördelning och anhåller nu om fyndfördelning i varje enskilt ärende istället Enkätfrågor till fyndmottagande museer Rutiner och policyer Fråga 1 Har ni tagit fram en insamlingsstrategi/-policy för era arkeologiska samlingar? Om ja - bilägg gärna dessa dokument. Fråga 2 Har ni tagit fram riktlinjer för gallring av arkeologiskt fyndmaterial? Om ja - bilägg gärna dessa dokument. Fråga 3 Har ni anvisningar för hur arkeologiskt fyndmaterial ska lämnas in till museet, exempelvis avseende uppsortering, fyndlisornas utformning och programvara m.m.? Om ja - bilägg gärna dessa dokument. Fyndfördelning och mottagande av fynd Fråga 4 Har ni utsett någon särskild person som ansvarar för mottagandet av de arkeologiska fyndmaterialen? Om ja – hur många timmar åtgår per vecka för hanteringen av dessa fynd? Om nej – hur hanterar ni mottagandet av arkeologiska fyndmaterial? 86 Fråga 5 Hur lång tid uppskattar ni att det tar från det att ni fått kopia på fyndfördelningsbeslutet till dess att ni får fynden levererade? Fråga 6 Förekommer det att ni efterfrågar fyndmaterial som ni fått tilldelat till er eller avvaktar ni till dessa att materialen lämnas in av arkeologerna? Fråga 7 Förekommer det att andra museer vill ha fyndmaterial som även ni själva vill ha, en s.k. dubbelanhållan? Om ja – hur anser ni att den situationen hanteras av RAÄ? Fråga 8 Förekommer det att ni får göra om uppordningen av fynden, exempelvis sortera om och ge nya etiketter? Om ja - hur ofta händer detta? Fråga 9 Kan ni med lätthet återanvända de digitala fyndlistorna som kan följa med fynden och infoga informationen i er föremålsdatabas? Fråga 10 Förekommer det att arkeologerna vill lämna in icke konserverade fynd? Om ja – hur hanterar ni situationen? Fråga 11 Förekommer det att ni tar/tagit emot icke fyndfördelat fyndmaterial? Om ja – av vilken anledning? Fråga 12 Förekommer det att ni har en konservator med i fält? Om ja – hur ofta och i samband med vilken typ av fornlämning? Registrering och tillgänglighet Fråga 13 Vilken programvara använder ni för registrering av arkeologiska fynd? 87 Fråga 14 Hur lång tid uppskattar ni att det tar från att ni mottagit ett fyndmaterial till dess att det är accederat och tillgängligt på föremålsnivå? 2 Fråga 15 Är er arkeologiska samling tillgänglig på webben? Om ja – hur stor del av samlingen (antal föremål) finns tillgängligt? Framtid Fråga 16 Vilka möjligheter har ni att ta emot nya fyndmaterial, nu, i den närmaste framtiden och långsiktigt? Fråga 17 Har ni för avsikt att förändra er fyndanhållan? Om ja – på vilket sätt och varför? Övriga kommentarer och synpunkter: 2 Med ”accession” avses processen med att föra in föremål i ett museums samling 88 Bilaga 4 Mall till förhandsbesked Förhandsbesked om fyndfördelning enligt 2 kap. 17 § Kulturmiljölagen (1988:950) samt medgivande om deponering av fornfynd Bakgrund och syfte Den som vill rubba, ändra eller ta bort en fast fornlämning ska ansöka om tillstånd hos länsstyrelsen enligt 2 kap. 12 § Kulturmiljölagen (1988:950) (KML). Tillståndsprövningen kan komma att föregås av en arkeologisk process. Den arkeologiska processen inom ramen för KML genomförs genom en utredning, en arkeologisk förundersökning och/eller en undersökning (benämns här gemensamt arkeologisk undersökning) enligt 2 kap. 11 och 13 §§ KML. Sådana undersökningar genererar en mängd fornfynd. Fornfynd som saknar ägare och påträffas i eller vid fast fornlämning och har samband med denna tillfaller staten enligt 2 kap. 3 § första stycket 1 och 4 § första stycket KML. Riksantikvarieämbetet får genom fyndfördelning överlåta statens rätt till fornfynd på museum som åtar sig att vårda det i framtiden på ett tillfredsställande sätt enligt 2 kap. 17 § KML. För att tydliggöra vilka museum som kan komma i fråga för fyndfördelning lämnar Riksantikvarieämbetet förhandsbesked i enlighet med museets fyndanhållan, och medgivande gällande förvaring av fornfynd från arkeologisk undersökning hos dessa museer. Överenskommelserna kan vara geografiskt avgränsade. Vissa typer av fornfynd kan vara undantagna för ett visst museum p.g.a. exempelvis begränsade förvaringsmöjligheter. Syftet med förhandsbeskedet är att skapa en bättre hantering av fyndmaterialet i den arkeologiska processen. Detta ger förutsättningar för en tidig samverkan mellan staten, undersökaren och mottagarmuseet, något som länge eftersträvats. 89 Förhandsbesked och medgivande Riksantikvarieämbetet lämnar härmed ett icke bindande förhandsbesked i enlighet med (Museum X) fyndanhållan, se bilaga. Förhandsbeskedet innebär att Riksantikvarieämbetet avser att besluta om fyndfördelning enligt 2 kap. 17 § KML i enlighet med (Museum X) fyndanhållan med undantag för - fornfynd som det kan finnas skäl för staten att behålla äganderätten till och - fornfynd som museet inte har möjlighet att förvara och vårda på ett tillfredställande sätt Riksantikvarieämbetet medger även att den som är ansvarig för en arkeologisk undersökning får, för Riksantikvarieämbetets räkning, deponera fornfynd från sådana undersökningar hos Museet, i avvaktan på beslut om fyndfördelning enligt 2 kap. 17 § KML. I samband med ett sådant beslut överlåts statens rätt till fornfynden på Museet. Deponerade fynd får inte gallras eller användas för förstörande provtagning. Skulle museet ha önskemål om att använda de deponerade fynden i utställningssammanhang ska RAÄ meddelas. Ersättning för förvaringen utgår inte. Förhandsbesked och medgivande av deponering gäller till dess Riksantikvarieämbetet fattat beslut om fyndfördelning alternativt beslutat att staten behåller fynden eller återtar medgivandet. Beslut har fattats av enhetschefen (X) efter fördragning av (X). Med i den slutliga handläggningen har även (X) varit. Namnförtydligande Bilaga: Fyndanhållan från museum X Kopia till: Länsstyrelsen i X län SHMM